Money S3 naštartovalo e-shop podniku Dobroty s príbehom: z 200-tisíc na 800-tisíc eur počas 2 rokov

Na počiatku všetkého bola nezisková organizácia Portus Praha z. ú. Už viac ako 20 rokov sa venuje práci s mentálne postihnutými klientmi a začleňuje ich do bežného života.

Počas svojho pôsobenia vybudovala organizácia dve zariadenia podporovaného bývania s celoročnou prevádzkou a v roku 2014 dokončila výstavbu potravinárskej dielne Dobroty s príbehom v obci Slapy nad Vltavou.

O dobročinné pochúťky bol veľký záujem, a preto sa dielňa onedlho presťahovala do väčších priestorov v Davli pri Prahe. Tam od februára 2014 prešli samostatnejší klienti neziskovky a stali sa zamestnancami sociálno-integračného podniku, v ktorom vyrábajú nakladané delikatesy. Súčasťou objektu je aj farmárska predajňa s bistrom, kde zákazníci môžu ochutnať nakladané syry a utopencov.

Sídlo spoločnosti Dobroty s príbehom v Davli má moderný dizajn. Foto: Pavel Svoboda

Teraz sociálny podnik zamestnáva 22 zamestnancov. Z toho viac ako polovicu tvoria ľudia so špeciálnymi potrebami.

„Vďaka našej špecializácii poznáme limity, ktoré so sebou prináša mentálne postihnutie. V sociálnom podniku už nepracujeme s klientmi, ale so zamestnancami a kolegami. Dbáme na to, aby všetci boli informovaní o právach, ktoré vyplývajú zo zákonníka práce, a pripravujeme ich tým aj na prípadný prechod na otvorený trh práce, kde by už mali menšiu podporu. Ak je to možné, zapájame tím výroby aj do ďalšej práce v organizácii a umožňujeme im profesijný rast,“ opisuje riaditeľka Gabriela Štěpánková z neziskovej organizácie Portus Praha.

Zakladajúca organizácia Portus Praha v roku 2014 hľadala účtovný systém, ktorý bude reagovať na potreby rýchlo sa rozvíjajúcej organizácie – predovšetkým novovznikajúceho sociálneho podniku Dobroty s príbehom. Od účtovného systému očakávali, že budú mať prístup k dôležitým finančným dátam na jednom mieste.

Kľúčové pre nich boli predovšetkým:

• variabilita účtovného systému a prepojenie s pokladicou aj platobnými terminálmi,
• možnosť ovládania systému zo všetkých stredísk,
• prehľadné vedenie skladového hospodárstva,
• technická podpora a školenie zamestnancov.

Od prvotnej implementácie Money S3 si sociálny podnik prešiel už niekoľkými fázami optimalizácie, a to hlavne kvôli neustále sa vyvíjajúcim potrebám a rozširovaniu aktivít.

„V roku 2014 sme pracovali len s fakturačnou aplikáciou iDoklad. Faktúry sme vystavovali akčne na mieste predaja a potom sme ich importovali do Money. Pokladničné doklady aj platby z terminálov po skončení smeny alebo farmárskych trhov bolo nutné ručne zaevidovať do účtovníctva. Museli sme si odovzdávať doklady a vždy kvôli tomu ísť do Prahy, pretože v Davli sme nemali prístup do účtovníctva,“ opisuje Gabriela Štěpánková štart podnikania v dielni.

V roku 2019 prešli z iDokladu na serverovú verziu Money S3. Nový softvér prepojili s pokladničným systémom Money S3 Kasa a systémom na spracovanie miezd Vema. Prepojením modulov eliminovali dvojitú prácu pri prenášaní dát do účtovného systému.

Lenže potom udrel covid. „Zo dňa na deň sme zistili, že sa všetko zatvára. Odpadli nám všetci odberatelia z gastra, ktorí tvorili 90 % tržieb. To bola pre nás veľká rana. V nedeľu večer som vtedy volala do Davle, nech zastavia objednávky surovín na pondelok a budeme riešiť, čo ďalej,“ spomína Gabriela Štěpánková.

Rozhodli sa, že vybudujú e-shop, aby pokryli výpadok príjmov. Využili na to platformu Shoptet a hneď ju spoločne s konzultantom prepojili s Money S3 pomocou e-shop konektora.

Money S3 zamestnancom podniku Dobroty s príbehom šetrí čas prepisovaním dokladov.

„Teraz sa nám všetky objednávky z e-shopu prenášajú do účtovníctva automaticky. Ušetríme tým niekoľko hodín práce týždenne a hromady papiera. Expedícia balíčkov je takisto omnoho jednoduchšia – veľkú zásluhu na tom majú elektronické čítačky. Pri kompletizácii balíčkov sa Shoptet prepojí s Money a výrobky automaticky vyskladní,“ hodnotí riaditeľka.

V čase covidu pracovali naplno aj napriek zavretým kaviarňam. „Nové procesy sme zavádzali v najväčšom zhone. To nám umožnilo expedovať mnohonásobne vyššie množstvo objednávok než kedykoľvek predtým. Ale o tom, že sa tržby počas dvoch rokov zoštvornásobia, sa nám ani nesnívalo,“ spomína riaditeľka.

Pred covidom tvoril priemerný mesačný obrat necelých 20-tisíc eur. V roku 2021 toto číslo vzrástlo na 60-tisíc eur. Mesačné tržby sa na jeseň podľa aktuálnych prepočtov vyšplhajú dokonca až na 100-tisíc až 115-tisíc eur.

„Tento rok prvýkrát presiahneme hranicu tržieb 800-tisíc eur. Bez účtovného systému Money a interim manažéra, ktorý zefektívnil vnútorné procesy a obchodné kanály, by sme to nikdy nedokázali. Predtým sme totiž objednávky spracovávali v excelovských tabuľkách a všetko kontrolovali ručne. Pri tak veľkom objeme je to však nemysliteľné,“ dopĺňa.

„Výborné je, že teraz všetci pracujeme v jednom systéme a účtovné dáta nemusíme niekoľkokrát prenášať – to nám veľmi uľahčuje komunikáciu a šetrí čas,“ hodnotí riaditeľka. „Vďaka prepojeniu Kasy a e-shopu teraz všetko prebieha automaticky a v reálnom čase.“

S Money vo firme vybavia približne 1400 objednávok mesačne a dosahujú menšiu chybovosť.

„Práve teraz sa rozbieha vianočná sezóna a my sme na ňu dobre pripravení,“ hovorí riaditeľka. Plánov na ďalší rozvoj však majú mnoho. Začínajú napríklad vymýšľať nové druhy nakladaných syrov, vajec a zeleniny.

Sortiment prevažne tvoria nakladané syry, utopenci a vybrané druhy kvasenej zeleniny.

Dobroty s príbehom prácu v účtovnom systéme neustále ladia a optimalizujú, aby bola čo najviac efektívna.

„Na začiatku nového účtovného obdobia plánujeme urobiť pár zmien v organizácii skladového hospodárstva. Všetky požiadavky sme si už napísali a teraz s konzultantom účtovného systému Money dolaďujeme posledné detaily, aby sme od nového roka fungovali ešte rýchlejšie a jednoduchšie,“ opisuje najbližšie kroky Gabriela Štěpánková.

„Zároveň už netrpezlivo očakávame možnosť prevádzkovať Money v cloude, ktorá nám umožní pracovať v systéme o niečo pohodlnejšie než cez vzdialenú plochu,“ uzatvára riaditeľka.

Nakladané dobroty teraz prostredníctvom kuriérskej služby dopravujú výrobky po celej Českej republike a najnovšie aj na Slovensko. V ďalších rokoch je však možné, že sa počet krajín rozšíri.