Účtovný denník a hlavná kniha sú dva najdôležitejšie dokumenty, v ktorých firmy vedú účtovníctvo. V článku sa dozviete, na čo  slúžia, ako ich správne viesť aj ako s nimi pracovať v účtovnom programe Money S3.

Čo je účtovný denník

Účtovný denník je jednou z účtovných kníh v sústave podvojného účtovníctva. Jeho vedenie nariaďuje zákon o účtovníctve.

Účtovné jednotky, ktoré účtujú v sústave podvojného účtovníctva, vedú v denníku zoznam všetkých svojich účtovných zápisov. V zásade sa účtovný zápis uskutočňuje na základe účtovného dokladu.

V účtovnom denníku sa zápisy usporadúvajú chronologicky – teda podľa dátumu, kedy vznikol účtovný zápis. Vďaka tomu je účtovný denník veľmi užitočný napríklad pri vyhľadávaní chyby a predovšetkým pri vyplňovaní hlavnej knihy.

Čo musí účtovný denník obsahovať

V denníku musí byť o každom doklade uvedené tieto základné údaje:

• číslo účtovného dokladu,
• krátky slovný popis,
• dátum vystavenia dokladu,
• čísla účtov strán Má dať a Dal
• a čiastka.

Čo je hlavná kniha

Hlavná kniha je rovnako ako účtovný denník dokument slúžiaci na vedenie účtovníctva. Úlohou hlavnej knihy je evidovať účtovné zápisy podľa jednotlivých účtov z účtovej osnovy, do ktorých spadajú.

Čo musí hlavná kniha obsahovať

Pri každom účte v hlavnej knihe musíte uviesť:

• zostatok ku dňu, kedy bola hlavná kniha otvorená,
• zostatok ku dňu, kedy bola zostavená účtová závierka,
• a súhrnný obrat strany Má dať a Dal aspoň za kalendárny mesiac.

Aký je rozdiel medzi účtovným denníkom a hlavnou knihou

V účtovnom denníku evidujete chronologicky všetky svoje účtovné zápisy. V hlavnej knihe oproti tomu účtovné zápisy evidujete z vecného hľadiska, teda podľa účtov, pod ktoré spadajú. V praxi tak účtovná denník aj hlavná kniha obsahujú rovnaké informácie, iba z hlavnej knihy ich dohľadáte podľa účtov a z denníka podľa dátumu.

Účtovný denník a hlavná kniha v účtovnom programe

Prácu s účtovným denníkom a hlavnou knihou v účtovnom programe si ukážeme na systéme podvojného účtovníctva Money S3.

Účtovný denník slúži v programe pre priamu prácu s účtovnými zápismi. Program vykonáva zápisy automaticky pri spracovaní prvotných dokladov v jednotlivých knihách (napríklad Pokladňa, Banka nebo Záväzky). Účtovný denník teda v Money S3 slúži primárne k prehliadaniu, filtrovaniu a tlači záznamov, ale tiež k opravám a rozúčtovaniu dokladov.

V zozname zápisov sú farebne vizualizované počiatočné stavy a záznamy vytvorené závierkou.

Hlavná kniha v Money S3 samostatne nie je. V účtovnom denníku totiž môžete všetky účtovné zápisy  vyfiltrovať alebo zoradiť tiež podľa účtov z účtovej osnovy, čo funkciu hlavnej knihy úplne nahrádza. Pre legislatívne účely ale program obsahuje tlačovú zostavu Hlavná kniha, vďaka ktorej vám hlavnú knihu vygeneruje. Môžete si ju uložiť či predložiť kontrole z finančného úradu.