Účtovná závierka v roku 2023: Vyhnite sa chybám pri jej zostavovaní, schvaľovaní, overovaní a ukladaní do registra

Účtovné dokumenty ukladané do registra účtovných závierok

V tomto článku sa budeme venovať tým najbežnejším účtovným dokumentom, ktoré sú v zásade výsledkom vedenia účtovníctva za celé účtovné obdobie. Za tieto účtovné dokumenty je možné považovať riadnu individuálnu účtovnú závierku a prípadne aj oznámenie o dátume schválenia účtovnej závierky, individuálnu výročnú správu a správu audítora. Povinnosti týkajúce sa vedenia účtovníctva za celé účtovné obdobie sú následne zavŕšené uložením aj spomínaných účtovných dokumentov do registra účtovných závierok.

Do registra účtovných závierok sa ukladajú:

• riadne individuálne účtovné závierky,
• mimoriadne individuálne účtovné závierky,
• riadne konsolidované účtovné závierky,
• mimoriadne konsolidované účtovné závierky,
• súhrnné účtovné závierky verejnej správy,
• výkazy vybraných údajov z individuálnych účtovných závierok zostavovaných podľa medzinárodných účtovných štandardov a z konsolidovaných účtovných závierok,
• správy audítorov,
• individuálne výročné správy,
• konsolidované výročné správy,
• ročné finančné správy emitentov cenných papierov (osôb, ktorých cenné papiere sú prijaté na obchodovanie na regulovanom trhu),
• oznámenie o dátume schválenia účtovnej závierky.

So zostavovaním, schvaľovaním, overovaním a ukladaním najbežnejších účtovných dokumentov do registra účtovných závierok sú spojené zákonné lehoty. Chronologicky je potrebné najskôr zostaviť účtovnú závierku. Spolu s výročnou správou ju overuje audítor, ak účtovnej jednotke táto povinnosť vyplýva. Nakoniec je potrebné účtovnú závierku schváliť. Všetky dokumenty, ktoré sú výsledkom týchto činností, sa následne uložia do registra účtovných závierok. Pre krátkosť článok o týchto povinnostiach zúžime len na podnikateľské subjekty.

Do kedy je potrebné zostaviť účtovnú závierku

Podľa § 17 ods. 5 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o účtovníctve“) je účtovná jednotka povinná zostaviť účtovnú závierku najneskôr do šiestich mesiacov od dátumu, ku ktorému sa účtovná závierka zostavuje, ak osobitný predpis neustanovuje inak. A práve osobitný predpis ustanovuje túto lehotu inak. Ním je napríklad zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o dani z príjmov“), ktorý vo svojom § 49 ods. 11 hovorí, že na účely podania daňového priznania je daňovník povinný zostaviť účtovnú závierku ku koncu zdaňovacieho obdobia podľa tohto zákona a v termíne na podanie daňového priznania ju uložiť do registra účtovných závierok.

Z vyššie uvedeného teda vyplýva, že pre zostavenie účtovnej závierky podnikateľov je smerodajná lehota na podanie daňového priznania – do jej uplynutia je potrebné účtovnú závierku zostaviť. Táto lehota je tri kalendárne mesiace po skončení zdaňovacieho obdobia a môže byť predĺžená o ďalšie tri kalendárne mesiace (v niektorých prípadoch až o šesť kalendárnych mesiacov). Ak má napríklad účtovná jednotka zdaňovacie obdobie kalendárny rok 2022, tak musí účtovnú závierku zostaviť do 31. marca 2023, ale ak si lehotu na podanie daňového priznania predĺži o tri mesiace, tak sa jej predlžuje aj lehota na zostavenie účtovnej závierky až do 30. júna 2023.

Účtovná závierka sa považuje za zostavenú pripojením podpisového záznamu štatutárneho orgánu účtovnej jednotky alebo člena štatutárneho orgánu účtovnej jednotky alebo podpisového záznamu fyzickej osoby, ktorá je účtovnou jednotkou. Aby sa teda účtovná závierka považovala za zostavenú, musí ju napríklad v s. r. o. podpísať jej konateľ alebo v prípade SZČO ju musí podpísať fyzická osoba – podnikateľ sám. V rámci všeobecných náležitostí je na tento podpis vyčlenená samostatná kolónka na úvodnej strane účtovnej závierky.

Do kedy je potrebné dať overiť účtovnú závierku a výročnú správu

Niektoré účtovné jednotky, ktorým táto povinnosť vyplýva z § 19 ods. 1 zákona o účtovníctve, musia mať navyše účtovnú závierku overenú aj audítorom. Tieto účtovné jednotky (okrem pobočiek zahraničných finančných inštitúcií a pobočiek zahraničného obchodníka s cennými papiermi) však majú zároveň povinnosť vyhotovovať za účtovné obdobie aj výročnú správu. Tá okrem iných informácií obsahuje aj samotnú účtovnú závierku a aj správu audítora k tejto účtovnej závierke. Aj výročná správa ako taká musí byť overená audítorom.

Ak má účtovná jednotka povinnosť mať výročnú správu a účtovnú závierku overenú audítorom, musia byť overené do jedného roka od skončenia účtovného obdobia. Uvedené znamená, že po zostavení účtovnej závierky (čo je najneskôr do uplynutia lehoty na podanie daňového priznania) účtovná jednotka ďalej vypracuje aj výročnú správu a obe následne dá overiť audítorom. Napríklad za účtovné obdobie kalendárny rok 2022 musia byť overené do 31. decembra 2023.

Do kedy je potrebné schváliť účtovnú závierku

Zostavenie účtovnej závierky (a jej prípadné overenie audítorom, ak takáto povinnosť existuje) je len jedným z krokov smerujúcim ku kompletnému spracovaniu účtovníctva za príslušné účtovné obdobie. V prípade právnických osôb je potrebné, aby bola zostavená účtovná závierka ešte schválená. Fyzické osoby účtovnú závierku neschvaľujú.

Lehotu na schválenie účtovnej závierky podnikateľských právnických osôb upravuje § 40 ods. 1 zákona č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník v znení neskorších predpisov. Akciová spoločnosť, jednoduchá spoločnosť na akcie, spoločnosť s ručením obmedzeným, družstvo a štátny podnik sú povinné predložiť riadnu individuálnu účtovnú závierku na schválenie príslušnému orgánu tak, aby ju tento orgán schválil do 12 mesiacov odo dňa, ku ktorému sa zostavuje. Napríklad v spoločnosti s ručením obmedzeným s účtovným obdobím kalendárny rok 2022 musia konatelia predložiť valnému zhromaždeniu zostavenú účtovnú závierku za tento rok na schválenie v takej lehote, aby ju valné zhromaždenie schválilo do 31. decembra 2023.

Lehoty na uloženie dokumentov do registra účtovných závierok

Účtovná jednotka je povinná uložiť riadnu individuálnu účtovnú závierku do registra účtovných závierok najneskôr do šiestich mesiacov od dátumu, ku ktorému sa účtovná závierka zostavuje, ak osobitný predpis neustanovuje inak. Ako sme už v článku naznačili, práve zákon o dani z príjmov je takým predpisom, ktorý to ustanovuje inak. Podľa neho musí byť účtovná závierka uložená do registra účtovných závierok v termíne na podanie daňového priznania. Ak má účtovná jednotka zdaňovacie obdobie kalendárny rok 2022 a lehotu na podanie daňového priznania si nepredĺži, musí svoju účtovnú závierku uložiť do registra účtovných závierok do 31. marca 2023. Ak si ju predĺži, tak sa jej predĺži aj lehota na uloženie účtovnej závierky do registra účtovných závierok.

Môže nastať situácia, že do uplynutia lehoty na podanie daňového priznania účtovná jednotka, ktorá je právnickou osobou, ešte nemá účtovnú závierku schválenú. V tomto prípade uloží do registra účtovných závierok neschválenú účtovnú závierku. Po jej schválení je povinná dodatočne do registra účtovných závierok uložiť tzv. „oznámenie o dátume schválenia účtovnej závierky“. Lehota je najneskôr do 15 pracovných dní od jej schválenia.

Do schválenia účtovnej závierky možno uzavreté účtovné knihy opäť otvoriť, ak sa tým má zabezpečiť pravdivý a verný obraz účtovníctva. V prípade, že účtovná jednotka už do registra účtovných závierok uložila neschválenú účtovnú závierku a následne otvorila účtovné knihy, musí uložiť do registra účtovných závierok novú schválenú účtovnú závierku bez zbytočného odkladu, najneskôr do 15 pracovných dní od jej schválenia.

Napokon sú tu účtovné jednotky, ktoré majú povinnosť mať účtovnú závierku overenú audítorom a majú povinnosť vyhotovovať výročnú správu, ktorá sa tiež overuje audítorom. Do registra účtovných závierok sa ukladá aj správa audítora a aj výročná správa. Správa audítora sa ukladá do registra účtovných závierok spolu s účtovnou závierkou, ktorá je overovaná – teda v termíne na podanie daňového priznania. Ak do uplynutia lehoty na podanie daňového priznania účtovná jednotka nemá účtovnú závierku overenú audítorom, ukladá do registra účtovných závierok neoverenú účtovnú závierku a správu audítora uloží do neho dodatočne, najneskôr do jedného roka od skončenia účtovného obdobia, za ktoré sa účtovná závierka zostavuje.

Lehota na uloženie výročnej správy do registra účtovných závierok je najneskôr do jedného roka od skončenia účtovného obdobia, za ktoré sa táto výročná správa vyhotovuje. Ukladané výročné správy už nemusia (ale môžu) obsahovať účtovnú závierku a správu audítora, ak tieto dokumenty sú už osobitne uložené v registri účtovných závierok. V prípade zmeny výročnej správy, ktorá už bola uložená do registra účtovných závierok, je potrebné doň bez zbytočného odkladu uložiť novú.

Spôsob uloženia dokumentov do registra účtovných závierok

S účinnosťou od 1. januára 2022 sa všetky dokumenty ukladané do registra účtovných závierok vyhotovujú v elektronickej podobe, listinná podoba už nie je možná. Účtovné dokumenty sa ukladajú do registra účtovných závierok prostredníctvom elektronickej podateľne Finančného riaditeľstva Slovenskej republiky dostupnej na stránke www.financnasprava.sk.

Po prihlásení sa na tento portál je potrebné v osobnej internetovej zóne vojsť do katalógu formulárov. Tam treba prejsť na časť „Účtovné dokumenty – Register účtovných závierok (RÚZ)“. V rámci nej je potrebné vyhľadať požadovaný účtovný dokument, vyplniť ho (prípadne aj nahrať k nemu prílohy), autorizovať ho a odoslať ho. Dokumenty, ktoré nemajú predpísanú štruktúrovanú formu (napríklad správa audítora a výročná správa), sa do registra účtovných závierok ukladajú samostatne cez možnosť „všeobecné podanie k ÚZ“.

Pre podnikateľské právnické osoby platí, že uložením účtovných dokumentov do registra účtovných závierok sa považuje povinnosť ich uloženia do zbierky listín obchodného registra za splnenú. Nie je potrebné účtovnú závierku, správu audítora a ani výročnú správu ešte osobitne ukladať do zbierky listín obchodného registra.