Najprv archivujte, potom vyraďujte

Problematikou uchovávania a archivácie účtovných dokladov sa zaoberá zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve  (v §31 až §37). Každá účtovná jednotka je povinná zabezpečiť ochranu účtovnej dokumentácie proti strate, odcudzeniu, zničeniu alebo poškodeniu. Účtovná jednotka je tiež povinná zabezpečiť ochranu použitých technických prostriedkov, nosičov informácií a programového vybavenia pred ich zneužitím, poškodením, zničením, neoprávnenými zásahmi do nich, neoprávneným prístupom k nim, stratou alebo odcudzením.

Na nakladanie s účtovnou dokumentáciou sa vzťahujú všeobecné predpisy o archívnictve. Pri archivovaní musí účtovná jednotka postupovať aj podľa zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach v znení neskorších predpisov.

Samotnému skartovaniu dokumentov vždy predchádza archivačná lehota alebo tiež tzv. skartačná lehota. Touto lehotou sa riadia všetky účtovné jednotky a musia preto archivovať (a v prípade kontroly ukázať úradom) mnoho rôznych dokumentov – od účtovných dokladov až po závierky. Až potom môžu pristúpiť k skartácii. Obvykle má každá firma svoj interný skartačný postup, ktorý stanovuje, akým spôsobom nakladať s rôznymi typmi účtovných dokumentov.

Skartácia sa nevzťahuje len na tlačené dokumenty, ale na všetky písomné, zvukové, obrazové či iné dokumenty, ktoré vzniknú činnosťou vašej organizácie.

Podľa zákona môžete účtovné doklady viesť v tlačenej, elektronickej alebo zmiešanej forme – nie je nutné ich tlačiť za každú cenu.

Lehoty na archiváciu účtovných záznamov

Účtovná jednotka je povinná uchovávať účtovnú dokumentáciu počas stanovenej lehoty. Účtovné doklady a súvisiace dokumenty majú rôznu dobu archivácie. Dĺžku uchovávania ovplyvňuje nielen zákon o účtovníctve, ale aj ďalšie zákony. Doba archivácia je:

• 5 rokov: správa s informáciami o dani z príjmov,
• 10 rokov: účtovná závierka, výkazy vybraných údajov z ÚZ podľa 17a a § 22 ZoÚ a výročná správa, účtovné doklady, účtovné knihy, zoznamy účtovných kníh, zoznamy číselných znakov alebo iných symbolov a skratiek použitých v účtovníctve, odpisový plán, inventúrne súpisy, inventarizačné zápisy, účtový rozvrh, účtovné záznamy, ktoré sú nositeľmi informácie týkajúcej sa spôsobu vedenia účtovníctva, a účtovné záznamy, ktorými sa určuje systém uchovávania účtovnej dokumentácie, účtovná jednotka, na ktorú sa vzťahuje povinnosť overovania účtovnej závierky audítorom podľa § 19 alebo § 22, je povinná uchovávať správu audítora,
• 50 rokov: mzdové listy,
• 70 rokov: zamestnanecký spis.

Kedy začína plynúť lehota archivácie? Lehota archivácie začína plynúť 1. januára nasledujúceho roku od vyhotovenia dokumentu alebo spúšťacej udalosti (napr. podpísanie spisu alebo uzavretie zmluvy).

Skartácia dokumentov krok za krokom

1. Označenie dokumentov

Skladované dokumenty by ste mali mať dobre označené a roztriedené, aby bolo jasné, ako sa s nimi po uplynutí skartačnej lehoty naloží.

Dokumenty sa obvykle označujú týmito písmenami:

A (archív): dokument s týmto znakom je po uplynutí skartačnej lehoty odovzdaný do archívu

V (výber): dokument s týmto označením sa v škartačnom konaní posúdi a navrhne na odovzdanie do archívu alebo na zničenie

S (stúpa – zničenie): dokument bez trvalej hodnoty, po skončení skartačnej lehoty sa zničí

Za skartačný znak sa píše aj číslica udávajúca počet rokov do skartačnej lehoty. Napríklad dokument s označením S10 (typicky napríklad pri faktúrach) znamená skartovať za 10 rokov.

2. Skartačné konanie

Po uplynutí skartačnej lehoty musíte rozhodnúť, ktoré dokumenty vyradíte z evidencie. Toto konanie ste povinní vykonať v kalendárnom roku po uplynutí skartačnej (archivačnej) lehoty.

Za vykonanie skartačného konania je zodpovedný pôvodca dokumentov (alebo jeho právny nástupca) – teda každý, za ktorého činnosti dokument vznikol alebo mu bol doručený.

3. Dokumenty trvalej hodnoty

Niektoré záznamy či dokumenty nemôžete svojvoľne skartovať, ale musíte ich ponúknuť na trvalé uchovanie v rámci verejného záujmu. Táto povinnosť sa týka napríklad notárov, politických hnutí alebo obchodných spoločností. Ich dokumenty, ako sú napríklad výročné správy alebo účtovné závierky, posudzuje oblastný archív, ktorý má právo z nich prípadne urobiť tzv. archiválie.

4. Skartačný návrh

Výsledkom skartačného konania je skartačný návrh – súpis dokumentov, ktoré boli vybrané za archiválie a ktoré je možné zničiť. Dokumenty, ktoré boli vybrané ako archivália, musí pôvodca odovzdať príslušnému archívu.

5. Skartácia dokumentov

Po vypršaní skartačných lehôt môžete dokumenty určené na skartáciu zlikvidovať. Najlepšie je použiť klasickú skartovačku, prípadne si na skartáciu objednajte skartačnú firmu. Tá okrem skartovania papiera zlikviduje aj CD, harddisky alebo napríklad šanóny vrátane kovu. A po skartovaní vám dá protokol o bezpečnej skartácii, ktorý využijete v prípade súdnych sporov.

Elektronická archivácia

Ak ste zvyknutí viesť účtovníctvo elektronicky, nemusíte kvôli archivácii a skartácii dokumenty tlačiť. Pre správnu archiváciu elektronických dokumentov musíte dodržať tri základné pravidlá:

• Vierohodnosť pôvodu – zaručíte ju tak, že dokument opatríte elektronickým podpisom.
• Neporušiteľnosť obsahu – túto podmienku splníte vďaka označeniu dokumentu elektronickou pečiatkou (ktorá má platnosť 5 rokov).
• Čitateľnosť – ukladajte súbory najlepšie pod celosvetovo uznávaným formátom PDF/A.

Odporúčame tiež dáta pravidelne zálohovať na viacerých miestach, aby ste o ne v prípade poškodenia programu či inej neočakávanej udalosti neprišli.

Archiváciu aj skartáciu elektronických dokumentov vám uľahčí účtovný systém, napríklad Money S3. Ten umožňuje vykonávať tzv. dátovú uzávierku. Užívateľ si vyberie, pre ktoré roky ju chce vykonať, a dáta za príslušné obdobie sa premažú na najnutnejšie minimum. Pred dátovou uzávierkou systém všetky dáta za príslušné obdobie zálohuje. A pokiaľ si užívateľ zmaže aj túto zálohu, sú dáta nenávratne odstránené, tzn. skartované.