Návod: aké sú povinnosti účtovnej jednotky a účtovníka – čo za vás postráži účtovný program?

Povinnosti účtovníkov

Povinnosti účtovníčky sa líšia podľa jej role vo firme. Napríklad juniorná účtovníčka či fakturantka má za úlohu vystavovať faktúry, odosielať ich klientom a spracovávať prijaté faktúry, teda zadávať ich do účtovného programu. Povinnosti špecializovaných účtovníkov sú však oveľa širšie.

Povinnosti mzdových účtovníkov

Mzdová účtovníčka väčšinou pracuje vo firmách s väčším počtom zamestnancov. Má na starosti všetku mzdovú agendu.

Medzi typické povinnosti mzdovej účtovníčky patria nasledujúce úkony:

• Stráži si, aby mala včas všetky podklady k mzdám (napr. informácie o dochádzke a odmenách).
• Spracováva mzdy.
• Zaistí, aby každý zamestnanec dostal výplatnú pásku.
• Odosiela mzdy na účet tak, aby ich zamestnanci mali včas (obvykle 15. deň v mesiaci, ale v niektorých firmách je výplatný deň aj skôr).
• Rieši odvody povinných poistení.
• Nových zamestnancov hlási zdravotným poisťovniam a Sociálnej poisťovni.
• Stráži zmeny v legislatíve, ktoré sa týkajú mzdovej oblasti.
• Pokiaľ si niektorí zamestnanci privyrábajú podnikaním, chystá im Potvrdenie o zdaniteľných príjmoch.
• Podpisuje so zamestnancom Vyhlásenie na uplatnenie nezdaniteľnej časti základu dane.
• Zisťuje, na aké daňové zľavy majú zamestnanci nárok, spracováva im ročné zúčtovanie dane a odosiela ho na finančný úrad.
• Počíta nárok na dovolenku (napr. keď zamestnanec nastúpi v priebehu roka).
• Rieši agendu materských, rodičovských a otcovských dovoleniek zamestnancov.
• Rieši nemocenské.
• Vypláca cestovné náhrady.
• Archivuje mzdové doklady.

V niektorých firmách sa mzdová účtovníčka stará aj o evidenciu pracovných zmlúv a dohôd.

S takmer celou agendou jej pomôže účtovný program. Napríklad v Money S3 spracuje všetky mzdy a spočíta aj insolvenčné zrážky. Pripraví v ňom podklady pre úrady a zdravotné poisťovne a rovno z účtovného programu ich elektronicky odošle. Tiež v ňom zaúčtuje mzdy, cestovné náhrady atď.

Povinnosti hlavných účtovníkov

Hlavný účtovník je označenie pre vedúceho účtovníka, ktorý zodpovedá za chod účtovného oddelenia. Vedie tím účtovníkov a fakturantov, rozdeľuje prácu, stráži projekty, zodpovedá za správne účtovníctvo a tiež za dodržiavanie zásad vedenia účtovníctva.

Medzi ich povinnosti napríklad patria:

• kontrola práce podriadených,
• komunikácia s vedúcimi ostatných oddelení,
• reporting pre vedenie firmy,
• zodpovednosť za zostavenie účtovnej závierky,
• stráženie legislatívnych zmien s dopadom na účtovníctvo,
• riešenie komplikovaných účtovných prípadov,
• stráženie, aby firma pracovala s aktualizovaným systémom na podvojné účtovníctvo,
• sú zapojení do výberu externých dodávateľov, napr. daňového poradcu, externých účtovníkov.

Najdôležitejším pracovným nástrojom hlavného účtovníka či účtovníčky je program na podvojné účtovníctvo. V ňom kontrolujú prácu kolegov či priamo sami niektoré záležitosti riešia.

Povinnosti účtovníkov na konci roka

Na konci roka má účtovník povinnosť založiť nový účtovný rok v účtovnom programe. Napríklad v Money S3 je to veľmi jednoduché. Keď máte zaplatenú službu Podpora a aktualizácie, pri aktualizácii si do programu stiahnete všetky nové sadzby poistenia, minimálne mzdy atď. Nemusíte ich teda strážiť a zadávať ručne, toto všetko strážia odborníci z Money S3.

Nový účtovný rok prevezme všetky nastavenia (napr. účtová osnova, predkontácie, číselné rady) z roku uplynulého, takže nezačínate s nastavením od nuly. Počiatočné stavy účtov si automaticky prevediete z roku minulého.

Pozrite sa, ako ľahko založíte nový účtovný rok.

Ďalej ide najmä o povinnosti spojené s účtovnou závierkou. Nie vždy ich ale účtovník rieši na konci kalendárneho roka. Niektoré firmy fungujú v cykle hospodárskeho roku – jeho začiatok si zvolíte ľubovoľne. Môže napríklad trvať od 1. 6. do 31. 5.

Účtovná závierka sa skladá z nasledujúcich krokov:

1. Precenenie dokladov v cudzej mene
2. Precenenie bankových účtov a pokladní
3. Priebežný prevod salda, stavu bankových účtov a pokladní a DPH do nového roku
4. Kontrola hodnoty skladu
5. Kontrola účtovníctva
6. Kontrola účtov pre prevod v účtovej osnove
7. Podanie daňového priznania
8. Zaúčtovanie dane
9. Uzavretie roka

Prečítajte si podrobnosti k jednotlivým krokom účtovnej závierky.

Hlavnou povinnosťou účtovníkov po konci roku je spracovanie účtovnej závierky.

Povinnosti účtovnej jednotky

Povinnosti sa líšia podľa toho, do ktorej kategórie účtovných jednotiek spadáte.

Povinnosti mikro účtovnej jednotky

Mikro účtovné jednotky zostavujú účtovnú závierku v skrátenom rozsahu. Naopak nemajú povinnosť zverejňovať výsledovku (výkaz ziskov a strát) a nezostavujú prehľad cash flow a prehľad o zmenách vlastného kapitálu.

Povinnosti malej účtovnej jednotky

U malých účtovných jednotiek rozlišujeme, či majú povinnosť auditu účtovnej závierky, alebo nie.

Audit vykonáva nezávislý audítor registrovaný v komore audítorov. V priebehu auditu kontroluje, či vo svojom účtovníctve postupujete v súlade s platnými právnymi normami a predpismi. Následne vypracuje audítorskú správu.

Či sa vás týka audit, poznáte podľa nasledujúcich kritérií:

• celková suma majetku presiahla 1 000 000 Eur,
• čistý obrat presiahol 2 000 000 Eur,
• priemerný prepočítaný počet zamestnancov v jednom účtovnom období presiahol 30.

Pokiaľ spĺňate 2 z vyššie uvedených ukazovateľov, máte povinnosť zadávať audit.

Ak vaša malá účtovná jednotka nepodlieha auditu, zostavuje účtovnú závierku iba v skrátenom rozsahu. Nemusíte zverejňovať výsledovku, ani prehľad o cash flow a prehľad o zmenách vlastného kapitálu.

V prípade, že musíte robiť audit, zostavujete účtovnú závierku v plnom rozsahu a pripravujete výročnú správu. Máte povinnosť zverejniť aj správu od audítora.

Povinnosti strednej účtovnej jednotky

Stredných účtovných jednotiek sa týkajú tieto povinnosti:

• vždy podliehajú povinnému auditu,
• zostavujú účtovnú závierku v plnom rozsahu,
• zostavujú prehľad cash flow a prehľad o zmenách vlastného kapitálu,
• vydávajú výročnú správu.

Pokiaľ máte menšiu či strednú firmu, splnenie všetkých účtovných povinností vám uľahčí obľúbený účtovný systém Money S3. Stiahnite si bezplatnú verziu Štart – nájdete v nej všetky funkcie. Program môžete zadarmo používať, pokiaľ nevyčerpáte počet bezplatných záznamov. Zadarmo máte napr. 500 zápisov v účtovnom denníku.

Povinnosti veľkej účtovnej jednotky

Najväčšie firmy majú nasledujúce povinnosti:

• vždy podliehajú povinnému auditu,
• zostavujú účtovnú závierku v plnom rozsahu,
• zostavujú prehľad cash flow a prehľad o zmenách vlastného kapitálu,
• vydávajú výročnú správu.