Interné alebo externé vedenie účtovníctva: Čo sa vám oplatí viac?

Niektoré firmy zamestnávajú vlastných účtovníkov a niektoré sa spoliehajú na externé firmy. Interné účtovníctvo je lacnejšie, ak zamestnanca dokážete naplno vyťažiť, ale zase vás čaká viac práce a starostí. S externým účtovníctvom nemáte prakticky žiadne starosti, akurát vás pri väčšom objeme dokladov vyjde drahšie. V článku rozoberáme tému podrobnejšie.

Dôležitá informácia hneď na úvod – v článku sa venujeme len vedeniu účtovníctva (alebo daňovej evidencii), nie mzdovému účtovníctvu. Mzdové účtovníctvo je samostatná disciplína, ktorú sme podrobnejšie popísali v článku Kedy počítať mzdy interne a kedy si najať externého účtovníka. 

Pre pripomenutie, daňovú evidenciu upravuje zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov a môžu ju viesť len fyzické osoby. Ide o relatívne jednoduchú evidenciu príjmov, výdavkov, zásob, dlhodobého majetku, pohľadávok a záväzkov, preto si ju veľa podnikateľov vedie svojpomocne. Napríklad v tabuľke, prípadne pomocou fakturačných aplikácií typu iDoklad.

Účtovníctvo, ktorého môžu byť dva typy – jednoduché a podvojné, upravuje zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve. Jednoduché účtovníctvo môžu viesť len fyzické osoby a vybrané nepodnikajúce právnické osoby. Podvojné účtovníctvo vedú všetci ostatní, napríklad ho musia viesť všetky obchodné spoločnosti. Vedenie účtovníctva už je komplikovanejšie a je vhodné využívať niektorý z účtovných programov, napríklad obľúbené Money S3. 

Interné vedenie účtovníctva: Výhody a nevýhody 

Full-time človek alebo celý tím, ktorý sedí u vás v kancelárii, venuje sa výhradne vašej firme a rýchlo reaguje na každý podnet. Na jednej strane lákavá predstava, ktorá je však vykúpená aj nevýhodami.

Najväčšie výhody interného vedenia účtovníctva: 

• Pri plnom vyťažení je lacnejšie. Ak zamestnancov dokážete v rámci pracovného úväzku naplno vyťažiť, vyjdú vás lacnejšie ako externí účtovníci pri rovnakom objeme práce. 
• Rýchlejšie reaguje. Ak potrebujete promptne vyriešiť akúkoľvek účtovnú operáciu, interný účtovník vám ju spracuje obratom. 
• Citlivé dáta zostávajú vo vnútri firmy. Pocitovo je príjemnejšie, keď citlivé dáta z vašej firmy neodchádzajú von do externej firmy. 
• Má väčší prehľad aj pridanú hodnotu. Interný účtovník rýchlo pochopí vašu oblasť podnikania, má vo firme prehľad a môže prichádzať s novými nápadmi a podnetmi na zlepšenie efektivity procesov. Tiež je flexibilný a môže sa naučiť všetko, čo ako firma potrebujete.

Najväčšie nevýhody interného vedenia účtovníctva: 

• Veľa nákladov a starostí okolo. Interným účtovníkom musíte okrem mzdy kúpiť notebook alebo počítač, účtovný program, platiť školenia pri každej zmene legislatívy, platiť poistenie zodpovednosti, preplácať dovolenku a práceneschopnosť, motivovať ich atď. 
• Zlá zastupiteľnosť. Ak máte len jedného zamestnanca, pri dovolenke alebo ochorení ste na nejaký čas bez účtovníka. 
• Nebude 100 % času len účtovať. Musíte platiť aj hygienický čas v rámci pracovnej doby, kedy účtovník reálne nepracuje (pauzy na kávu, odpočinok atď.). Počítajte s tým, že pri 8h pracovnom čase účtovník reálne odpracuje približne 6 hodín. 
• Môže vám kedykoľvek odísť. Zvlášť v čase vyššej fluktuácie neustále čelíte vysokému riziku, že účtovník odíde.

Zhodnotenie: priemerný plat účtovníka je asi 1300 eur v hrubom, v mzdových nákladoch teda približne 1757 eur. K tomu si pripočítajte náklady na hardware a software, školenia a podobne. Interný zamestnanec na účtovníctvo sa preto začína vyplácať až od chvíle, kedy účtovne spracovávate najmenej 1 000, skôr ale až 1 500 dokladov mesačne. Oplatí sa teda len väčším firmám. 

Externé vedenie účtovníctva: Výhody a nevýhody 

Externú účtovnícku firmu platíte len za reálne vykonanú prácu a nemusíte sa o nič starať. Na druhej strane, pri vyššom objeme práce je už firma drahšia.

Najväčšie výhody externého vedenia účtovníctva: 

• Máte to bez starostí. Nemusíte riešiť hardware, software, školenia a vzdelávanie, motiváciu, poistenie zodpovednosti. Len sa dohodnete na podobe spolupráce a máte hotovo. 
• Je lacnejšie pre menšie a stredné firmy. Priemerná cena je okolo 80 centov za spracovanie dokladu, niečo si pripočítajte za zostavenie závierky, daňové priznania, evidenciu majetku alebo zastupovanie na úradoch. Pre väčšinu firiem bude externé účtovníctvo lacnejšie. 
• Platíte len za skutočne vykonanú prácu. Zvyčajne fixný mesačný paušál alebo podľa počtu dokladov. Nič naviac. 
• Plná zastupiteľnosť. V externej firme pracuje viac účtovníkov, takže ak jeden človek odíde na dovolenku, jeho prácu prevezme ďalší. 
• Nižšie riziko, že o účtovníka prídete. Externé firmy si zvyčajne svojich klientov vážia a je len malé riziko, že by s vami sami od seba ukončili spoluprácu.

Najväčšie nevýhody externého vedenia účtovníctva: 

• Pomalší reakčný čas. Firma má viac klientov, takže sa vám nemôže vždy hneď venovať. Niekedy si na odpoveď budete musieť počkať. 
• Drahšie pri väčšom objeme spolupráce. Ak účtovnú firmu vyťažujete natoľko, že sa vám venuje napríklad vysoké desiatky hodín mesačne, býva už drahšia ako interný človek. 
• Má fixne stanovené služby. Externý účtovník ponúka služby podľa cenníka a zvyčajne nie je možné, aby pre vás urobil účtovnú službu, ktorú nevie či neponúka. 
• Zdieľate s ňou citlivé dáta. Aj keď sú externé firmy viazané mlčanlivosťou, niektorým firmám môže byť nepríjemné, že citlivé dáta zdieľajú s treťou stranou a nemajú ich tak naplno pod kontrolou.
• Neviete presne, kto pre vás pracuje. Pri externých firmách pre vás môžu robiť neskúsení brigádnici bez toho, aby ste o tom vedeli.

Zhodnotenie: externá firma na účtovníctvo sa oplatí každej menšej a stredne veľkej firme, ktorá účtovne spracováva rádovo stovky účtovných dokladov mesačne. Taká firma zvyčajne za externé vedenie účtovníctva zaplatí len pár desiatok eur a nemusí sa o nič ďalšie starať.