Daňovo uznateľné a neuznateľné náklady: ako si legálne znížiť základ dane?

Čím vyššie náklady máte, tím nižšia je vaše daňová povinnosť. Preto sa podnikatelia snažia do účtovníctva pred podaním daňového priznania zahrnúť čo najviac nákladov.

Ako určiť základ dane právnických a fyzických osôb

Základ dane právnických osôb

Základ dane  právnických osôb, ktoré vedú účtovníctvo, spočítate nasledovne.

základ dane PO = výnosy – náklady

Výnosy predstavujú peňažné čiastky, ktoré podnik získal zo všetkých svojich činností za určité obdobie bez ohľadu na to, či došlo k ich úhrade. Príklad: tržba za predané služby.

Náklady vyjadrujú spotrebu práce a prostriedkov v peniazoch. Obvykle sú náklady spojené so súčasným alebo budúcim úbytkom peňazí. Príklad: oprava automobilu na faktúru.

Základ dane  fyzických osôb

Pri fyzických osobách (SZČO) je to obdobné, ale miesto pojmov náklady a výnosy sa používajú výdavky a príjmy.

základ dane FO = príjmy – výdavky

Príjmy sú prírastky peňazí v hotovosti alebo na účtoch. Príklad: odberateľ zaplatí fyzickej osobe za nákup tovaru v hotovosti.

Výdaje predstavujú úbytok peňazí v hotovosti alebo z bankového účtu. Príklad: nákup stroja v hotovosti.

Pravidla pre daňovú uznateľnosť nákladov sú pre firmy a SZČO podobné. Z toho dôvodu v článku pre zjednodušenie používame označenie náklady.

Daňové versus nedaňové náklady

Nie všetky náklady si môžete automaticky odčítať z daní. Daňovo uznateľné náklady musia splniť všetky nasledujúce podmienky:

1. súvislosť s ekonomickou činnosťou (náklady priamo súvisia s chodom firmy za účelom dosiahnutia alebo udržania príjmov),
2. preukázateľnosť (musíte byť schopný preukázať komu a za čo ste zaplatili na základe faktúry, zmluvy či iného dokladu),
3. evidencia (náklad máte zachytený v účtovníctve či daňové evidencii).

Rovnako nesmie ísť o náklady, ktoré zákon výslovne označuje ako daňovo neuznateľné náklady, aj keď inak splňujú všetky podmienky. Sem patria napr. náklady na reprezentáciu (pohostenie partnerov), nižšie v článku si prečítate viac.

Ak obchodných partnerov pozvete na večeru a drink do reštaurácie, zaplatená čiastka na doklade sa považuje za daňovo neuznateľný náklad.

Typické daňovo uznateľné náklady

Do tejto skupiny patria najmä bežné prevádzkové výdavky/náklady, ako sú:

• nákup materiálu na výrobu,
• nákup tovaru,
• nákup kancelárskych a hygienických potrieb,
• mzdy,
• prenájom priestorov na podnikanie,
• spotreba energie,
• náklady na pracovnú cestu (doprava, ubytovanie),
• účtovné, daňové a právnické služby.

Všeobecne platí, že by ste si do účtovníctva či daňovej evidencie mali zahrnúť iba tie náklady, ktoré si obhájite pred správcom dane – tzn. preukážete ich súvislosť s ekonomickou činností.

Príklad: Ak predávate prírodnú kozmetiku na internete, ťažko si do svojho účtovníctva zaradíte trebárs traktor, iba ak by ste si kozmetiku sami vyrábali a traktor používali k zebru ingrediencií (napr. byliniek) do kozmetických prípravkov.

Ďalšie daňovo (ne)uznateľné náklady

Nasledujúce náklady sú uznateľné iba pri splnení stanovených podmienok. Niektoré z nich môžete uplatniť ako náklady v plnej výške a iné iba čiastočne.

Reklamné a propagačné predmety

Perá, ceruzky, hrnčeky, kalkulačky, kalendáre, tričká, dáždniky a podobné reklamní predmety. Do nákladov si je môžete dať v prípade, že:

• ich hodnota nepresiahne 17 EUR/kus,

Príklad: Pokiaľ  si necháte vyhotoviť tričko, ktoré bude stáť 20 EUR, čiastku si zo základu dane odpočítať nemôžete, a to ani čiastočne.

Zákon nedáva povinnosť označiť reklamný predmet logom spoločnosti.

Reklamným predmetom sú aj

• tabakové výrobky (do sumy nepresahujúcej 17 eur za jeden výrobok), ale iba u daňovníka, u ktorého je výroba tabakových výrobkov hlavným predmetom činnosti,
• víno (do sumy nepresahujúcej 17 eur za jeden predmet), najviac však vo výške 5 % z vykázaného základu dane daňovníka za príslušné zdaňovacie obdobie, okrem daňovníka, u ktorého je výroba vína hlavným predmetom činnosti; u daňovníka, u ktorého je výroba vína hlavným predmetom jeho činnosti sa považuje poskytnutie vína z vlastnej produkcie ako reklamného predmetu za daňový výdavok v neobmedzenej výške, pričom podmienka reklamného predmetu neprevyšujúceho sumu 17 eur musí byť dodržaná,
• ostatné alkoholické nápoje z vlastnej produkcie (okrem vína), ale iba u daňovníka, u ktorého je výroba alkoholických nápojov hlavným predmetom činnosti, ak ide o predmety nepresahujúce sumu 17 eur.

Nealkoholické nápoje na pracovisku

Zistenie pitného režimu zamestnancom na pracovisku v podobe obyčajnej pitnej vody sa považuje za plne daňovo uznateľný náklad, avšak vždy treba posudzovať, v akých podmienkach zamestnanci pracujú. Ak majú zamestnanci v kancelárskych priestoroch prístup k pitnej vode z vodovodu a zamestnávateľ im poskytuje aj kávu, čaj a ďalšie nápoje, bude zložitejšie preukázať opodstatnenosť týchto nákladov pred správcom dane.

Pokiaľ zamestnanci pracujú v sťažených podmienkach, zabezpečenie balenej vody alebo vhodného nápoja na zabezpečenie pitného režimu bude opodstatnené a daňovo uznateľné.

Pracovní odevy a ochranné pomôcky

Za uplatniteľné náklady sa považujú pracovné odevy, ktoré slúžia výhradne pre pracovné účely. Všeobecne sem patria kuchárske rondony, plášte a montérky.

Problém by mohol však nastať pri spoločenských odevoch, ktoré sa dajú využiť aj mimo prácu. Za daňovo uznateľné výdaje sa považujú len také odevy, ktoré sú viditeľne označené osobným logom alebo logom spoločnosti.

Zatiaľ čo advokáti, daňoví poradcovia, obchodníci alebo bankoví úradníci si do daňovo uznateľných nákladov zahrnú sako, drobný elektrikár či inštalatér bude iba ťažko finančnému úradu vysvetľovať, načo sako v práci potrebuje.

Ochranné prostriedky sú taktiež daňovo uznateľným nákladom. Ich poskytnutie a používanie záleží na povahe činnosti.

Príklad: Vo zváračskej výrobe zamestnanci využijú zváračskú kuklu, v hlučnom prostredí ochranné slúchadlá a pod. V súvislosti s ochorením covid-19 ide napr.. o zabezpečenie rúšok a respirátorov na pracovisku, dezinfekcie a ďalších ochranných pomôcok.

Nesmieme zabudnúť ani na pravidelnú údržbu a čistenie odevov – oboje je daňovo uznateľným nákladom. Pri kontrole z finančného úradu urobíte najlepšie, keď si pomocí vnútropodnikového predpisu definujete intervaly pre údržbu a čistenie odevov či ochranných pomôcok.

Manka a škody

Ak zistíte, že máte v pokladni alebo na sklade manko a predpíšte ho k náhrade zodpovednému zamestnancovi, ide o daňovo uznateľný náklad do výšky predpísanej náhrady.

Za daňovo uznateľné položky sa považujú:

• škody v dôsledku živelných pohrôm
• škody spôsobené neznámym páchateľom (v tomto prípade potrebujete získať potvrdenie od polície, ktorá prípad prešetrí).

Pokuty, penále a úroky z omeškania

Pre správne posúdenie daňovej uznateľnosti najskôr odlíšte, či ide o sankcie plynúce z dodavatelsko-odberatelských faktúr, alebo od verejných inštitúcií.

Ak meškáte s platbou faktúry od dodávateľa a nedodržíte podmienky stanovené v zmluve, vzniknuté sankcie patria medzi daňovo uznateľné náklady.

Sankcie, ktoré vám vymeria  daňový úrad, správa sociálneho zabezpečenia, zdravotná poisťovňa alebo polícia, sú za každých okolností daňovo neuznateľnými nákladmi.

Ktoré náklady sú daňovo neuznateľné

Zákon o dani z príjmov č. 595/2003 Z. z. v §19 určuje, ktorá náklady/výdavky sú daňovo uznateľné a za akých okolností. Špeciálne v §19 ods. 19 určuje daňovo uznateľné výdavky/náklady  až po zaplatení. Tieto ustanovenia sa neustále menia a je potrebné každé zdaňovacie obdobie skontrolovať aktuálne zmeny.

Náklady na reprezentáciu

Ako sme už uviedli – patrí sem všetko pohostenie pre obchodných partnerov. Až už ide o raňajky, obed, večeru, pohár vína alebo zaistenie občerstvenia pre zamestnancov, sú tieto náklady vždy daňovo neúčinné v plnej výške.

Podnikatelia často riešia, ako je to s daňovou uznateľnosťou vianočných večierkov alebo teambuildingových firemných akcíi. Ak je súčasťou danej akcie aj pracovná časť, ktorá zahrňuje napr. školenie zamestnancov alebo prezentáciu produktov firmy, potom je väčšina nákladov spojených s udalosťou daňovo uznateľná. Ide napríklad o:

• prenájom priestorov na školenie či biznis schôdzke,
• cestovné náklady na dopravu a ubytovanie zamestnancov na túto akciu,
• odmena lektorovi (pri školení alebo prednáške).

Poskytnutie daru

Poskytnutie daru je vždy daňovo neuznateľným nákladom. Avšak, v prípade že právnická osoba daruje dar podľa §50 zákona o dani z príjmov do termínu na podanie daňového priznania aspoň vo výške 0,5% z daňovej povinnosti, môže asignovať 2% dane, nie iba 1%.

Náklady na obstarania hmotného a nehmotného majetku

Obstaraný majetok nevstupuje jednorazovo do daňovo uznateľných nákladov, ale premieta sa do nich postupne prostredníctvom odpisov.

Výnimkou je drobný majetok, ktorý podnikateľ využíva viac než jeden rok, ale jeho cena neprevyšuje čiastku 1 700 €. Daňovým nákladom sú v tomto prípade:

• účtovné odpisy majetku,
• alebo jednorazové náklady pri zaúčtovaní majetku rovno do spotreby.

Toto si upravuje podnikateľ/firma vo vnútropodnikovej smernici.

Pokiaľ ide o technické zhodnotenie majetku, ktoré v súčte za zdaňovacie obdobie  neprekročí limit 1 700€, je možné ho uplatniť jednorazovo ako daňovo účinný náklad.

Pomôcka pri účtovaní – účty daňovo neuznateľných nákladov

Na záver vám prinášame zoznam účtov, ktoré z daňového základu môžete pri zastavovaní daňového priznania vylúčiť, pretože ide vo všeobecnosti o daňovo neuznateľné náklady:

• 513 – Náklady na reprezentáciu
• 525 – Ostatné sociálne poistenie
• 528 – Ostatné sociálne náklady
• 543 – Dary
• 545 – Ostatné pokuty a penále
• 546 –  Odpis pohľadávky
• 547 – Tvorba a zúčtovanie opravných položiek k pohľadávkam
• 557 – Zúčtovanie oprávky k opravnej položke k nadobudnutému majetku
• 582 – Škody

Termín pre podanie daňového priznania k dani z príjmov

Daňové priznanie k dani z príjmov sa podáva do troch mesiacov po skončení zdaňovacieho obdobia, spravidla do 31.3. nasledujúceho roka, pokiaľ nemá firma zavedený iný hospodársky rok než kalendárny.

Pokiaľ fyzická alebo právnická osoba z akýchkoľvek dôvodov nechce podať daňové priznanie do 31.3., môže jednoduchým oznámením, ktoré nájde na portály www.financnasprava.sk podať odklad podania daňového priznania, a to až o tri mesiace neskôr, čiže do 30.6. Ak má príjmy zo zahraničia, môže odklad podania urobiť až o šesť mesiacov neskôr, tzn. do 30.9.