Kedy si zaobstarať účtovný program

Účtovný software by si mali zaobstarať predovšetkým firmy, ktoré si na spracovanie účtovníctva nenajímajú externých účtovníkov, ale vedú si ho interne. Viesť účtovníctvo ručne v tabuľkách a zošitoch je dnes už čistý pravek, navyše je táto cesta neefektívna a riskantná. Ani ten najstarostlivejšie vedený zošit totiž nezvládne sledovať legislatívu, dohľadať informácie o spoľahlivosti klienta alebo za pár sekúnd vypísať všetky faktúry po splatnosti.

Účtovný systém, ale v niektorých prípadoch využijú aj firmy, ktorým účtovníctvo spracováva externý účtovník. Môžu totiž využívať funkcie navyše, ako napríklad sklad, mzdy alebo knihu jázd. Účtovný systém im tiež uľahčuje predávanie faktúr externému účtovníkovi.

Účtovný softvér sa môže hodiť aj fyzickým osobám podnikajúcim ako SZČO, ktoré už nechcú viesť daňovú evidenciu v excelovských tabuľkách. Pre väčšinu z nich je ale účtovný systém zbytočne robustný a vystačia si s lacnejším riešením v podobe fakturačnej aplikácie, ako je napríklad iDoklad. Primárnou úlohou tejto aplikácie je vystavovanie dokladov a zhromažďovanie podkladov pre daňové priznanie.

Typické situácie, v ktorých si SZČO a firmy zaobstarávajú účtovný program:

• tvorba faktúr v Exceli im začína prerastať cez hlavu,
• všetky dáta majú rôzne v tabuľkách a strávia množstvo času ich aktualizáciou,
• aby zvládli rastúcu administratívu, hrozí, že budú musieť ďalšiu pracovnú silu (vďaka automatizáciám a prepojeniu s e-shopom atď. Prácu zvládnu aj v súčasnom počte ľudí)
• začínajú riadiť sklad,
• stali sa zamestnávateľmi a potrebujú spracovávať mzdy,
• chýbajú im štatistiky a dáta pre rozhodovanie o chode firmy,
• chcú mať všetko na jednom mieste.

Ako vybrať účtovný software

O priazeň firiem bojujú desiatky účtovných programov a firmy si musia vybrať ten, ktorý je pre nich najlepší. Pokiaľ hľadáte účtovný systém, ktorý plánujete používať aj za niekoľko rokov, musíte sa na výber dobre pripraviť. Pokiaľ siahnete po prvom možnom kandidátovi, možno čoskoro zistíte, že:

• software je príliš robustný a aj banálne úlohy v ňom trvajú dlho,
• prevádzka systému je príliš nákladná,
• zákaznícka podpora nefunguje spoľahlivo a ste na všetko sami,
• alebo dodávateľ prestane systém rozvíjať, či aktualizovať.

Na začiatku si preto ujasnite:

• svoje nároky vzhľadom k veľkosti vašej firmy – účtovný systém musí splniť všetky vaše požiadavky a nesmie vás zahltiť nepotrebnými funkciami
• koľko ľudí bude účtovný program používať – pokiaľ má program do budúcna používať viac zamestnancov, vyberte program s väčším počtom užívateľských licencií, ktoré je možné aktivovať a deaktivovať podľa aktuálnej potreby
• aké máte na software požiadavky

V poslednom bode si ujasnite nielen požiadavky na funkcie, ale aj na doplnkové služby. Kvalitný účtovný program totiž ponúka:

• príjemné a intuitívne užívateľské prostredie,
• pravidelné legislatívne, technické a funkčné aktualizácie,
• spoľahlivú zákaznícku podporu,
• a možnosť napojenia na ďalšie systémy, napríklad na e-shop.

„Money S3 je prehľadné a dobre sa mi v ňom pracuje. Môžem v ňom viesť agendu svojim klientom, pričom nemusím pre každú ďalšiu firmu dokupovať licencie, “ hovorí Jana Novotná z účtovnej firmy Cifroid.

Požiadavky na funkcie účtovného systému

Než sa pustíte do hľadania dodávateľa, spíšte si všetky funkcie, ktoré od účtovného systému vyžadujete. Základom každého programu by mal byť:

• daňová evidencia,
• program na podvojné účtovníctvo,
• fakturácia,
• adresár,
• evidencia majetku,
• a spracovanie miezd.

U ostatných funkcií zvážte, či ich skutočne potrebujete. Ide napríklad o:

• skladové hospodárstvo,
• analýzy a reporting,
• prepojenie s e-shopom,
• napojenie na pokladňu,
• riadenie reklamácii,
• alebo knihu jázd.

Účtovné programy tieto funkcie často ponúkajú ako samostatne moduly k dokúpeniu. Pokiaľ máte pocit, že niektoré funkcie nevyužijete, nekupujte takýto modul. Keď vaša firma vyrastie a niektoré funkcie budete potrebovať neskôr, dodatočne si ich prikúpite.

Ako vybrať dodávateľa

Akonáhle máte jasno vo svojich nárokoch, pustite sa do výberu dodávateľa, ktorým je samotný výrobca programu. Vyberajte iba overených dodávateľov, ktorí sú už na trhu zabehnutou spoločnosťou. Budete mať istotu, že dodávateľ pozná špecifiká rôznych odvetví a dobre vám poradí. Navyše sa nebudete musieť stresovať tým, že dodávateľ náhle zanikne a prestane software podporovať.

Referencie

Najprv sa u dodávateľov zamerajte na referencie. Vyberajte dodávateľa s referenciami firiem z vášho odboru alebo podobne veľkých firiem, ako je tá vaša. Jednoducho hľadajte také referencie, ktoré sa najviac priblížia vám samotným – získate tak istotu, že systém je pre vaše podnikanie vhodný.

„Po optimalizácii interných procesov a prepojení Money S3 s niekoľkými modulmi sme dokázali vo firme zrýchliť expedíciu balíkov a výrazne znížiť chybovosť.” hovorí aditeľka sociálneho podniku Dobroty s príbehom.

Komunikácia a návody

Zistite si tiež, ako dodávateľ komunikuje so svojimi klientami. Kúpou programu totiž vzájomná spolupráca nekončí. S konzultantmi, obchodníkmi, či zákazníckou podporou budete komunikovať vždy, keď budete potrebovať poradiť alebo pridať nové funkcie.

Správny dodávateľ vám ponúkne komunikáciu telefónom, e-amilom, cez zákaznícky portál na webe alebo aj cez sociálne siete. Všímajte si tiež, či dodávateľ pravidelne publikuje návody, či informácie o aktualizáciách a legislatívnych novinkách.

Školenie

Návody sú dôležité, ale niekedy sa nimi proste nechcete prehrabávať. Pre rad ľudí je omnoho jednoduchšie prísť na školenie, tam si nechať všetko ukázať a dopýtať sa lektora. Preto sa zaujímajte, či účtovný program túto možnosť ponúka.

Využijete ju napríklad pri zaškoľovaní nových zamestnancov. Vďaka tomu im nemusíte prácu v softvéri vysvetľovať a máte čas na dôležitejšie činnosti.

Funkcie

Nakoniec si z programu, ktorý vyhovuje vaším podmienkam vyberte dva až tri najlepšie. Finálne rozhodovanie vám uľahčia tri faktory:

• verzia zdarma na vyskúšanie,
• celková cena,
• a rebríček priorít.

Od finálnych dodávateľov si vyžiadajte demoverzie programu. Vyskúšajte predovšetkým, ako dobre sa vám v programe pracuje, či je dostatočne rýchly a či účtovníctvo obsahuje, čo potrebujete. Skúšobná verzia je spravidla obmedzená počtom dní alebo počtom záznamov. V prípade, že sa pre nejakého dodávateľa rozhodnete, z demoverzie prejdete na ostrú verziu.

Cena by síce nemala byť tým, čo pri výbere rozhoduje, avšak nejaký cenový strop by ste na začiatku mali mať určený. Dajte si tiež pozor na to, či ponúkaná cena programu nie je iba za základnú verziu, ale platí aj za rozširujúce moduly, ktoré si na začiatku zaobstaráte. Zistite si tiež:

• ročnú cenu aktualizácie,
• ročnú cenu zákazníckej podpory,
• cenu za počet licencii pre užívateľov,
• a prípadne cenu za vylepšenie vášho hardvéru, pokiaľ aktuálne nedokáže program utiahnuť.

Pokiaľ si programy vyskúšate, spočítate cenu ale aj napriek tomu ste stále na vážkach, prišiel čas na rebríček priorít. Jednoducho si zostavíte svoje kľúčové požiadavky na účtovný softvér. Váš rebríček môže vyzerať nasledovne:

• dôležité funkcie,
• možnosť pripojenia s inými programami,
• pohodlné používanie,
• spolupráca s dodávateľom,
• cena.

Pri každom programe si spíšte, do akej miery spĺňa tieto požiadavky a prideľte mu príslušný počet bodov. Potom body sčítajte a z výsledku sa dozviete, ktorý program bude pre vás najlepší.

Náš tip: Zaraďte do svojho zoznamu kandidátov aj Money S3. Je to jeden z najobľúbenejších účtovných systémov na trhu. Ponúka vám demoverziu zdarma a je užívateľsky tak jednoduchý, že sa v ňom zorientujete takmer okamžite. Stiahnite si demoverziu účtovného programu Money S3 zadarmo .

Prechod na účtovný program

Dodávateľa sa tiež spýtajte na implementáciu účtovného programu. Pôjdu doňho ľahko importovať vaše staré dáta? Väčšina programov umožňuje bezproblémové nahranie súborov xls (Excel) alebo súboru xml.

Nasadenie štandardného účtovného programu je jednoduché. Zvládnete to aj sami vďaka tutoriálu od výrobcu za jedno popoludnie. V prípade potreby si môžete objednať konzultanta, ktorý vám príde účtovný systém nasadiť – za tento úkon ale platíte navyše.

TIP: Prečítajte si viac o tom, čo všetko by mal dokázať firemný softvér.