Ako dlho musíte archivovať účtovnú dokumentáciu

Listinné či elektronické účtovné záznamy

Vzhľadom na to, že prevedenie písomného záznamu do elektronickej, resp. technickej podoby dnes nie je nič náročné, je pochopiteľné, že podnikatelia dávajú prednosť elektronickej podobe účtovných dokladov. Je veľmi rozšírené zasielanie napr. faktúr, ale aj objednávok a iných dokladov súvisiacich s účtovníctvom, prostredníctvom emailu. Zákon o účtovníctve pozná dve formy účtovného záznamu – listinnú a elektronickú, pričom sú obe formy rovnocenné.

Z uvedeného vyplýva, že podnikateľ môže viesť účtovníctvo aj v elektronickej podobe.

Listinným účtovným záznamom je účtovný záznam vyhotovený na papieri a tiež vytlačený účtovný záznam vyhotovený pomocou softvéru, ktorý je zaslaný a prijatý ako listina, alebo vyhotovený na interné účely účtovnej jednotky ako listina.

Elektronickým účtovným záznamom je účtovný záznam vyhotovený:

1. v elektronickom formáte a prijatý alebo sprístupnený v elektronickom formáte, pričom elektronický formát určuje vyhotoviteľ účtovného záznamu alebo je určený na základe dohody s prijímateľom účtovného záznamu,
2. transformáciou účtovného záznamu z listinnej podoby do elektronickej podoby a zaslaný elektronicky, pričom môže tvoriť prílohu elektronickej pošty,
3. v elektronickom formáte na interné účely účtovnej jednotky.

Bez ohľadu na podobu účtovného záznamu je účtovná jednotka povinná zabezpečiť vierohodnosť pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť účtovného záznamu od okamihu vyhotovenia účtovného záznamu alebo od okamihu prijatia alebo sprístupnenia účtovného záznamu až do ukončenia doby jeho uchovávania.

Zaslanie alebo iné sprístupnenie elektronického účtovného záznamu inej osobe (napr. zaslanie elektronickej faktúry odberateľovi e-mailom) podlieha písomnej dohode medzi zúčastnenými stranami o určení technických požiadaviek potrebných na prijímanie účtovných záznamov alebo potvrdenému súhlasu prijímateľa účtovného záznamu (za takýto súhlas sa považuje informácia o akceptovaní účtovného záznamu, napríklad zaplatenie požadovanej sumy).

Účtovná jednotka je povinná na výzvu daňového úradu predložiť mu určené účtovné záznamy v podobe, v akej ich vedie a uchováva (v listinnej a/alebo v elektronickej podobe). Účtovná jednotka účtujúca v sústave podvojného účtovníctva, ktorá vedie účtovníctvo v účtovnom softvéri, je povinná daňovému úradu alebo oprávneným osobám umožniť prístup do softvéru na vedenie účtovníctva a preukázať účtovným záznamom označenie účtov, na ktorých sú účtovné prípady v účtovnej jednotke účtované. Tieto povinnosti má účtovná jednotka po dobu uchovávania účtovných záznamov.

Tip redakcie

Vyskúšajte si zadarmo účtovný program Money S3

S ním môžete jednoducho viesť účtovníctvo, vystavovať faktúry či evidovať sklad pre kamenný i online predaj

Stiahnuť skúšobnú verziu

Transformácia účtovného záznamu do inej podoby

Zákon o účtovníctve umožňuje aj transformáciu účtovného záznamu, čiže zmenu podoby účtovného záznamu z listinnej podoby účtovného záznamu na elektronickú podobu účtovného záznamu alebo zmenu elektronickej podoby účtovného záznamu na listinnú podobu účtovného záznamu. Dôležité je to, že nový účtovný záznam, ktorého podoba je výsledkom transformácie účtovného záznamu, sa považuje za preukázateľný, pričom sa nevyžaduje predloženie účtovného záznamu v pôvodnej podobe. To znamená, že ak napríklad listinnú faktúru podnikateľ prevedie skenovaním do elektronickej podoby, tak pôvodnú listinnú faktúru už viac nepotrebuje uchovávať, pretože ju v plnej miere nahradila elektronická faktúra.

Účtovná jednotka môže vykonať transformáciu len toho účtovného záznamu, ktorý ešte nebol predmetom transformácie, pričom je povinná uchovávať účtovný záznam v podobe, ktorá je výsledkom transformácie účtovného záznamu. V súlade s tým napr. účtovná jednotka nemôže uskutočniť zmenu účtovného záznamu z elektronickej podoby na listinnú podobu takého účtovného záznamu, ktorý už vznikol transformáciou z listinnej podoby na elektronickú podobu skenovaním, ak účtovný záznam v pôvodnej listinnej podobe už nemá k dispozícii.

Transformáciu účtovného záznamu z listinnej podoby do elektronickej podoby môže účtovná jednotka vykonať zaručenou konverziou alebo skenovaním do súborového formátu v rastrovej grafickej forme (napr. súborový formát .pdf, .png, .jpg, .tiff), V prípade skenovania je potrebné zabezpečiť úplnosť účtovného záznamu v pôvodnej podobe a v novej podobe, obsahovú zhodu a vizuálnu zhodu účtovného záznamu v novej podobe s jeho pôvodnou podobou, čitateľnosť celej plochy účtovného záznamu v novej podobe a neporušenosť obsahu účtovného záznamu

Transformáciu účtovného záznamu z elektronickej podoby do listinnej podoby môže účtovná jednotka vykonať zaručenou konverziou a v prípade, že účtovný záznam neobsahuje kvalifikovaný elektronický podpis alebo kvalifikovanú elektronickú pečať, tak aj vytlačením na papier spôsobom zaručujúcim neporušenosť a čitateľnosť obsahu účtovného záznamu.

Povinnosti účtovnej jednotky pri archivácii účtovnej dokumentácie

Účtovná jednotka, podnikateľ, má povinnosť zabezpečiť ochranu účtovnej dokumentácie proti strate, odcudzeniu, zničeniu alebo poškodeniu, rovnako zabezpečiť ochranu technických prostriedkov, nosičov informácií a programového vybavenia pred ich zneužitím, poškodením, zničením, neoprávnenými zásahmi do nich, neoprávneným prístupom k nim, stratou alebo odcudzením. Rovnako musí uchovávať účtovnú dokumentáciu počas určenej lehoty a tiež je povinný zabezpečiť uchovanie účtovných záznamov pred svojím zánikom alebo pred skončením podnikania alebo inej zárobkovej činnosti.

Nakladanie s účtovou dokumentáciou upravujú všeobecné predpisy o archívnictve, a to zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov a vyhláška Ministerstva vnútra SR č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.

Zároveň tieto predpisy určujú, kto je povinný vyhotoviť registratúrny poriadok a registratúrny plán.[1]

Registratúrny poriadok a registratúrny plán musia vyhotoviť iba pôvodcovia registratúry I. kategórie, ktorými sú orgány verejnej moci (ústredné orgány štátnej správy, orgány štátnej správy, orgány územnej samosprávy), organizácie zriadené a založené orgánmi verejnej moci, právnické osoby zriadené zákonom, podnikateľské subjekty s majetkovou účasťou orgánu verejnej moci alebo ním založené a zriadené, právnické osoby konajúce vo verejnom záujme.

Iba registratúrny plán musia vyhotoviť pôvodcovia registratúry II. kategórie, a to všetky subjekty, ktoré nepatria do I. ani do III. kategórie, vzdelávacie inštitúcie – neštátne podnikateľské subjekty, ktoré nepatria do III. kategórie a z činnosti ktorých vznikajú registratúrne záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou, ústredné orgány alebo im na roveň postavené subjekty politických strán, nadácií, občianskych združení, neštátne fondy, registrované cirkvi a náboženské spoločnosti.

Povinnosť vypracovať registratúrny plán a registratúrny poriadok nemajú: všetky subjekty, ktoré nepatria do I. ani do II. kategórie, pôvodcovia registratúry, z činnosti ktorých nevznikajú registratúrne záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou, fyzické a právnické osoby podnikajúce na základe živnostenského oprávnenia alebo iného oprávnenia podľa osobitného predpisu, základné (miestne) organizácie politických strán, občianskych združení, pôvodcovia registratúry, ktorých výsledky činnosti sú predmetom autorského práva (fyzické i právnické osoby).

Z vyššie uvedeného vyplýva, že na väčšinu podnikateľov a živnostníkov sa nevzťahuje povinnosť vyhotoviť registratúrny poriadok a registratúrny plán, ale je potrebné, aby si plnili len niektoré povinnosti vyplývajúce zo zákona o archívoch a registratúrach. Napr. evidovať záznamy, ktoré vznikli z ich činnosti a došlé záznamy, zabezpečiť trvanlivosť registratúrneho záznamu, umiestniť registratúru v priestoroch alebo na technických zariadeniach, ktoré zaručujú jej zachovanie, označiť registratúrne záznamy, ku ktorým chcú obmedziť prístup, obmedziť prístup k registratúrnym záznamom obsahujúcim osobné údaje.

Ako dlho archivovať účtovnú dokumentáciu

Povinnosť uchovávať účtovnú dokumentáciu sa medzi jednotlivými druhmi dokumentov rôzni, ale spravidla platí, že väčšina dokumentov sa uchováva desať rokov, od skončenia roka, na ktorý sa vzťahuje.  O dĺžke doby uschovania dokladov hovoria § 35 a §36 zákona o účtovníctve.

Na obdobie 10 rokov po skončení roka, ktorého sa tieto dokumenty týkajú, je povinné archivovať dokumenty:

• účtovná závierka, výkazy, vybraných údajov z účtovných závierok a výročná správa,
• účtovné doklady, účtovné knihy, zoznamy účtovných kníh, zoznamy číselných
  znakov alebo iných symbolov a skratiek použitých v účtovníctve,
  odpisový plán, inventúrne súpisy, inventarizačné zápisy, účtový rozvrh,
• účtovné záznamy, ktoré sú nositeľmi informácie týkajúcej sa spôsobu vedenia účtovníctva a účtovné záznamy, ktorými sa určuje systém uchovávania účtovnej dokumentáci,
• konsolidované vykazovanie informácií o udržateľnosti materskej účtovnej jednotky so sídlom mimo územia členského štátu EÚ a dokument s názorom týkajúcim sa uistenia v oblasti konsolidovaného vykazovania informácií o udržateľnosti,
• správa audítora,
• správa o uistení v oblasti vykazovania informácií o udržateľnosti.

Lehoty na uchovávanie ostatných účtovných záznamov:

• správa s informáciami o dani z príjmov a správa o udržateľnosti počas piatich rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú,
• účtovné záznamy, ktoré sa týkajú správneho konania, trestného konania, konania pred súdom alebo iného konania, ktoré sa neskončilo, do konca účtovného obdobia nasledujúceho po účtovnom období, v ktorom sa skončila lehota na ich preskúmanie,
• účtovné doklady a iné účtovné záznamy, ktoré sa týkajú záručných lehôt a reklamačných konaní, počas doby, počas ktorej záručné lehoty alebo reklamačné konania trvajú,
• účtovné záznamy, ktoré sa týkajú nezinkasovaných pohľadávok alebo nezaplatených záväzkov, do konca účtovného obdobia nasledujúceho po účtovnom období, v ktorom došlo k ich inkasu alebo zaplateniu,
• ostatné účtovné záznamy počas doby určenej v registratúrnom pláne účtovnej jednotky tak, aby neboli porušené ostatné ustanovenia zákona o účtovníctve a osobitných predpisov.

Archivovať viac než 10 rokov, po uplynutí roka, ku ktorému sa dokumenty viažu, sa odporúča pri mzdových listoch 50 rokov a pri osobných spisoch zamestnancov 70 rokov.

Je potrebné ale upozorniť na situáciu, že v nadväznosti na zánik práva vyrubiť daň podľa § 69 daňového poriadku[2] môže dôjsť k postupu podľa § 69 ods. 2 daňového poriadku: v súvislosti so zánikom práva vyrubiť daň z príjmov je potrebné účtovné záznamy, podľa ktorých sa zisťuje alebo preveruje základ dane alebo iné skutočnosti rozhodujúce pre správne určenie základu dane alebo vznik daňovej povinnosti, uchovávať nielen 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa tieto záznamy týkajú, ale 10 rokov od konca roka, v ktorom vznikla povinnosť podať daňové priznanie, alebo v ktorom bol daňový subjekt povinný daň zaplatiť bez povinnosti podať daňové priznanie alebo v ktorom daňovému subjektu vznikol nárok na uplatnenie sumy podľa osobitných predpisov.

Daňové priznanie k dani z príjmov sa podáva po uplynutí zdaňovacieho obdobia, čiže nasledujúci rok po skončení účtovného obdobia. Preto sa 10 ročná lehota na uchovávanie vyššie uvedených účtovný záznamov „predlžuje“ na 11 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa tieto záznamy týkajú.

Ako príklad si uveďme účtovné obdobie kalendárneho roka 2018. Podľa zákona o účtovníctve by sa archivovali záznamy do 31.12.2028. Povinnosť podať daňové priznanie
k dani z príjmov za zdaňovacie obdobie (účtovné obdobie) roka 2018 by bola v roku 2019, preto ak by došlo k aplikácii § 69 ods. 2 daňového poriadku, je potrebné doklady (záznamy), podľa ktorých sa zisťuje alebo preveruje základ dane alebo iné skutočnosti rozhodujúce pre správne určenie dane alebo vznik daňovej povinnosti, archivovať až do 31.12.2029.

Všetky uvedené lehoty platia aj pre prípad, že podnikateľ ukončil svoju činnosť likvidáciou bez právneho nástupcu. V tom prípade je podnikateľ povinný pred svojím zánikom bez právneho nástupcu informovať daňový úrad o zabezpečení uchovania jeho účtovnej dokumentácie inou účtovnou jednotkou alebo fyzickou osobou.

[1] Ministerstvo vnútra SR vydalo orientačnú pomôcku k určeniu povinnosti vypracovať registratúrny poriadok
a registratúrny plán v súlade s § 16 ods. 2 písm. b), ods. 3 až 5 zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach
v znení zákona č. 266/2015 Z. z. a § 4 vyhlášky Ministerstva vnútra SR č. 628/2002 Z. z. v znení vyhlášky
Ministerstva vnútra SR č. 92/2013 Z. z., ktorý je prístupný na stránke Ministerstva vnútra SR.

[2] Zákon č. 563/2009 Z. z.  o správe daní (daňový poriadok) a o zmene a doplnení niektorých zákonov

Autorom článku je Ing. Katarína Serinová