Ako dlho musíte archivovať účtovnú dokumentáciu

Podnikateľ, ktorý vedie účtovníctvo, čiže je účtovnou jednotkou, počas svojej činnosti vygeneruje a aj zhromažďuje množstvo účtovných dokladov. Podľa zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve § 31 účtovnú dokumentáciu tvorí súhrn všetkých účtovných záznamov. Účtovným záznamom je údaj, ktorý je nositeľom informácie týkajúcej sa predmetu účtovníctva alebo spôsobu jeho vedenia. Ide najmä o účtovné doklady, účtovné zápisy, účtovné knihy, odpisový plán, účtovnú závierku, výročnú správu a pod.

Listinné či elektronické účtovné záznamy

Vzhľadom na to, že prevedenie písomného záznamu do elektronickej, resp. technickej podoby dnes nie je nič náročné, je pochopiteľné, že podnikatelia dávajú prednosť elektronickej podobe účtovných dokladov. Je veľmi rozšírené zasielanie napr. faktúr, ale aj objednávok a iných dokladov súvisiacich s účtovníctvom, prostredníctvom emailu. Zákon o účtovníctve pozná dve formy účtovného záznamu – písomnú a technickú, pričom sú obe formy rovnocenné.

Z uvedeného vyplýva, že podnikateľ môže viesť účtovníctvo aj v elektronickej podobe, avšak v praxi sa stáva, že časť dokladov dostáva v písomnej, čiže papierovej podobe. Tu nastáva problém pri archivácii, ak chce archivovať účtovné doklady v iba v elektronickej podobe.

Ak vedie účtovná jednotka záznamy v technickej forme, a aj ich v technickej forme archivuje, je povinná na požiadanie umožniť oprávneným osobám zoznámiť sa s obsahom v technickej forme, a to počas celej doby, akú musí tieto záznamy uchovávať. Tiež je potrebné, aby bol podnikateľ schopný technickými prostriedkami previesť tieto záznamy z technickej formy do čitateľnej podoby. Zároveň musí zabezpečiť, aby sa obsah záznamu v novej forme zhodoval s obsahom účtovného záznamu v starej forme. Táto povinnosť môže byť splnená dvom spôsobmi:

1. podnikateľ predloží záznam v starej aj novej podobe, čiže predloží technickú aj písomnú podobu záznamu, alebo
2. zhodnosť záznamov preukáže iným nespochybniteľným spôsobom, ktorý nie je v legislatíve určený.

Iný nespochybniteľný spôsob preukázania zhody dvoch foriem úschovy záznamov, čiže písomnej a technickej, je napr. zaručená konverzia, ktorá je uvedená v zákone o e-Governmente.[1]

Súčasťou každého konvertovaného dokumentu je osvedčovacia doložka, ktorej obsahové a formálne náležitosti sú vymedzené v zákone o e-Governmente. Osvedčovacia doložka obsahuje popis bezpečnostných prvkov, ktoré obsahoval pôvodný dokument, a nový dokument je opatrený bezpečnostným prvkom, tzn.:

• ak ide o autorizáciu v listinnej podobe je bezpečnostným prvkom pečiatka, podpis;
• ak ide o autorizáciu v elektronickej podobe je bezpečnostným prvkom kvalifikovaný elektronický podpis a kvalifikovaná elektronická pečať.

Ďalším spôsobom je overenie zhody starého a nového záznamu u notára, čo je krajne nepraktické.

Z vyššie uvedeného vyplýva, že účtovná jednotka môže skartovať papierové faktúry a archivovať ich len v elektronickej podobe, avšak pod podmienkou, že nová elektronická forma účtovného záznamu musí byť nespochybniteľná čo do obsahu, musí byť zabezpečená pred zneužitím, poškodením, zničením, neoprávnenými zásahmi do nej a neoprávneným prístupom k nej. V prípade, že nepoužije žiadnu metódu overenia zhodnosti týchto foriem, musí archivovať dokumenty v písomnej (listinnej) aj v technickej (digitálnej) podobe, ak časť agendy dostáva a vedie elektronicky.

Pripravovaná zmena od 1.1.2022

Pripravuje sa novela zákona o účtovníctve s predpokladanou účinnosťou 1.1.2022, ktorá zjednoduší transformáciu účtovného dokladu z listinnej do elektronickej podoby, kedy bude možné okrem zaručenej konverzie použiť aj skenovanie, čím sa výrazne celý proces zjednoduší. Tiež bude možné uskutočňovať spracovanie a výmenu účtovných záznamov v rámci účtovnej jednotky aj medzi účtovnými jednotkami vo forme elektronickej výmeny údajov prostredníctvom aplikačného programu (príprava na e-faktúru s predpokladom zavedenia od 2023).

Z uvedeného vyplýva, že dokázanie zhody medzi listinnou formou a elektronickou formou účtovného záznamu nebude prekážkou na prevod písomných účtovných dokumentov do elektronickej podoby a ich následná archivácia iba v elektronickej podobe. Návrh zákona priamo uvádza, že nie je potrebné uchovávať listinný účtovný záznam, ak bol transformovaný na elektronický účtovný záznam.

Uvedené ustanovenie mimoriadne pomôže k tomu, aby sa odbúrala archivácia písomností v papierovej podobe, znížila sa potreba skladovacích priestorov na archivovanie písomných dokumentov a v neposlednej rade je možné rapídne znížiť spotrebu papiera, čiže táto úprava zákona môže mať aj ekologický rozmer.

Povinnosti účtovnej jednotky pri archivácii účtovnej dokumentácie

Účtovná jednotka, podnikateľ, má povinnosť zabezpečiť ochranu účtovnej dokumentácie proti strate, odcudzeniu, zničeniu a lebo poškodeniu, rovnako zabezpečiť ochranu technických prostriedkov, nosičov informácií a programového vybavenia pred ich zneužitím, zničením, neoprávnenými zásahmi do nich, neoprávneným prístupom k nim, stratou alebo odcudzením. Rovnako musí uchovávať účtovnú dokumentáciu počas určenej lehoty, a tiež je povinný zabezpečiť uchovanie účtovných záznamov pred svojím zánikom alebo pred skončením podnikania alebo inej zárobkovej činnosti.

Nakladanie s účtovou dokumentáciou upravujú všeobecné predpisy o archívnictve, a to zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov a vyhláška Ministerstva vnútra SR č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.

Zároveň tieto predpisy určujú, kto je povinný vyhotoviť registratúrny poriadok a registratúrny plán.[2]

Registratúrny poriadok a registratúrny plán musia vyhotoviť iba pôvodcovia registratúry I. kategórie, ktorými sú napr.: orgány verejnej moci (ústredné orgány, štátnej správy, orgány štátnej správy, orgány územnej samosprávy), právnické osoby zriadené  orgánmi verejnej moci, právnické osoby založené orgánmi verejnej moci, ak tak určilo ministerstvo, právnické osoby zriadené zákonom, podnikateľské subjekty s majetkovou účasťou orgánu verejnej moci alebo ním založené a zriadené, ak tak určilo ministerstvo.

Iba registratúrny plán musia vyhotoviť pôvodcovia registratúry kategórie II., a to: všetky subjekty, ktoré nepatria do I. ani do III. kategórie,  vzdelávacie inštitúcie neštátne, vrátane cirkevných škôl, právnické osoby konajúce vo verejnom záujme, podnikateľské subjekty z činnosti ktorých vznikajú archívne dokumenty, ústredné orgány alebo im na roveň postavené subjekty politických strán, nadácií, občianskych združení, neštátne fondy, registrované cirkvi a náboženské   spoločnosti, nemocnice.

Povinnosť vypracovať registratúrny plán a registratúrny poriadok nemajú: všetky subjekty, ktoré nepatria do I. ani do II. Kategórie, pôvodcovia registratúry, z činnosti ktorých nevznikajú  archívne dokumenty, fyzické a právnické osoby podnikajúce na základe živnostenského oprávnenia alebo  iného oprávnenia podľa osobitného predpisu, základné (miestne) organizácie politických strán, občianskych združení, pôvodcovia registratúry, ktorých výsledky činnosti sú predmetom autorského práva (fyzické i právnické osoby).

Z vyššie uvedeného vyplýva, že na podnikateľov a živnostníkov sa nevzťahuje povinnosť vyhotoviť registratúrny poriadok a registratúrny plán, ale je potrebné, aby si vyhotovili smernicu o archivácii, kde bude uvedená forma archivovania dokumentov, spôsob uloženia, kto je zodpovedný za archiváciu, spôsob ochrany archivovaných dokumentov.

Ako dlho archivovať účtovnú dokumentáciu

Povinnosť uchovávať účtovnú dokumentáciu sa medzi jednotlivými druhmi dokumentov rôzni, ale spravidla platí, že väčšina dokumentov sa uchováva desať rokov, od skončenia roka, na ktorý sa vzťahuje.  O dĺžke doby uschovania dokladov hovoria § 35 a §36 zákona o účtovníctve.

Na obdobie 10 rokov po skončení roka, ktorého sa tieto dokumenty týkajú, je povinné archivovať dokumenty:

• účtovná závierka, výkazy, vybraných údajov z účtovných závierok a výročná správa,
• účtovné doklady, účtovné knihy, zoznamy účtovných kníh, zoznamy číselných
  znakov alebo iných symbolov a skratiek použitých v účtovníctve,
  odpisový plán, inventúrne súpisy, inventarizačné zápisy, účtový rozvrh,
• účtovné záznamy, ktoré sú nositeľmi informácie týkajúcej sa spôsobu vedenia účtovníctva a ktorými účtovná jednotka dokladuje formu vedenia účtovníctva,
• účtovné záznamy,
• správa audítora,
• Účtovné záznamy, ktoré sa týkajú správneho konania, trestného
  konania, konania pred súdom alebo iného konania, ktoré sa neskončilo,
• účtovné záznamy, podľa ktorých sa zisťuje alebo preveruje základ dane alebo iné skutočnosti rozhodujúce pre správne určenie dane alebo vznik daňovej povinnosti,
• účtovné doklady a iné účtovné záznamy, ktoré sa týkajú záručných lehôt a reklamačných konaní,
• účtovné záznamy, ktoré sa týkajú nezinkasovaných pohľadávok alebo nezaplatených záväzkov,
• kniha analytickej evidencie pohľadávok a knihy analytickej evidencie záväzkov, účtovné záznamy, ktoré vyplývajú z priameho styku s cudzinou z doby pred 1.1.1949, a účtovnú závierku vzťahujúcu sa na prevod majetku na iné právnické osoby alebo
  fyzické osoby, vykonaný podľa osobitného predpisu.

Archivovať viac než 10 rokov, po uplynutí roka, ku ktorému sa dokumenty viažu, je povinné pri ročných mzdových listoch, a to 50 rokov a zamestnanecký spis do 70 rokov.

Je potrebné ale upozorniť na situáciu, že v nadväznosti na zánik práva vyrubiť daň podľa § 69 daňového poriadku[3], dochádza k postupu podľa § 69 ods. 2 daňového poriadku: v prípadne zániku práva vyrubiť daň z príjmov, keď je potrebné účtovné záznamy, podľa ktorých sa zisťuje alebo preveruje základ dane alebo iné skutočnosti rozhodujúce pre správne určenie základu dane alebo vznik daňovej povinnosti uchovávať nielen 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa tieto záznamy týkajú, ale 10 rokov od konca roka, v ktorom vznikla povinnosť podať daňové priznanie, alebo v ktorom bol daňový subjekt povinný daň zaplatiť bez povinnosti podať daňové priznanie, alebo v ktorom daňovému subjektu vznikol nárok na uplatnenie sumy podľa osobitných predpisov.

Daňové priznanie k dani z príjmov sa podáva po uplynutí zdaňovacieho obdobia, čiže nasledujúci rok po skončení účtovného obdobia. Preto sa 10 ročná lehota na uchovávanie vyššie uvedených účtovný záznamov „predlžuje“ na 11 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa tieto záznamy týkajú.

Ako príklad si uveďme účtovné obdobie kalendárneho roka 2018, by sa podľa zákona o účtovníctve archivovali záznamy do 31.12.2028. Povinnosť podať daňové priznanie
k dani z príjmov za zdaňovacie obdobie (účtovné obdobie) roka 2017 by bolo v roku 2018, preto ak by došlo k aplikácii § 69 ods. 2 daňového poriadku, je potrebné doklady (záznamy), podľa ktorých sa zisťuje alebo preveruje základ dane alebo iné skutočnosti rozhodujúce pre správne určenie dane alebo vznik daňovej povinnosti archivovať až do 31.12.2029.

Všetky uvedené lehoty platia aj pre prípad, že podnikateľ ukončil svoju činnosť likvidáciou bez právneho nástupcu.

[1] § 35 až 39 zákona  č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov

[2] Ministerstvo vnútra SR vydalo orientačnú pomôcku k určeniu povinnosti vypracovať registratúrny poriadok
a registratúrny plán v súlade s § 16 ods. 2 písm. b), ods. 3 až 5 zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach
v znení zákona č. 266/2015 Z. z. a § 4 vyhlášky Ministerstva vnútra SR č. 628/2002 Z. z. v znení vyhlášky
Ministerstva vnútra SR č. 92/2013 Z. z., ktorý je prístupný na stránke Ministerstva vnútra SR.

[3] Zákon č. 563/2009 Z. z.  o správe daní (daňový poriadok) a o zmene a doplnení niektorých zákonov

Autorom článku je Ing. Katarína Serinová