Ako čo najjednoduchšie zariadite prenos dát do nového účtovného programu

Jednou z najčastejších obáv pri prechode na nový účtovný systém je, či prebehne prenos všetkých dokladov alebo skladových položiek v poriadku. Priblížime vám, ako migrácia dát do nového systému funguje a čo urobiť, aby všetko prebehlo hladko. 

Ako dlho prenos trvá a ako ho naplánovať

Väčšina účtovných systémov dokáže najdôležitejšie dáta importovať do XML súboru, ktorý potom nahráte do svojho nového účtovného systému. Celá operácia zaberie pár minút. Týmto spôsobom však premiestnite len tie najdôležitejšie dáta ako doklady či zásoby – zvyšné dáta musíte prekopírovať alebo prepísať ručne. Napríklad e-mailovú korešpondenciu pri kontaktoch v adresári, prílohy pri dokladoch či popisy pri tovare.

Ručný prenos dodatočných dát môže trvať pokojne niekoľko dní až týždňov. Počas konzultácie preto s novým dodávateľom podrobne rozoberte, ktoré dáta potrebujete preniesť a koľko ich je – zistíte časový odhad, ktorý vám uľahčí následné plánovanie.

Všeobecne odporúčame naplánovať si celý proces implementácie na (ideálne predĺžený) víkend alebo napríklad na vianočné prázdniny, kedy je typicky menej práce. Na nový jednoduchý účtovný program nikdy neprechádzajte v sezónnej špičke. 

Čo zariadiť pred prenosom dát

Než sa pustíte do samotného prenosu dát, naplánujte si, čo všetko chcete do nového programu presunúť. Prejdite všetky dokumenty, doklady či kontakty a všetko si podrobne spíšte. 

Nestačí povedať, že chcete presunúť kontakty na klientov, ale konkrétne informácie z kontaktov – napríklad PSČ, bankové účty, e-mailovú komunikáciu a pod. Odporúčame toho preniesť čo najviac, pretože skôr či neskôr môžete tieto informácie znova potrebovať. 

Akonáhle budete mať jasno, čo za dáta chcete presunúť, všetky tieto dáta si zálohujte. Zálohu robíte kvôli tomu, aby ste o svoje dáta neprišli, keby sa počas migrácie niečo pokazilo, a zároveň z nej potom ručne kopírujete tie dáta, ktoré systém nedokáže importovať automaticky.

Ak svoje dáta zálohujete priebežne (čo kvôli bezpečnosti odporúčame), môžete tento krok preskočiť. Väčšina kvalitných účtovných programov má na zálohovanie dát priamo funkciu, ktorá vám proces uľahčí, tak sa po nej najskôr poobzerajte, nech zbytočne nestrácate čas ručným zálohovaním. 

Ideálne dáta zálohujte na firemný server, externý disk či iné fyzické médium, ktoré budete mať neustále na očiach. Môžete ale využiť aj bezpečné cloudové úložisko, ktorému dôverujete. Keď budete v ďalšej fáze doklady či tovar exportovať do jedného súboru (viď. Export dát), stačí, keď ich zálohujete v tejto podobe. 

Export dát

Pozor: Presný postup migrácie dát sa líši program od programu, a preto vám v tejto časti len priblížime všeobecné princípy.

Prvým krokom pri prenose dát je export najdôležitejších dát do jedného či viacerých štruktúrovaných súborov. Akonáhle budete mať nový účtovný systém, oslovte svojho predchádzajúceho dodávateľa a poproste ho o pomoc s exportom svojich existujúcich dát do štruktúrovaného formátu – často sa využíva napríklad excelovská tabuľka s príponou .xls alebo XML súbor. Niektoré účtovné programy majú túto funkciu priamo zabudovanú a dáta zvládnete exportovať sami.

Z predchádzajúceho systému odporúčame exportovať minimálne dáta, ktoré sú nevyhnutné pre chod firmy, teda: 

• vystavené a prijaté faktúry,
• zálohové faktúry,
• dobropisy,
• záväzky a pohľadávky,
• zásoby vrátane skladových kariet,
• adresár.

Export dopredu skonzultujte aj so svojím novým dodávateľom, ktorý zistí, či je exportovaný súbor v správnom formáte a či v ňom niektoré dôležité údaje nechýbajú. 

Import dát

Teraz musíte exportované dáta dostať do nového systému. Ak je dodávateľ nového systému solídny, s importom vám pomôže, ale inak majú všetky väčšie účtovné systémy import vyvinutý tak, že by ste ho mali zvládnuť aj sami.

Pred importom nastavíte, ktoré doklady a informácie má nový systém zo súboru vyčítať. Potom už len spustíte import a za chvíľu máte dáta prenesené. Napríklad účtovný systém Money S3 má pre tieto účely modul XML DE Profi alebo Import dokladov z Excelu, ktorý uľahčuje migráciu dát, a naviac pomáha aj neskôr napríklad pri nahratí nového katalógu tovaru od dodávateľa.

Po importe týchto základných dát môžete v novom účtovnom programe normálne pracovať. Ručným prenosom zvyšných dát poverte zamestnancov, ktorí budú napríklad kopírovať prílohy ku kontaktom v adresári alebo dopĺňať popisy k tovaru v sklade zo zálohy, ktorú ste si predtým vytvorili. To môže v závislosti od množstva dát trvať dni až mesiace. 

 

Stručne zhrnuté: 

• doklady, zásoby či adresár importujete z dokumentu,
• prílohy, popisy kariet alebo uložené e-maily prekopírujete ručne zo zálohy.