Zle vedený sklad je časovaná bomba: Zistite, prečo a kedy prejsť na elektronické skladové hospodárstvo

Úprava cenových hladín, výdaj tovaru alebo napríklad dohľadanie starej príjemky. To všetko zaberie s papierovou evidenciou niekoľko minút, ale so skladovým systémom to zvládnete na pár kliknutí. Prečítajte si, aké sú výhody elektronického skladového hospodárstva a ako zistíte, že je najvyšší čas prejsť naň. 

Čo je skladové hospodárstvo

Skladové hospodárstvo je spôsob, ktorým firmy spravujú svoje sklady, evidujú stav svojho tovaru alebo sledujú skladové pohyby. Každá firma, ktorá nakupuje tovar do zásoby, má podľa zákona o účtovníctve povinnosť viesť skladové hospodárstvo.

Skladové hospodárstvo je možné viesť rôznymi spôsobmi. Niektoré firmy ho stále vedú po starom v papierových formulároch alebo excelovských tabuľkách, iné využívajú elektronické skladové systémy, ktoré zamestnancom šetria prácu a znižujú náklady na prevádzku. Prečítajte si, kedy sa oplatia skladové systémy zadarmo. 

Kedy prejsť na elektronický skladový systém

Skladový systém (či už samostatný alebo ako súčasť iného systému) je dnes firemným štandardom všetkých stredných a veľkých firiem. Niektoré malé firmy si síce vystačia s papiermi a ručnou prácou, ale aj im sa investícia do skladového systému v dlhodobom horizonte oplatí, pretože ušetria prácu zamestnancom a chod skladu sa zrýchli.

Elektronické skladové hospodárstvo zvážte predovšetkým, keď: 

• chcete obchod prepojiť s e-shopom,
• pravidelne zápasíte s vratkami a zámenami tovaru,
• kvôli ručnému prepisovaniu nestíhate vybavovať objednávky,
• spätné dohľadanie dokladov trvá neúnosne dlho,
• si včas nevšimnete, že máte vypredaný tovar alebo ho naopak máte nadbytok,
• chcete mať lepší prehľad o zisku, výdavkoch alebo napríklad cash flow,
• chcete zrýchliť inventúry,
• vychystávanie objednávok trvá príliš dlho a skladníci nestíhajú
• alebo nedostatočne využívate kapacitu svojho skladu.

Prínosy elektronickej skladovej evidencie

Prehľadné skladové karty a včasné objednávky

V skladovom systéme si vytvoríte zoznam tovaru a každej položke pridelíte skladovú kartu. Na skladovej karte evidujete názov tovaru, cenu, katalógové označenie aj minimálny alebo maximálny objem zásoby. Typicky môžete priložiť aj fotografiu výrobku, čo skladníkom uľahčí orientáciu v tovare a ľahšie si pri výdaji overia, či vyskladnili správny výrobok. Informácie na skladovej karte môžete prepísať aj do informačného systému alebo e-shopu.

Vďaka limitu pre minimálny objem zásob vás systém včas upozorní na to, že zásoby dochádzajú a je potrebné objednať nové. Pokročilejšie skladové systémy vám pri tejto situácii rovno vytvoria objednávku, ktorú len skontrolujete a odošlete dodávateľom.

S riadeným skladovým hospodárstvom sa tiež zbavíte starostí s exspiračnou dobou tovaru. Pri každom tovare totiž evidujete dátum exspirácie a sklad si nastavíte napríklad tak, aby automaticky vydával tovar s najbližším dátumom exspirácie. 

Ľahká a prehľadná cenotvorba

Skladové systémy zjednodušujú tvorbu cenových hladín. Na pár kliknutí preceníte pokojne celý sklad. Výhodou je, že cenu upravíte napríklad pre celé skupiny tovaru naraz, takže si zrýchlite rutinnú prácu.

Používať môžete aj rôzne predajné ceny pre konkrétne skupiny zákazníkov. Ak máte napríklad špeciálnu ponuku pre VIP zákazníkov, nastavíte pre nich výhodnú cenovú hladinu. Keď vám jeden z týchto zákazníkov pošle objednávku, zvolíte príslušnú cenovú hladinu a ušetríte si prácu s ručnou úpravou ceny. Pre konkrétnych zákazníkov vytvoríte aj individuálne cenníky. 

Dohľadávanie a tvorba dokladov

Systém skladového hospodárstva umožňuje aj evidenciu tovaru podľa výrobných čísel. Vďaka tomu presne viete, komu ste ktorý kus predali. Využijete to napríklad pri riešení vratiek alebo zámene tovaru. Všetky skladové doklady si v systéme vyfiltrujete napríklad podľa výrobného čísla a zistíte, kde sa stala chyba.

Podobne ako v účtovných programoch vám tvorbu skladových dokladov uľahčia šablóny. Predajky, príjemky, výdajky, prevodky a ďalšie doklady vytvoríte už predvyplnené, takže ušetríte ďalší kus práce s ručným vypisovaním. 

Vylepšenie skladového systému

Skladové systémy sú najefektívnejšie, keď k nim dokúpite čítačky čiarových kódov pre skladníkov. Výrazne tak urýchlite príjem a výdaj tovaru. Skladníci nemusia položky ručne zavádzať do systému, ale jedným pohybom zariadenia načítajú čiarové kódy a stav tovaru v systéme sa zmení. Čítačky prídu vhod aj pri inventúrach. Jednoducho napípate celý sklad a systém vám výsledok inventúry spočíta.

Ďalším nevyhnutným vylepšením je prepojenie s e-shopom. Nemusíte ručne upravovať stav tovaru po každej objednávke, ale dáta z e-shopu sa automaticky prepíšu do skladu. Stav tovaru na e-shope tak bude vždy odpovedať aktuálnemu stavu tovaru na sklade.

Ak uvažujete nad skladovým systémom aj vy, zoznámte sa s nástrojom Money S3 Sklad. Jeho súčasťou je aj modul Skladové hospodárstvo a objednávky, ktorý obsahuje všetky funkcie uvedené v článku.