Skladové programy a systémy zdarma: kedy sa vyplatia a aké majú obmedzenie?

Skladové hospodárstvo si teoreticky môžete viesť zdarma v Exceli, tento variant je ale vhodný skutočne iba pre drobných podnikateľov, ktorí majú veľmi malé sklady maximálne s desiatkami produktov a skladových pohybov. Akonáhle sklad rastie, je skladová evidencia v exceli neprehľadná a zaberie vám zbytočne veľa času.

Pri rozhodovaní o obstaraní softwaru pre skladové hospodárstvo najskôr narazíte na dva typy systémov:

• Freeware skladové programy zdarma
• Platené skladové systémy, ktoré ponúkajú obmedzenú verziu zdarma.

Aké sú výhody a nevýhody obidvoch riešení?

Freeware skladové programy

Najväčšou výhodou týchto systémov je, že umožňujú vedenie skladovej evidencie zdarma a oproti excelu obvykle ponúkajú viac funkcií a prehľadnejšie rozhranie. Pre drobných podnikateľov tento variant môže byť zaujímavý, na druhú stranu skrýva nemalé riziká.

Myslite na to, že pri skladovom systéme zdarma nemáte žiadnu záruku ani garanciu. Musíte počítať s tým, že:

• dodávateľ môže vývoj/podporu skladového programu kedykoľvek zo dňa na deň ukončiť a vy môžete prísť o svoje dáta,
• dodávateľ negarantuje legislatívnu správnosť skladového systému, takže pokiaľ sa napríklad zmení legislatíva ohľadom oceňovania zásob, vy musíte zmeniť program, alebo všetko prepočítavať ručne,
• dodávateľ z logiky veci neponúka žiadnu zákaznícku podporu, takže s akýmikoľvek problémom si musíte poradiť sami,
• dodávateľ negarantuje zabezpečenie vašich dát, freeware skladové programy často sťahujete z nedôveryhodných webov bez SSL certifikátu,
• program obvykle nemá možnosť integrácie, takže jej napríklad nemôžete napojiť na svoj účtovný systém alebo e-shop, ale všetko riešite oddelene vo viacerých prostrediach,
• program má obvykle iba niekoľko základných funkcií, ktoré pravdepodobne časom prerastiete.

Odporúčame, aby ste si pred inštaláciou freeware skladového programu minimálne zistili, v akom formáte program ukladá dáta a aké možnosti exportu ponúka, aby ste prípadne v budúcnosti mohli prejsť na iný systém. Ďalším z rizík freeware skladových systémov je to, že pri probléme nemáte komu zavolať a požiadať o pomoc.

Platené skladové systémy s obmedzenou verziou zdarma

Bezpečnejším a pohodlnejším variantom pre začínajúcich podnikateľov sú platené skladové systémy alebo skladové moduly, ktoré ponúkajú obmedzenou verziou zdarma. Toto obmedzenie najčastejšie spočíva v:

• obmedzenom skúšobnom období, kedy dostanete v dispozícii skladový program so všetkými jeho funkciami, ale len napr. na 30 dní,
• alebo v obmedzenom počte zápisov, napr. skladových kariet alebo skladových pohybov, ale program môžete používať neobmedzene dlho, pokiaľ nedosiahnete limit.

Pri obidvoch variantoch časom narazíte na strop a musíte prejsť na platenú verziu, prípadne na iný systém, avšak pri týchto systémoch to môže trvať niekoľko mesiacov alebo aj rokov. Začiatok formulára

Typickým príkladom takéhoto systému je Money S3. Nejde o rýdzo skladový systém, ale účtovný program, ktorý mimo iného ponúka prepracovaný modul skladového hospodárstva. Vo verzii zdarma je obmedzený na 500 skladových pohybov, takže menším firmám môže zdarma slúžiť niekoľko mesiacov. Účtovný program si môžete vyskúšať zadarmo vo verzii Money S3 Start.

Jana Novotná sa s Money S3 prvýkrát stretla, keď bola zamestnaná ako riaditeľka menšej maloobchodnej firmy. Spoločnosť práve prechádzala zo starého softvéru na komplexný účtovný program. Majitelia zvažovali niekoľko možností a nakoniec si vybrali Money S3. „Technicky bolo lepšie riešené ako ostatné programy. Má napríklad veľmi dobré napojenie na sklad,“ spomína Jana Novotná majiteľka účtovníckej firmy.

Isté je, že pri týchto programoch aj v skúšobnej verzii odpadajú všetky riziká freewarových programov – sú pravidelne aktualizované, máte nárok na zákaznícku podporu aj väčšiu istotu, že sú vaše dáta v bezpečí. Naviac je ich možné integrovať s ďalšími systémami, prípadne sú priamo ich súčasťou. Až raz firma vyrastie a skladový modul zdarma prestane stačiť, jednoducho prepnete na platenú verziu.

Autorom článku je Ing. Katarína Serinová