Skladové programy a systémy zadarmo: Kedy sa oplatia a aké majú obmedzenia?

Ak máte maličký sklad s niekoľkými alebo desiatkami produktov, možno ste uvažovali o zaobstaraní bezplatného skladového programu. Akokoľvek je ale myšlienka freeware skladového systému lákavá, dávajte si pozor na skryté riziká, ktoré sú s ním spojené. 

Skladové hospodárstvo si teoreticky môžete viesť zadarmo v Exceli, tento variant je ale vhodný skutočne len pre drobných podnikateľov, ktorí majú veľmi malé sklady maximálne s desiatkami produktov a skladových pohybov. Akonáhle skladové zásoby rastú, je skladová evidencia v Exceli neprehľadná a zaberie vám zbytočne veľa času. 

Pri rozhodovaní o zaobstaraní bezplatného softwaru na skladové hospodárstvo najčastejšie narazíte na dva typy systémov: 

• freeware skladové programy zadarmo
• a platené skladové systémy, ktoré ponúkajú obmedzenú verziu zadarmo.

Aké sú výhody a nevýhody oboch skladových riešení? 

Freeware skladové programy

Najväčšou výhodou týchto systémov je, že umožňujú vedenie skladovej evidencie zadarmo a oproti Excelu zvyčajne ponúkajú viac funkcií a prehľadnejšie rozhranie. Pre drobných podnikateľov môže byť tento variant zaujímavý, na druhej strane v sebe ukrýva nemalé riziká. 

Myslite totiž na to, že pri bezplatnom skladovom systému nemáte žiadnu záruku ani garanciu. Musíte počítať s tým, že: 

• dodávateľ môže vývoj/podporu skladového programu kedykoľvek zo dňa na deň ukončiť a je dosť možné, že prídete o všetky svoje dáta,
• dodávateľ negarantuje legislatívnu správnosť skladového riešenia, takže ak sa napríklad zmení legislatíva ohľadom oceňovania zásob, vy musíte zmeniť program alebo všetko prepočítavať ručne,
• dodávateľ z logiky veci neponúka žiadnu zákaznícku podporu, takže s akýmkoľvek problémom si musíte poradiť sami,
• dodávateľ negarantuje zabezpečenie vašich dát, freeware skladové programy dokonca často sťahujete z veľmi zastaralých a nedôveryhodných webov s chýbajúcim SSL certifikátom,
• skladové riešenie zvyčajne nemá možnosť integrácie, takže ho napríklad nemôžete napojiť na svoj účtovný systém alebo e-shop, ale všetko riešite oddelene vo viacerých prostrediach,
• program má zvyčajne len niekoľko základných funkcií, ktoré pravdepodobne časom prerastiete.

Odporúčame, aby ste si pred inštaláciou freeware skladového programu minimálne zistili, v akom formáte program ukladá dáta a aké možnosti exportu ponúka, aby ste prípadne v budúcnosti mohli prejsť na iný systém. 

Platené skladové systémy s obmedzenou verziou zadarmo

Bezpečnejším a pohodlnejším variantom sú pre začínajúcich podnikateľov platené skladové systémy alebo skladové moduly, ktoré ponúkajú obmedzenú verziu zadarmo. Toto obmedzenie najčastejšie spočíva v: 

• obmedzenom skúšobnom období, kedy dostanete k dispozícii skladový program so všetkými jeho funkciami, ale len napríklad na 30 dní,
• alebo v obmedzení počtu zápisov – napríklad skladových kariet alebo skladových pohybov – kedy môžete program neobmedzene používať tak dlho, dokým nenarazíte na limit.

Pri oboch variantoch časom narazíte na strop a musíte prejsť na platenú verziu, prípadne na iný systém. Avšak pri tých programoch, kde ste limitovaní počtom skladových kariet alebo skladových pohybov, môže táto doba trvať niekoľko mesiacov alebo aj rokov. 

Typickým príkladom takého systému je Money S3 Štart. Nejde o rýdzo skladový systém, ale účtovný program, ktorý mimo iného ponúka prepracovaný modul skladového hospodárstva. 

V bezplatnej verzii je obmedzený 500 skladovými pohybmi, takže menším firmám môže zadarmo slúžiť pokojne aj niekoľko mesiacov. 

Isté je, že pri týchto systémoch aj v skúšobnej verzii odpadajú všetky riziká freeware programov – sú pravidelne aktualizované, máte nárok na zákaznícku podporu aj väčšiu istotu, že vaše dáta sú v bezpečí. Naviac ich možno integrovať s ďalšími systémami, prípadne sú priamo ich súčasťou. A až raz vyrastiete a skladový modul zadarmo prestane stačiť, jednoducho „prepnete“ na platenú verziu. 

Výhody skladového riešenia Money S3

V skladovom module v Money S3 môžete evidovať neobmedzené množstvo skladov. Či už ich spravujete viac či iba jeden, v zoznamoch tovaru sa rýchlo zorientujete vďaka členeniu na skladové skupiny a podskupiny. Každý tovar má svoju skladovú kartu, v ktorej nájdete: 

• názov,
• cenu,
• katalógové označenie
• a minimálny aj maximálny objem tovaru.

Do skladových kariet priložíte tiež fotografie, čo uľahčí skladníkom orientáciu v tovare. 

V skladovom module môžete pracovať aj s cenníkmi. Každej skladovej karte priradíte až desať cenových hladín, pričom jedna je základná a deväť dealerských. Okrem cenových hladín môžete obchodným partnerom vytvoriť aj individuálne cenníky. Všetky typy zliav môžete v systéme vzájomne kombinovať. 

Akonáhle Money S3 prepojíte s pokladničnými systémami, uvidíte, ako sa darí vašim predajom aj koľko tovaru máte skladom. So skladom jednoducho prepojíte aj e-shop pomocou modulu E-shop konektor a vyhnete sa prepisovaniu dát z jedného systému do druhého. 

Systém za vás postráži aj vyskladňovanie správneho tovaru. Ak napríklad predávate tovar s dobou trvanlivosti, nastavíte si, aby systém automaticky vydával tovar s najbližším dátumom exspirácie. 

Keď urobíte fyzickú kontrolu tovaru, skladový program ju porovná s evidenciou v databáze. Automaticky vyhodnotí rozdiel medzi skladovou evidenciou zásob a ich skutočným stavom a vy ho v Money jednoducho zaúčtujete. 

Okrem inventúr si v Money S3 zobrazíte napríklad obrat zásob, alebo aký obrat máte podľa dodávateľov, predajcov, typu tovaru či jednotlivých skladov. Tieto prehľadové zostavy vám pomôžu pri analýze vášho portfólia a zlepšia cashflow. 

V skladových prehľadových zostavách rýchlo zistíte obrat tovaru napríklad podľa: 

• skladov,
• zásob,
• odberateľov,
• predajcov
• alebo stredísk.