Prepojovanie firemných systémov: aké sú výhody a ako na to s pomocou API

Prečo firmy prepájajú softvéry a aplikácie

Každá firma začne skôr alebo neskôr riešiť dilemu, či riadiť čo najviac firemných procesov z jedného systému (často napríklad z ERP alebo účtovného systému), alebo pre jednotlivé činnosti používať úzko špecializované nástroje (napríklad CRM pre obchod, fakturačnú aplikáciu pre fakturáciu a pod.). Obe majú svoje pre a proti.

Malé a stredné firmy častejšie využívajú viac menších, špecializovaných nástrojov, pretože ERP systém je pre nich príliš robustný a nezaobíde sa bez veľkej počiatočnej investície (napríklad za server, infraštruktúru a samotný softvér) aj priebežných nákladov na údržbu (napríklad IT špecialistov).

Príkladom takéhoto riešenia sú napríklad firmy, ktoré využívajú účtovný program Money S3 a prepojili ho s e-shopom, fakturačnou aplikáciou, CRM a prípadne špecializovaným systémom pre skladové hospodárstvo.

Veľké ERP alebo ekosystém menších riešení?

Keď si firmy budujú ekosystém špecializovaných nástrojov, majú presne tie funkcie, ktoré práve potrebujú. Tieto nástroje majú buď nižšiu obstarávaciu cenu, alebo sú cloudové a firmy za ne platia pravidelné mesačné poplatky, takže sú dostupnejšie.

Ďalšie dôvody, prečo firmy uprednostňujú ekosystémy menších nástrojov sú tie, že:

• chcú mať špecializované nástroje, ktoré ponúkajú pokročilejšie funkcie ako modul v jednom robustnom systéme,
• chcú mať k dispozícii viac dát na vyhodnocovanie,
• menšie systémy sú škálovateľné a flexibilnejšie, takže ich na rozdiel od ERP systému ľahšie prestanú používať, alebo naopak prejdú na pokročilejšiu verziu s viacerými funkciami,
• potrebujú funkcie špecifické pre ich trh alebo odbor, ktoré všeobecné moduly v ERP systéme neponúkajú.

Ako prepojenie nástrojov ovplyvňuje prácu a chod firmy

Keď firma pracuje v neprepojených systémoch, tak musí okrem iného:

• ručne prepisovať dáta medzi systémami,
• strážiť, aby boli dáta vo všetkých systémoch aktuálne,
• často preklikávať medzi systémami.

Prepojenie nástrojov tak firme zjednoduší prácu na dvoch úrovniach – z pohľadu dát a z pohľadu procesov.

Po prepojení nástrojov sa dáta medzi nástrojmi pravidelne synchronizujú, a to buď úplne automaticky alebo stlačením tlačidla. Medzi systémami sa potom prenášajú doklady, dokumenty alebo napríklad kontakty v adresári. To firme ušetrí hodiny až desiatky hodín mesačne, ktoré by zamestnanci trávili prepisovaním dát. Tiež zmiznú chyby a problémy spôsobené neaktuálnymi informáciami a ručným prepisovaním.

Príklad z praxe: Keď prepojíte e-shop s účtovným systémom, automaticky sa vám do účtovného systému stiahnu objednávky, a v e-shope sa aktualizuje stav skladu. Máte tak istotu, že stav tovaru na e-shope vždy zodpovedá reálnemu stavu v sklade.

Z hľadiska procesov zjednodušuje prepojenie prácu tým, že umožní jednej aplikácii automaticky vykonať akciu v inej. Takže na seba procesy plynule nadväzujú a nie je nutné čakať na to, až akciu vykoná niekto z používateľov.

Príklad z praxe: Pokiaľ sa vám z e-shopu automaticky odosielajú objednávky do účtovného systému, tak systém hneď skontroluje, či máte pre objednávku dostatok tovaru v sklade. Ak áno, odošle objednávku na vybavenie.

API a jeho rola pri prepojovaní systémov

Najrozšírenejšou metódou prepájania firemných systémov je API.

API je IT rozhranie, ktoré umožňuje komunikáciu a výmenu dát medzi dvoma systémami. Vývojári firemných softvérov všetkého druhu dnes API do svojich nástrojov bežne implementujú, aby šli naproti používateľom, ktorí si budujú spomínaný ekosystém.

Pokiaľ systém podporuje API, je možné ho cez rozhranie prepojiť s ktorýmkoľvek iným systémom, ktorý API tiež podporuje. Aby mali tento proces používatelia jednoduchší, nadväzujú vývojári systémov medzi sebou bližšiu spoluprácu. Vyvinú komunikačnú aplikáciu na odovzdávanie dát, vďaka ktorej používatelia nepotrebujú na prepojenie skúseného integrátora, ale zvládnu to svojpomocne.

Napríklad vývojár účtovného programu a vývojár CRM vyvinú riešenie tak, aby na ich prepojenie stačilo v jednom systéme vygenerovať API kľúč (niečo ako špeciálne heslo) a do druhého ho vložiť.

Tip: Ak si chcete budovať ekosystém prepojených programov, presvedčte sa pred zaobstaraním každého z nich, že podporuje API, a zistite, s ktorými systémami ho zvládnete prepojiť vlastnoručne, a pri ktorých je potrebná zložitejšia integrácia.

Príklad: integrácia v Money S3

Účtovný program Money S3 obsahuje voliteľný modul API pre všetky firmy a podnikateľov, ktorí chcú systém prepojiť s ďalšími nástrojmi. Ostatní si môžu modul neskôr dokúpiť, akonáhle si napríklad časom zaobstarajú CRM alebo spustia e-shop.

Vďaka modulu API prepojíte Money S3 napríklad s:

• e-shopom,
• fakturačnou aplikáciou,
• skladovým systémom,
• CRM
• alebo iným účtovným systémom, ktorý používa váš externý účtovník.

Po prepojení dôjde napríklad k tomu, že:

• z fakturačnej aplikácie odosielate faktúry na zaúčtovanie do Money S3,
• v skladovom systéme a Money S3 sú vždy synchronizované aktuálne stavy tovaru,
• klienti vytvorení v CRM sa automaticky prenesú do adresára v Money S3,
• Money S3 odošle faktúry do rozhrania e-shopu, kde si ich môžu zákazníci stiahnuť.

Ak chcete prepojiť Money S3 s ďalším nástrojom s API, máte 2 možnosti:

• pokiaľ je nástroj súčasťou katalógu podporovaných doplnkov, jednoducho si stiahnete návod a nástroje podľa neho prepojíte (katalóg pre vás práve chystáme, k dispozícii bude do konca jari),
• ak nástroj súčasťou katalógu nie je, môžete si najať integrátora alebo využiť svojich vývojárov, aby vám systémy prepojili. Vybrať si budete môcť aj z našich odporúčaných integrátorov, ich zoznam pre vás do konca apríla pripravíme. Konzultanti z Money S3 im podľa potreby poskytnú technickú konzultáciu.