Prechod na nový účtovný program: ako prebieha a čo je potrebné zariadiť

Na podmienky prechodu sa pýtajte už pri výbere

Hladký prechod si poistíte už vo chvíli, keď nový účtovný program vyberáte. Zistite si od potenciálnych dodávateľov, ako prechod z vášho pôvodného účtovného programu na ten ich prebieha a ako vám ho môžu uľahčiť.

Všetky moderné účtovné programy dnes majú funkcie, ktoré vám prechod uľahčia napríklad tým, že dáta z predchádzajúceho systému nemusíte prepisovať ručne. Ručný prenos dát do účtovného systému by trval dni až týždne, zatiaľ čo automatickým importom to zvládnete za jedno popoludnie.

Váš nový účtovný program by mal z hľadiska prechodu ponúkať najmä:

• jednoduché nastavenie agendy a počiatočných stavov,
• automatický import dát z XML či excelových tabuliek,
• prehľadné videá a manuály, ktoré vás celým procesom prevedú,
• zákaznícku podporu, ktorá vám v prípade problémov pomôže.

Prechod na platený účtovný program vždy začnite otestovaním demoverzie. Väčšina súčasných účtovných programov ponúka verziu zadarmo so všetkými funkciami, kde si otestujete, ako sa vám v programe pracuje. Obstaranie účtovného programu je totiž dôležitý krok v živote firmy, ktorý by ste nemali podceniť.

Tip: Pokiaľ nový program ešte len vyberáte, prečítajte si článok s radami, ako vybrať účtovný program.

Príprava dát pred prenosem

Akonáhle svoj nový účtovný program vyberiete a zaobstaráte, pripravte dáta na prenos zo starého systému. Spíšte si všetko, čo chcete presunúť. Ideálne si pri tom starý systém dôkladne prejdite, nech na žiadne dáta nezabudnete. Odporúčame presunúť čo najviac dát, pretože nikdy neviete, kedy sa vám budú hodiť.

Firmy do nového systému najčastejšie prenášajú:

• vystavené a prijaté faktúry,
• zálohové faktúry,
• dobropisy,
• záväzky a pohľadávky,
• zásoby vrátane skladových kariet,
• adresár.

Buďte pri plánovaní konkrétny. Nepíšte len, že chcete presunúť klientov z adresára, ale aj konkrétne údaje – napríklad mená, adresy, bankové účty, e-mailovú komunikáciu a tak ďalej.

Akonáhle máte zoznam kompletný, exportujte všetky dáta, ktoré sa exportovať dajú. Väčšina účtovných programov umožňuje export kľúčových dát do súborov vo formáte XML alebo do excelových tabuliek.

Potom ručne skopírujte dáta, ktoré sa exportovať nedajú, typicky napríklad popisy produktov, uložené e-mailové správy alebo nahrané prílohy.

Všetky exportované aj skopírované súbory s dátami si starostlivo zálohujte, nech o nich z akéhokoľvek dôvodu neprídete. Ideálne na firemný server, externý disk alebo iné fyzické médium. Môžete využiť aj bezpečné cloudové úložisko, ktorému dôverujete.

Inštalácia a nastavenie agendy

Teraz je čas sprevádzkovať nový účtovný program. Systémy ako napríklad Money S3 vám so správnym nastavením agendy pomôžu už počas inštalácie.

Ešte pred spustením si zvolíte:

• či vediete účtovníctvo, alebo daňovú evidenciu,
• či vám účtovníctvo spravuje externý účtovník, alebo si ho vediete sami,
• aký typ subjektu ste (fyzická osoba, právnická osoba, neziskovka a pod.).

Súčasne vyplníte aj základné údaje o svojej firme. Money S3 tento krok uľahčuje tým, že zadáte IČO a program väčšinu údajov vyplní za vás. Ďalej uvediete bankové údaje, ktoré sa budú prepisovať na vaše doklady. Po prvom spustení programu sa vám automaticky založí účtovný rok.

Import dát z predchádzajúceho programu

Moderné účtovné programy majú funkcie na import pripravené tak, že ho zvládnete sami. Solídny dodávateľ vám ale v prípade nejasností vždy rád pomôže.

Pri importe nahráte do programu pripravené súbory s dátami. Ak importujete z XML, proces je jednoduchší. Systém pozná štruktúru dát a napríklad doklady do nového systému importuje so všetkými náležitosťami. Maximálne doplníte napríklad predkontácie.

Import dát z Excelu je tiež jednoduchý, len si vyžaduje trochu klikania navyše. Pomocou interaktívneho sprievodcu označíte, ktorý stĺpec v importovanej tabuľke odkazuje ku ktorému typu údajov. Ak napríklad importujete adresár, program sa vás spýta, ktorý stĺpec obsahuje mená, ktorý adresy, ktorý e-maily apod.

Najskôr importujete najdôležitejšie dáta, teda:

• doklady,
• záväzky a pohľadávky,
• skladové zásoby
• a adresár.

S týmito dátami môžete v programe pokojne pracovať a pokračovať tam, kde ste v predchádzajúcom programe skončili. Zvyšné dáta ako popisky produktov alebo fotky nahráte priebežne.

Tip: Ako si uľahčiť import dát podrobne rozoberáme v samostatnom článku.

Navedenie počiatočných stavov a nastavenie programu

Teraz už len zostáva naviesť do programu počiatočné stavy účtovných denníkov. Tu je postup pri každom programe rôzny. Money S3 má na tieto účely funkciu Navedenie počiatočných stavov, kde len ručne vyplníte svoje aktívne a pasívne účty a dopíšete k nim sumy. Cez podobné funkcie si navediete aj počiatočné stavy salda a DPH.

Potom si ešte prejdite nastavenie nového účtovného programu a upravte si funkcie podľa svojich potrieb alebo zvyklostí. Odporúčame prejsť si najmä nastavenia:

• účtovného roka,
• prístupových práv,
• užívateľských konfigurácií,
• zoznamov
• a miezd.

Prechod je rýchly, len si pri ňom dávajte pozor

Akonáhle týmito krokmi prejdete, môžete v novom účtovnom programe pracovať naostro. Počítajte s tým, že prvé dni až týždne potrvá, kým si na nový systém zvyknete. Účtovné programy majú veľa funkcií a môže vám chvíľu trvať, než sa naučíte, kam kliknúť, keď chcete vytvoriť zálohu a tak podobne.

Rozhodne sa ale nemusíte báť, že prechod na nový program na dlhú dobu zastaví chod vašej firmy. Akonáhle za jedno popoludnie program nainštalujete a importujete dáta z predchádzajúceho programu, v práci vám nič brániť nebude.

Pokiaľ vás zaujíma podrobný postup s ukážkami z rozhrania programu, prezrite si videonávody pre používateľov, ktorí prechádzajú na Money S3 z iného účtovného programu.