Podnikový softvér: Čo by mal dokázať a ako vám môže pomôcť

Väčšina začínajúcich podnikateľov v určitom okamihu zistí, že im ich podnikanie pomaly prerastá cez hlavu. Pôvodne nastavené procesy už nestačia. Majú milión tabuliek, ktoré nestíhajú aktualizovať, neporiadok v dokumentoch a iných firemných papieroch.

Chaos brzdí rast spoločnosti. Zakladateľ je zahltený a v takomto neprehľadnom stave nedokáže ani delegovať veci. Riešením je nasadenie podnikového softvéru. V tomto softvéri potom máte celú alebo väčšinu agendy spoločnosti.

Firemný softvér je zvyčajne univerzálny, takže rovnaký program používajú spoločnosti v rôznych odvetviach. Všetky sa zaoberajú podobnými úlohami, ako je vystavovanie dokladov, vedenie účtovníctva, skladová evidencia alebo spracovanie miezd.

Ako firemný softvér vám dobre poslúži napríklad účtovný program Money S3. Funguje na princípe modulov. Jadro systému je pre všetkých používateľov rovnaké a oni si k nemu vyberajú potrebné doplnkové moduly. Vďaka tomu neplatia za balík funkcií, ktoré nevyužívajú.

Pozrime sa na to, čo dokáže podnikový systém alebo z akých funkcií si môžete vytvoriť kompletný systém na mieru.

Fakturácia

Základnou súčasťou každého účtovného programu je fakturácia. V účtovnom softvéri vystavujete faktúry svojim klientom a evidujete faktúry od dodávateľov. Softvér umožňuje vystavovať faktúry v rôznych menách a niekoľkých jazykoch. Samozrejmosťou je jednoduché vytváranie dobropisov a ďalších súvisiacich dokladov.

Fakturujete opakovane tým istým zákazníkom rovnaké čiastky? Zaujímajte sa, či účtovný program ponúka automatickú periodickú a hromadnú fakturáciu.

Jednoduché účtovníctvo

Účtovný systém slúži aj ako program pre jednoduché účtovníctvo. Využíva ho mnoho živnostníkov. V systéme majú všetko, čo potrebujú, napríklad peňažný denník alebo evidenciu záväzkov a pohľadávok. Vo firemnom softvéri si pripravujú daňové priznanie a elektronicky ho posielajú na daňový úrad.

Účtovníctvo

Ak podnikáte ako právnická osoba, vediete účtovníctvo. V niektorých prípadoch vedú účtovníctvo aj SZČO.

V Money S3, softvéri pre podvojné účtovníctvo, máte prístup k účtovnému denníku, predkontáciám a účtovnej osnove. Podnikateľský softvér je pripravený na uzávierkové operácie a môžete v ňom jednoducho pripravovať rôzne výkazy, napríklad:

• súvahy za obdobie,
• výsledovku
• či prehľad cash flow.

Vaša účtovníčka využije aj modul Účtovné analýzy. Funkcia čistenia salda jej mesačne ušetrí až tri dny práce.

Pokladnica a platby

V podnikovom softvéri zaznamenávate stav pokladnice. Pripravujete v ňom aj platobné príkazy. Takto nemusíte údaje o platbe kopírovať do internetového bankovníctva, ale príkaz odošlete priamo z účtovného softvéru.

Ďalšou veľmi užitočnou funkciou modulu Banka a pokladnica je automatické párovanie. Money S3 prejde bankové výpisy a priradí platby k príslušným faktúram.

Evidencia majetku

Ak vediete daňovú evidenciu alebo účtovníctvo, ste povinní viesť evidenciu majetku. Money S3 vám umožňuje evidovať drobný aj dlhodobý majetok vrátane všetkých podrobností, ako sú odpisové skupiny, záruky alebo umiestnenie. Evidujete aj majetok, ktorý prenajímate.

Adresár

Do adresára zadáte identifikačné číslo klienta a softvér načíta ostatné údaje z registra ARES, takže ich nemusíte ručne prepisovať. Ku klientom môžete pridávať interné poznámky a uchovávať záznamy o histórii ich obchodovania. Vďaka tomu adresár slúži ako jednoduchý CRM (softvér na riadenie vzťahov so zákazníkmi).

Spracovanie miezd

Ak máte zamestnancov, všetky súvisiace dokumenty spracuje modul Mzdy a personalistika. Odosielajte zamestnancom elektronické výplatné pásky priamo z Money S3. Môžete spracovať aj ďalšie bežné dokumenty, ako sú potvrdenia o zdaniteľných príjmoch alebo evidencia dôchodkov.

Kniha jázd

V knihe jázd evidujete vodičov a ich pridelené vozidlá. Pri vypĺňaní do programu na vedenie knihy jázd stačí zadať meno vodiča a jeho vozidlo sa automaticky pridá. Potom zadáte počiatočný alebo konečný stav tachometra a systém vypočíta najazdené kilometre. Pre náročnejších používateľov je k dispozícii modul Knihu jázd a cestovné náhrady.

Sklad

V účtovnom systéme môžete viesť aj skladové hospodárstvo a objednávky. Naprieč účtovnými programami môžu byť väčšie rozdiely, tak sa pred jeho zakúpením s možnosťami skladového modulu detailne zoznámte. Nie všetky softwary umožňujú rovnako ako Money S3 vedenie neobmedzeného množstva skladov (vrátane virtuálnych) alebo napríklad priloženie fotky ku skladovej karte.

Pre firmy s väčším skladom je vhodný rozširujúci modul Skladové analýzy. Spadá do kategórie Business Intelligence (BI). Vďaka analýze napríklad zistíte, ktorý tovar sa v sklade ani neohreje a ktorý tam naopak leží dlhé mesiace.

Prepojenie s e-shopom

Ak máte e-shop alebo si ho plánujete v budúcnosti zaobstarať, uistite sa, že je kompatibilný s vybraným účtovným programom. Z e-shopu musíte do účtovného programu preniesť objednávky, opačne napríklad stavy zásob alebo popisy výrobkov. V Money S3 toto prepojenie zabezpečuje modul E-shop konektor.

„Všetky objednávky z e-shopu se nám prenášajú do účtovníctva automaticky. Ušetríme tým niekoľko hodín práce týždenne a hromady papiera. Expedícia balíčkov je takisto omnoho jednoduchšia – veľkú zásluhu na tom majú elektronické čítačky. Pri kompletizácii balíčkov sa Shoptet prepojí s Money a výrobky automaticky vyskladní,“ hodnotí riaditeľka podniku Dobroty s příběhem.

Automatizácia

Inteligentný účtovný program zvládne mnohé rutinné úlohy za vás. Pri výbere sa pýtajte, čo všetko sa dá automatizovať. Modul S3 Automatic uľahčuje 14 rôznych úloh, napríklad sťahovanie údajov z e-shopu alebo synchronizáciu skladových zásob.

Import dokladov z Excelu

Vediete si doteraz všetku agendu v programe Excel? Uistite sa, že môžete importovať dokumenty a tabuľky v Exceli do svojho účtovného softvéru. To isté platí, ak prechádzate z jedného programu do druhého. V akom formáte exportujete svoje údaje? Univerzálny formát na prenos údajov medzi systémami je XLS (Excel).

Pokladnice

Ak plánujete otvoriť kamenný obchod, potrebujete softvér POS, ktorý ho prepojí s účtovným systémom. V Money S3 vám maloobchodný predaj uľahčí modul Money S3 Kasa. Vďaka nemu budete predávať priamo z rozhrania Money S3 prispôsobeného pre monitory pokladníc.

Možno dávate prednosť tlačidlovým pokladniam. Ak máte pokladnicu EURO, pripojovací modul zabezpečí komunikáciu medzi pokladnicou a Money S3.

Ak používate iný pokladničný systém, môžete ho pripojiť k Money S3 pomocou modulu XML Data Exchange.

Servis

Ak sa zaoberáte reklamáciami, opravami alebo ponúkate servisné služby, vyberte si účtovný program s modulom Servis. Umožní vám sledovať všetky reklamácie alebo servisné zákazky, vidieť ich aktuálny stav a sledovať dodržiavanie zákonných lehôt.

Funkcie pre klientov s externou účtovníčkou

Menšie podniky spravidla nezamestnávajú účtovníka, ale využívajú jeho externé služby. Každý mesiac mu musia odovzdávať vystavené a prijaté doklady na ďalšie spracovanie. V Money S3 sa o prenos dokladov stará modul Účtovná centrála a Účtovný klient.

Príspevkové organizácie

Ak ste príspevková organizácia, uistite sa, že účtovný systém dokáže vytvárať XML výkazy. Tie ste povinní zasielať do systému CSÚIS alebo na krajský úrad.

Vyskúšajte Money S3 zadarmo

Výhodou služby Money S3 je, že ju na začiatku môžete používať zadarmo. Stiahnite si bezplatnú verziu Money S3 Štart. Program si dôkladne otestujete, a keď vyčerpáte počet bezplatných dokumentov, môžete prejsť na niektorý z platených kompletov.