Najlepšie technické riešenie predávania dokladov medzi učtárňou a klientom

Ako si vybrať účtovníčku?

Než sa pustíte do nastavenia spolupráce s účtovníčkou, nepreskočte dôležitý krok. Výber tej správnej účtovníčky. Zvážte, či je pre vás lepšie mať účtovníčku, ktorá za vami pravidelne dochádza do kancelárie alebo pre vás pracuje externe, odkiaľkoľvek.

K správnej voľbe vás nasmerujú odpovede na otázky:

• Potrebujem pravidelné služby účtovníčky?
• Čo všetko potrebujem spracovať – daňové záležitosti, základné prehľady, alebo aj skladové hospodárstvo či reporting?
• Aké mám s podnikaním ambície do budúcnosti – a čo to bude znamenať pre vedenie účtovníctva?
• Požadujem od účtovnej aj ďalšie služby, ako je stráženie termínov platieb či zasielanie upomienok neplatičom?
• Aký mám na účtovný rozpočet?

Ak podnikanie ešte len rozbiehate alebo máte menší biznis, je pre vás ideálnou voľbou externá účtovníčka. Vyberajte takú, s ktorou môžete komunikovať na diaľku. Za predpokladu, že si správne nastavíte spoluprácu, môže vaša nová účtovníčka žiť pokojne na Kanárskych ostrovoch. Alebo zo zahraničia môžete pracovať vy a všetko jej online posielať na Slovensko.

Aby spolupráca hladko fungovala, so zvolenou účtovníčkou sa dohovorte na:

• Termínoch,
• spôsobe komunikácia,
• elektronickom predávaní dokladov.

1. Nastavte si to časovo

Finančná správa stanovuje pevné termíny pre daňové priznania a výkazy. Ak ich nedodržíte, hrozia vám pokuty.

So svojou účtovníčkou sa dohodnite, kedy najneskôr od vás potrebuje dostať všetky podklady. Myslite na to, že to musí byť niekoľko dní pred záverečným termínom. Len tak ich stihne včas spracovať a vyriešiť prípadné komplikácie.

Ak si základné účtovníctvo zatiaľ vediete sami a uvažujete nad spoluprácou s účtovníčkou, nájdite si ju ešte pred koncom roka. Vďaka tomu môže od začiatku nového roka vaše účtovníctvo prevziať – je to najvhodnejší čas na jeho predanie.

2. Rozumiete si? Komunikácia je základ

Vy ste odborník vo svojom odbore a účtovník zase vládne svetu účtovania. Je dosť možné, že každý používate iný jazyk a reč účtovníkov je pre vás chvíľami nezrozumiteľná.

Aby vzájomná spolupráca fungovala, je dôležité si na začiatku vyjasniť dôležité termíny a pojmy. Správna účtovníčka by vám mala všetko zrozumiteľne vysvetliť, predstaviť druhy a náležitosti účtovných dokladov a zodpovedať vaše otázky. Nájdením spoločnej reči sa vyhnete stresu a zbytočným nedorozumeniam.

Nastavte si na začiatku spolupráce pravidlá, ktoré budete dodržiavať. Vďaka tomu bude vo vašom účtovnom systéme poriadok. Vyhnete sa zmätku a tráveniu zbytočného času pri spätnom dohľadávaní nezrovnalostí.

Stanovte si napríklad jednotný spôsob číslovania vydaných dokladov, ako rozlišovať medzi dokladmi hradenými v hotovosti a z bežného účtu, či akým spôsobom párovať doklady pomocou variabilných symbolov.

3. Predávajte si doklady v priebehu niekoľkých sekúnd

Odovzdanie dokladov je možné vykonať aj online. Pomôže vám s tým váš účtovný program. Svojej účtovníčke udelíte prístup, aby si vaše doklady mohla stiahnuť a importovať si ich do svojho účtovného systému. Alebo oba softvéry prepojíte a bude si ich importovať priamo.

 „Predávanie dokladov online je pre klientov jednoduchšie, navykli si ich do zložiek nahrávať pravidelne každý mesiac. Už sa nestáva, že na konci roka objavíme kostlivcov a firmy buď prídu o doklady, alebo ich budú musieť dodaniť,“ hovorí Kateřina Sanetrníková z účtovnej agentúry Saneto.

Zároveň myslite na budúcnosť – vybraný účtovný softvér by mal reflektovať všetky vaše súčasné aj budúce potreby. Tiež by malo byť ľahké vaše podklady na účtovníctvo odovzdať v prípade, keby spolupráca s účtovníkmi viazla.

Pri voľbe účtovného programu Money S3 si zostavíte vlastný systém na mieru – vyberiete si len tie moduly, ktoré práve potrebujete. Intuitívny softvér vám uľahčí vedenie účtovníctva, zároveň môžete využiť skladovú agendu alebo predaj tovaru.

Money S3 využíva mnoho podnikateľov s externým účtovníctvom. Jednou z vecí, ktoré na programe oceňujú, je prepracované odovzdávanie dokladov. Podnikateľ má vo svojom Money S3 modul Účtovný klient. Jeho účtovná kancelária používa vo svojom Money S3 modul Účtovná centrála. Vďaka tomuto prepojeniu trvá prenesenie dokladov len pár sekúnd. Prečítajte si viac tipov, na čo sa zamerať počas výberu účtovného programu.

Akonáhle sú doklady u účtovníčky, u klienta sa automaticky uzamknú. Vďaka tomu sa nestane, že by ich klient ešte upravoval a účtovníčka spracovávala starú verziu. Pokiaľ by ale úpravy boli ešte potrebné, účtovné doklady klientovi odomkne.

Medzi systémami Money S3 je možné takto prenášať:

• prijaté aj vydané faktúry,
• príjmové aj výdavkové pokladničné doklady,
• zoznamy účtov, predkontácií, DPH, zákaziek, činností či stredísk,
• skladové faktúry (prenáša sa bez väzby na sklad).

Prenos funguje oboma smermi. Účtovná kancelária môže klientovi poslať napríklad informácie o úhradách faktúr.

Vyskúšajte si bezplatnú verziu Money S3 Start – zistíte, či sa jedná o ten pravý softvér pre vás. Verzia Štart ponúka všetky dostupné funkcie, ktoré sú súčasťou platených kompletov.