Ako viesť skladovú evidenciu správne a prehľadne

Obchodujete s tovarom, vyrábate vlastné výrobky alebo prevádzkujete e-shop? Potom musíte viesť skladovú evidenciu. V článku sa dozviete, na čo skladová evidencia slúži, ako dokáže podnikateľom uľahčiť prácu a ako funguje evidencia v praxi. 

Čo je skladová evidencia?

Skladová evidencia poskytuje podnikateľom prehľad o zásobách, ich počiatočnom a konečnom stave, ale aj o pohyboch (prírastkoch, úbytkoch, nákupoch a predajoch) zásob v priebehu roka. Zásoby sú v nej zapísané v peňažných a merných jednotkách.

Čo si predstaviť pod pojmom zásoby:

• materiál (napr. drevo, lak, skrutky, obaly určené na prepravu),
• tovar (hnuteľný majetok nadobudnutý na účely predaja v nezmenenom stave),
• zásoby vlastnej výroby (nedokončená výroba, polotovary vlastnej výroby a výrobky),
• zvieratá uvedené v zozname podľa slovenských účtovných predpisov.

Vďaka skladovej evidencii máte vždy k dispozícii rýchly a aktuálny prehľad o tovare, materiály a výrobkoch na sklade, s ktorými obchodujete. Tovar a ďalšie skladové položky sa evidujú na skladových kartách, ktoré obsahujú údaje o tovare a prehľad pohybov (príjem a výdaj).

Skladová evidencia však zďaleka neslúži len pre lepšiu informovanosť podnikateľov. 

• Slúži tiež ako podklad na preukázanie stavu zásob pri kontrole zo strany správcu dane,
• upozornenie na exspiráciu tovaru, ktorý podlieha skaze,
• a v neposlednom rade uľahčí inventarizáciu majetku.

Nevedenie skladovej evidencie môže vyústiť do nežiaducich postihov zo strany finančného úradu, a preto nie je vhodné problematiku a vykazovanie zásob podceňovať. 

Koho sa týka vedenie skladovej evidencie?

Ak firma alebo živnostník vedie účtovníctvo, má podľa zákona o účtovníctve povinnosť viesť prehľad o stave aktív (majetku) a pasív (záväzkov). Majetok sa ďalej delí na dlhodobý a krátkodobý (resp. stály a obežný) a práve pod obežný majetok spadajú zásoby. Preto musia firmy ich stav zachytávať a udržiavať aktuálny, s čím pomáha skladová evidencia. 

Pre fyzické osoby povinnosť vedenia skladovej evidencie vyplýva zo zákona o dani z príjmov – ten totiž podnikateľom nariaďuje zistenie skutočného stavu majetku k poslednému dňu zdaňovacieho obdobia (prípadne ku dňu ukončenia podnikania). Tento proces sa označuje ako inventarizácia.

Z toho vyplýva, že aj živnostníci, ktorí vedú daňovú evidenciu a nakupujú zásoby, majú povinnosť viesť skladovú evidenciu. Typicky ide o SZČO, ktoré sa živia nákupom a predajom tovaru, stolárov, pekárov a pod. Živnostník, ktorý pri výkone svojej činnosti nenakupuje zásoby, pochopiteľne nevedie evidenciu skladu ani inventarizáciu zásob k 31. 12.

Správne vedená skladová evidencia umožňuje aj preukazné ocenenie skladových zásob. Je nutné si uvedomiť, že zásoby sa oceňujú pri obstaraní vstupnou cenou (napríklad obstarávacou cenou, vlastnými nákladmi alebo reprodukčnou obstarávacou cenou). Ďalej je nevyhnutné zvoliť aj vhodnú metódu oceňovania zásob pri vyskladnení (napríklad oceňovanie historickou vstupnou cenou, metódou FIFO, váženým aritmetickým priemerom premenlivým alebo periodickým, prípadne pevnou skladovou cenou). Tieto oceňovacie princípy majú vplyv na ocenenie skladových zásob v majetku, resp. aktíva podnikateľa a rovnako ovplyvňujú aj výšku nákladov účtovných jednotiek pri vyskladnení zásob.

Pri prípadnej kontrole zo strany správcu dane sa podnikatelia vďaka skladovej evidencii vyhnú zbytočným komplikáciám. Bez správne vedenej skladovej evidencie totiž nemajú ako preukázať, že nakúpené zásoby vykázané v daňovej evidencii ako „daňové“ výdaje skutočne slúžili pre účely podnikania, a nie pre osobnú spotrebu. Bez ohľadu na vyššie uvedenú problematiku oceňovania skladových zásob.

Ako sa zásoby vykazujú a evidujú?

Na vykazovanie zásob zákon pre živnostníkov nestanovuje žiadnu predpísanú formu. Tzn., že neexistuje žiadny záväzný vzor, ktorý hovorí, ako má skladová evidencia vyzerať. 

Odborníci ale odporúčajú viesť takú evidenciu, ktorá obsahuje nasledujúce údaje: 

• označenie, o akú zásobu ide (názov), t. j. každá skladová zásoba má svoju skladovú kartu (nomenklatúru),
• dátum naskladnenia či vyskladnenia,
• spôsob nadobudnutia (naskladnenie) a dôvod vyskladnenia zásob,
• číslo dokladu,
• počet kusov,
• mernú jednotku.

Subjekty sú povinné viesť evidenciu zásob na skladových kartách pre každý druh zásob zvlášť. Na skladových kartách možno pozorovať jednotlivé nákupy a spotrebu zásob.

Výdaj zo skladovej karty predstavuje napríklad predaj či vydanie zásob do výroby. Príjem na skladovej karte tvorí napríklad nákupy zásob a prevody dokončených výrobkov na sklad. 

Stále ešte existujú podnikatelia, ktorí si prehľad o stave zásob píšu ručne na papier, využívajú formuláre a tlačivá pre skladové hospodárstvo, alebo evidujú zásoby v Exceli. Dnes sú ale k dispozícii sofistikovanejšie riešenia v podobe skladových programov, ktoré vás napr. automaticky upozornia, že stav zásob klesol pod stanovenú hranicu a je na čase objednať tovar alebo materiál. 

Skladové (skladné) karty zásob však môžu obsahovať aj ďalšie informácie ako napr. výrobné čísla tovaru zjednodušujúce reklamácie, fotografie a pod. Tieto rozšírené možnosti ponúka aj účtovný program Money S3 v module Skladové hospodárstvo a objednávky, ktorý plne rešpektuje legislatívne požiadavky na vedenie skladovej evidencie a umožňuje napojenie skladu na e-shop. Skladové karty v Money S3 pokryjú potreby prevádzkovateľa malého e-shopu aj stredne veľkého skladu.