Ako správne fakturovať a aké sú najčastejšie chyby pri vystavovaní faktúr?

Aby však faktúra bola naozaj účtovným dokladom, musí spĺňať niekoľko podmienok. Preto sa pozrite, ako si s tvorbou faktúr poradiť a na čo si dať pozor.

Čo je faktúra

Faktúra je v podstate účet, ktorý zákazníkom vystavíte za dodaný tovar alebo služby. A ktorý hovorí, akú sumu a v akom termíne vám majú zaplatiť.

V praxi ich môžeme rozdeliť do dvoch hlavných skupín:

• vydané faktúry – teda doklady, ktoré vystavujete svojim klientom;
• prijaté faktúry – doklady, ktoré dostávate od dodávateľov.

V tomto článku sa zameriame na prvú kategóriu.

Druhy faktúr

Pri vystavovaní faktúr si najprv musíte ujasniť, aký typ dokladu chcete vytvoriť. Existuje totiž niekoľko druhov faktúr.

• Riadna faktúra
• Zálohová faktúra
• Proforma faktúra
• Vyúčtovacia faktúra

Riadna faktúra

Riadna faktúra je základným typom faktúry. Klientovi ju doručíte po dodaní tovaru alebo služieb – prípadne ju môžete odovzdať aj s tovarom. Odberateľovi ukladá povinnosť v danom termíne zaplatiť. Okrem toho tiež vstupuje do účtovníctva.

Zálohová faktúra

Ak chcete od klienta časť peňazí vopred, vystavte mu najprv zálohovú faktúru. Získate tak prostriedky napríklad na nákup potrebného materiálu. Služby alebo tovar obvykle dodávate až potom, čo klient zálohu uhradí.

Zálohových faktúr môžete vystaviť aj viac a reagovať tak na postup prác. Zálohová faktúra však nie je účtovným ani daňovým dokladom. Nevstupuje teda do účtovníctva, resp. V účtovníctve sa len eviduje, ale neúčtuje sa o nej.

Proforma faktúra

Proforma faktúra je podobná zálohovej faktúre. V tomto prípade však žiadate o zaplatenie celej ceny vopred. Rovnako ako zálohová faktúra, ani proforma faktúra nie je účtovným ani daňovým dokladom a nevstupuje do účtovníctva.

Vyúčtovacia faktúra

Ak využívate zálohové a proforma faktúry, je pre vás dôležitá aj vyúčtovacia faktúra. Zohľadníte v nej totiž skôr zaplatené zálohy. Klientovi ju vystavíte po dodaní služieb alebo tovaru a uvediete v nej:

• akú sumu už uhradil
• a koľko musí doplatiť (aj keby to bolo 0 €, vo vyúčtovacej faktúre to musíte uviesť).

Tento doklad už vstupuje do účtovníctva. Musí teda spĺňať aj ďalšie náležitosti faktúry.

Aké sú náležitosti faktúry

Faktúra musí podľa zákona obsahovať množstvo údajov. Konkrétne náležitosti závisia od toho, či ste platiteľom DPH alebo nie, prípadne či vediete účtovníctvo. Niektoré podmienky sú však vo všetkých prípadoch rovnaké.

Faktúra musí obsahovať:

• identifikáciu dodávateľa – teda názov vašej firmy alebo vaše meno a priezvisko (u SZČO),
• miesto podnikania SZČO alebo sídlo firmy – vaša fakturačná adresa,
• vaše IČO,
• označenie registra, v ktorom ste ako podnikateľ zapísaný vrátane čísla zápisu – napríklad obchodný alebo živnostenský register.

Aby ste na nič z toho nezabudli, využite na fakturáciu online fakturačnú službu alebo účtovný program, ktorý všetko postráži za vás.

Pravidlá pre vystavenie faktúr platiteľom a neplatiteľom DPH

Ak patríte medzi neplatiteľov DPH, ktorí nevedú účtovníctvo (máte napríklad daňovú evidenciu alebo uplatňujete výdavky percentom z príjmov), ďalšie údaje na faktúrach uvádzať nemusíte. Zákon vám to neprikazuje.

Napriek tomu je lepšie uviesť napríklad:

• číslo faktúry,
• základné informácie o dodanom tovare alebo službách,
• fakturovanú sumu,
• dátum vystavenia,
• platobné údaje
• alebo údaje o odberateľovi.

Neplatitelia DPH, ktorí vedú účtovníctvo

Neplatitelia DPH, ktorí vedú účtovníctvo, musia k základným náležitostiam faktúr pridať aj tieto:

• identifikačné údaje odberateľa,
• slovné a číselné označenie faktúry,
• popis dodaného tovaru alebo služieb,
• fakturovanú sumu (celkovo alebo rozpísanú na merné jednotky a ich množstvo),
• dátum vystavenia faktúry,
• dátum dodania, ak nie je zhodný s dátumom vystavenia faktúry ,
• a podpis osoby zodpovednej za účtovný prípad v účtovnej jednotke, ak overenie účtovného prípadu nie je zabezpečené elektronickou výmenou údajov alebo vnútorným kontrolným systémom účtovných záznamov.

Platci DPH

Platitelia DPH musia k základným náležitostiam faktúr pridať:

• k vyššie spomínaným identifikačným údajom dodávateľa aj svoje IČ DPH,
• k vyššie spomínaným identifikačným údajom odberateľa aj jeho IČ DPH (ak je platiteľom DPH), ,
• poradové číslo faktúry,
• dátum vystavenia faktúry,
• dátum uskutočnenia zdaniteľného plnenia (ak sa líši od dátumu vystavenia dokladu) – väčšinou je to deň dodania tovaru alebo služby či prijatia platby,
• rozsah a druh dodávanej služby alebo množstvo a druh dodávaného tovaru,
• základ dane pre každú sadzbu dane, jednotkovú cenu bez dane a zľavy (ak nie sú zohľadnené v jednotkovej cene),
• sadzbu dane
• a výšku dane spolu v eurách.

Ak je plnenie oslobodené od dane alebo ju priznáva odberateľ, sadzbu ani výšku dane uvádzať nemusíte.

V niektorých prípadoch musíte na faktúru uviesť aj informácie o:

• Prenesení daňovej povinnosti – týka sa to prípadov, keď DPH platí odberateľ. Typicky pri dodávaní tovaru alebo služieb do inej krajiny Európskej únie.
• Dodanie je oslobodené od dane – ak napríklad fakturujete do krajiny EÚ bez DPH alebo ide o dodanie tovaru alebo služby, ktorá je oslobodená od DPH.
• Zvláštny režim podľa § 65 zákona o DPH pre zdanenie prirážky pre poskytovateľa cestovných služieb. Platí pre cestovné kancelárie, ktoré svojím klientom poskytujú služby od iných dodávateľov (napríklad pri doprave) a daňové plnenie sa vzťahuje len na prirážku k pôvodnej cene, nie na celú čiastku.
• Zvláštny režim podľa § 66 zákona o DPH, ak ide o zdanenie prirážky pre obchodníka s použitým tovarom, umeleckými dielami, zberateľskými predmetmi a starožitnosťami. Platí v prípade obchodu s použitým tovarom, umeleckými dielami alebo zberateľskými predmetmi a starožitnosťami. Platiteľ DPH v tomto prípade zdaňuje len rozdiel medzi nákupnou a predajnou cenou.

Aký uviesť dátum splatnosti faktúry

Pravdepodobne ste si všimli, že medzi náležitosťami faktúry nespomíname dátum splatnosti.

Podľa Obchodného zákonníka je maximálna dĺžka splatnosti 60 dní. Táto lehota sa môže aj predĺžiť, avšak iba po dohode oboch strán a iba ak takáto dohoda nie je v hrubom nepomere k právam a povinnostiam vyplývajúcim zo vzťahu pre veriteľa.

Najčastejšie sa ako lehota splatnosti faktúry udáva 14 alebo 30 dní, podľa odvetvia, v ktorom sa pohybujete.

V takom prípade však nezabudnite tento termín na faktúre uviesť. Pri fakturácií v účtovnom programe Money S3 môžete ľahko nastaviť šablónu faktúry, v ktorej stanovíte požadovanú dobu splatnosti. Táto doba sa potom automaticky objaví na všetkých vystavených faktúrach. Samozrejme, ju môžete kedykoľvek upraviť.

Pravidlá číslovania faktúr

Faktúru je potrebné jednoznačne označiť. Presné pravidlá číslovania faktúr však slovenská legislatíva neurčuje.

Dôležité je, aby ste v dokladoch mali systém a prehľad. Je to potrebné nielen pre vašu vnútornú evidenciu, ale aj pre prípad kontroly z finančnej správy.

Ideálne je preto stanoviť si jasný systém, ktorý budete dodržiavať. Častá je napríklad kombinácia aktuálneho dátumu a poradového čísla faktúry.

Napríklad: 20241000123, kde:

• prvé štyri čísla označujú rok – 2024,
• nasledujúce dve číslice označujú mesiac – 10,
• posledných päť čísel predstavuje poradové číslo faktúry v danom roku – 00123.

Takýto systém vám umožní ľahko dohľadať faktúry z jednotlivých rokov a priradiť ich k príslušným transakciám.

Odporúča sa tiež doplniť číslo faktúry o písomné označenie, aby ste mohli rozlišovať napríklad medzi riadnymi, zálohovými a vyúčtovacími faktúrami.

Dávajte pozor, aby ste pri tvorbe faktúry na číslovanie nezabudli alebo ho nepreskakovali. Takéto nezrovnalosti môžu pôsobiť podozrivo a vyvolať záujem finančnej správy o kontrolu vášho podnikania.

Podobným prípadom sa môžete vyhnúť, ak používate fakturačný alebo účtovný program, kde si sami nastavíte systém číslovania a softvér automaticky prideľuje čísla novým dokladom.

Ako na zaokrúhľovanie faktúr

Pri vystavovaní faktúr nezabudnite na zaokrúhľovanie, ktoré môže byť relevantné najmä pri výpočte DPH.

Na Slovensku platia dve sadzby DPH:

• základná – 20 %,
• znížená – 10 %.

Existuje aj tretia sadzba 5 %, ktorá sa však používa len v súvislosti so stavbami štátom podporovaného nájomného bývania v rámci sociálnej politiky štátu.

Uvedieme príklad so sumou plnenia 199,99 €. DPH 20 %  je 39,998 €, ktorú ale zaokrúhľujeme na 40 €. Celková suma teda bude 199,99 € + 40 € = 239,99 €.

Podmienky zaokrúhľovania DPH upravuje Zákon 222 / 2004 Z.z o dani z pridanej hodnoty.

Chyby pri fakturácii do zahraničia

Fakturácia do zahraničia predstavuje špecifickú oblasť. Podnikatelia, ktorí sú platiteľmi DPH, sa totiž dostávajú do režimu prenesenej daňovej povinnosti alebo oslobodenia od dane.

To obvykle znamená, že DPH platí odberateľ.

Pozor však – niekedy sa stáva, že podnikatelia túto informáciu na faktúru neuvedú. To je chyba. V takýchto prípadoch musíte vždy uviesť, že daň odvádza zákazník v rámci preneseného režimu alebo že dodanie je oslobodené od dane.

Ak ste neplatiteľom DPH a fakturujete službu do krajín EÚ, máte povinnosť zaregistrovať sa ako identifikovaná osoba. Následne vystavíte podobnú faktúru ako platiteľ DPH. Sadzbu DPH však neuvádzate – opäť ju platí odberateľ.

Fakturovanie do zahraničia je poznačené množstvom špecifík a závisí od postavenia dodávateľa a odberateľa. Viac o fakturácií do zahraničia píšeme tu.

Aké programy využiť na tvorbu faktúr

S tvorbou faktúr súvisí množstvo údajov a povinností, na ktoré musíte myslieť. Líšia sa podľa toho, či:

• ste platiteľom alebo neplatiteľom DPH,
• vediete účtovníctvo,
• fakturujete na Slovensko alebo do zahraničia
• alebo aký typ faktúry vystavujete.

Myslieť na všetko nie je ľahké. Preto je lepšie vziať si na pomoc špecializovaný softvér.

Menší živnostníci si často vystačia s online fakturáciou, akú ponúka napríklad iDoklad. Základné funkcie pritom získajú zadarmo.

Ak však potrebujete okrem faktúr riešiť aj ďalšie agendy, je lepšie siahnuť po účtovnom programe Money S3.

Ponúka napríklad nástroje pre:

• evidenciu skladov a skladové hospodárstvo,
• daňovú evidenciu,
• podvojné účtovníctvo,
• analýzu predajnosti a reporting,
• alebo pre správu e-shopov a maloobchodný predaj.

Samozrejme sa postará aj o to, aby na vašich faktúrach nič nechýbalo. Väčšinu údajov navyše doplní automaticky.

Vďaka tomu bude tvorba faktúr oveľa rýchlejšia. A hlavne bez zbytočných chýb!

Money S3 si zdarma vyskúšate. Program vo verzii S3 Štart môžete používať po neobmedzene dlhú dobu, limitovaní ste iba počtom vystavených dokladov.