Ako si zostaviť požiadavky na účtovný program

Analýza súčasných potrieb firmy

Prvým krokom pri výbere účtovného programu je identifikácia aktuálnych potrieb vašej firmy. V tomto bode sa zamerajte na:

• Veľkosť firmy: Menšie podniky môžu vystačiť s jednoduchším riešením, zatiaľ čo stredne veľké a väčšie firmy budú potrebovať systém s viacerými funkciami a možnosťami prispôsobenia.
• Typ podnikania: Napríklad e-shopy potrebujú prehľadné skladové hospodárstvo, zatiaľ čo služby a freelanceri ocenia jednoduché fakturovanie.
• Počet zamestnancov a rozsah procesov: Aké procesy je potrebné automatizovať? Koľko ľudí bude softvér používať?

Stanovenie kľúčových funkcionalít pre firmu

Každý podnik má špecifické požiadavky na účtovný softvér. Používatelia účtovného programu Money S3 najčastejšie využívajú nasledujúce kľúčové funkcie:

• Automatizácia fakturácie: Umožňuje automaticky generovať a odosielať faktúry, čo šetrí čas a minimalizuje chyby.
• Správa objednávok a skladového hospodárstva: Pre firmy zamerané na výrobu alebo obchod je kľúčová možnosť sledovania skladových zásob a vybavovania objednávok.
• Prepojenie s externými systémami: Vďaka podpore API a konektorom môže byť Money S3 prepojený s rôznymi e-commerce platformami, CRM systémami alebo bankovými účtami, čo zaisťuje plynulý tok informácií medzi jednotlivými systémami.
• Účtovníctvo: Komplexná správa účtovníctva – podvojné účtovníctvo, jednoduché účtovníctvo aj mzdy – je základom každého účtovného programu.
• Analýzy a reporty: Generovanie prehľadných a detailných reportov o stave financií firmy umožňuje podnikateľom efektívne sledovať výkonnosť firmy a robiť správne rozhodnutia na základe dát.

Money S3 ponúka ďalšie funkcie, ktoré ocenia podnikatelia z rôznych oblastí. Ak prevádzkujete e-shop alebo výrobnú firmu, využijete napríklad evidenciu majetku alebo e-shop konektor, ktorý prepojí váš účtovný program s online obchodom. Poskytovatelia služieb zase ocenia periodické a hromadné fakturovanie či modul pre servis a opravy. Vďaka flexibilnému nastaveniu si môžete účtovný program Money S3 prispôsobiť presne podľa potrieb svojho podnikania, nech už pôsobíte v akomkoľvek odbore.

Požiadavky na užívateľskú prívetivosť a školenia

Užívateľská prívetivosť je kritická pre podnikateľov, ktorí nemusia byť účtovnými profesionálmi. Je tiež dôležitá, ak má s účtovným programom a jeho modulmi pracovať širší okruh zamestnancov. Hľadajte preto softvér, ktorý má:

• Intuitívne rozhranie: Jasná navigácia, zrozumiteľné termíny a rýchly prístup k najčastejšie používaným funkciám.
• Školenie a technická podpora: Používatelia ocenia, keď môžu rýchlo získať potrebné zručnosti. Money S3 ponúka rad školení a webinárov, ktoré sú dostupné online aj osobne. To zaisťuje, že vy aj váš tím zvládnete softvér bez komplikácií.

Integrácia s ostatnými systémami

Účtovný program by mal byť schopný prepojenia s ďalšími externými systémami, ktoré už používate alebo budete v budúcnosti potrebovať. Integrácia zaisťuje plynulý tok informácií a minimalizuje manuálne zadávanie dát, čo vedie k efektívnejšiemu riadeniu procesov. Pri výbere účtovného systému sa preto zamerajte na to, či umožňuje prepojenie na:

• E-shopové platformy: Pre online obchody je zásadná integrácia s platformami, ako je Shoptet, Shopify alebo E-shop rychle, čo zjednodušuje spracovanie objednávok a synchronizáciu dát o zákazníkoch a skladových zásobách.
• Banky a platobné brány: Automatické párovanie platieb z bankových účtov alebo platobných brán výrazne šetrí čas a eliminuje chyby pri manuálnom párovaní.
• Fakturačné systémy: Ak používate externé fakturačné nástroje, je dôležité, aby váš účtovný program umožňoval jednoduchú synchronizáciu faktúr a platieb.

Okrem toho možno budete potrebovať prepojenie na skladové systémy alebo pokladničné softvéry. Populárnym spôsobom integrácie je využitie API, ktoré umožňuje prepojiť rôzne aplikácie a systémy bez zložitých úprav. Money S3 je jedným z mála účtovných softvérov na trhu, ktorý plne podporuje API pre široké spektrum integrácií.

Bezpečnost a ochrana dat

Ochrana dát je jedným z najdôležitejších aspektov pri výbere účtovného softvéru. Každý podnikateľ spravuje citlivé informácie o financiách, klientoch a zamestnancoch, a preto je nutné zaistiť, že účtovný program poskytuje primeranú úroveň zabezpečenia. Program by mal zaisťovať:

• Šifrovanie dát: Dáta musia byť chránené pred neoprávneným prístupom a zneužitím pomocou šifrovacích technológií.
• Zálohovanie: Pravidelné zálohovanie dát, ideálne na externé úložisko alebo cloud, je nevyhnutné pre prevenciu straty dôležitých informácií.
• Nastavenie prístupových práv: Každý používateľ by mal mať prístup iba k tým častiam systému, ktoré sú pre jeho prácu relevantné, aby sa minimalizovalo riziko neoprávnenej manipulácie s dátami.

Nie vždy je však zrejmé, ako účtovný program s dátami a ich ochranou vlastne pracuje. Tomuto téme sme sa venovali v samostatnom článku, kde sa dozviete viac o tom, ako Money S3 zaisťuje ochranu vašich účtovných dát.

Cena a licenční podmínky

Pre podnikateľov je dôležitá aj otázka, koľko ho bude účtovný systém stáť. Náklady na účtovný softvér hrajú dôležitú rolu, preto je potrebné zvážiť, čo sa za cenou vlastne skrýva. Pri výbere programu zvážte:

• Základné licenčné poplatky: Niektoré programy ponúkajú jednorazovú licenciu, iné fungujú na báze mesačného predplatného. Je dôležité zvážiť, ktorý variant je pre vás výhodnejšia.
• Náklady na podporu a aktualizácie: Zistite, či sú aktualizácie a technická podpora zahrnuté v cene, alebo či za ne budete musieť platiť navyše. Uistite sa, že budete mať k dispozícii aktuálne verzie softvéru bez skrytých nákladov.
• Možnosti rozšírenia: Ak plánujete rast, mali by ste počítať s možnými nákladmi na pridanie ďalších funkcií, modulov alebo používateľov. Je dôležité, aby účtovný softvér mohol rásť spolu s vašou firmou.

Money S3 ponúka rôzne cenové modely a licenčné balíčky. Všetky informácie nájdete transparentne v Cenníku. Okrem toho môžete využiť bezplatnú verziu S3 Start, ktorá nie je časovo obmedzená, ale je limitovaná počtom účtovaných dokladov – to vám umožní softvér poriadne otestovať bez finančného záväzku.

Možnosti rozšírenia a budúci rast

Účtovný softvér by mal rásť spolu s vaším podnikaním. Sledujte možnosti:

• Pridávanie používateľov: Je dôležité, aby systém umožňoval pridávanie nových používateľov bez výrazných nákladov.
• Rozšírenie funkcií: Softvér by mal byť modulárny a ponúkať ďalšie funkcie podľa potreby, napríklad mzdy, sklady alebo reporting.

Money S3 je modulárny systém, ktorý umožňuje dokupovanie ďalších potrebných modulov alebo prechod na vyššie balíčky funkcií a používateľov podľa rastu vašej firmy. Ak by vaše podnikanie prerástlo možnosti Money S3, v rámci rodiny Seyfor máte k dispozícii Money ERP, čo je ERP systém určený pre stredné a väčšie spoločnosti. Money ERP vám pomôže udržať kontinuitu podnikania aj pri zložitejších procesoch a poskytuje širšiu škálu funkcií prispôsobených vašim rastúcim potrebám.

Referencie a skúsenosti ostatných zákazníkov

Pri výbere účtovného programu určite dbajte na referencie a skúsenosti ostatných používateľov. Môžete ich získať buď osobne od podnikateľov vo vašom okolí, alebo si prejsť prípadové štúdie na webe poskytovateľa účtovného softvéru. Referencie sú skvelým ukazovateľom toho, ako systém funguje v praxi, aké prínosy môže mať pre vašu firmu a aké konkrétne výhody ponúka. Medzi spokojných zákazníkov Money S3 patria napríklad:

• Portus Praha: Nezisková organizácia, ktorá s Money S3 ušetrila 40 hodín práce týždenne vďaka automatizácii procesov.
• Freelance.cz: Riaditeľ firmy si všetky potrebné informácie o účtovníctve, mzdách a reportoch dokáže nájsť v programe sám.
• Dobroty s príbehom: Vďaka automatizácii procesov v Money S3 sa podarilo navýšiť tržby o 600 tisíc eur počas dvoch rokov.

Účtovný softvér je dlhodobou investíciou, ktorá vyžaduje dôkladné zváženie všetkých možností a funkcií. Aby sme podnikateľom uľahčili tento proces, odporúčame stiahnuť si náš e-book Ako vybrať účtovný program, kde nájdete podrobné informácie a praktické rady, ktoré vám pomôžu pri výbere toho najvhodnejšieho riešenia pre vaše podnikanie.

Stiahnuť e-book