Skladová evidencia je spôsob vykazovania majetku, ktorý máte viazaný v skladových zásobách. Skladová evidencia obnáša zaznamenávanie stavu zásob (počiatočný a konečný) a evidenciu pohybov (teda prírastky, úbytky, nákupy a predaje).

V priebehu roku evidencií zaznamenávate, aký materiál a tovar nakupujete (kedy a koľko) a kedy konkrétne položky predáte alebo spotrebujete. Skladovú evidenciu vediete aj pre svoje nedokončené výrobky.

Význam vedenia skladovej evidencie

Pokiaľ pri podnikaní žiadne zásoby neobstarávate, evidencia skladu sa vás netýka.

Ak ale sklad máte, vedenie evidencie je povinné pre:

• SZČO či firmy, ktoré vedú účtovníctvo (musíte viesť prehľad o stave majetku a záväzkov, spadajú sem aj zásoby),
• SZČO, ktorým povinnosť daňovej evidencie nariaďuje zákon o daniach z príjmov (skutočný stav majetku musíte uvádzať k poslednému dňu zdaňovacieho obdobia či ukončeniu činnosti).

Nejde iba o povinnú administratívu, ale zároveň o veľmi užitočný nástroj. So skladovou evidenciou udržujete na sklade poriadok a máte vždy prehľad o aktuálnom stave všetkých zásob.

Ako na vedenie skladu

Spôsobov, ako viesť skladovú evidenciu je niekoľko. Medzi najčastejšie patria:

• Elektronické tabuľky: Pokiaľ máte naozaj malý sklad, evidenciu zásob môžete vytvoriť v tabuľkovom programe, napríklad v Microsoft Exceli či Google Sheets.
• Skladový softvér: Ak máte skladových položiek či skladov viac, prácu vám výrazne uľahčí skladový program – softvér na skladové hospodárstvo. Pokročilý program sleduje počty položiek, prijíma objednávky aj automaticky generuje faktúry.

Hoci možno niektoré firmy stále vedú evidenciu po starom, ručne na papier alebo na tlačivá pre skladové hospodárstvo, tento prístup neodporúčame. Vedenie skladu zefektívni kvalitný skladový systém. Ušetria vám hodiny nad zbytočnou administratívou aj peniaze.

Vaši zamestnanci vďaka softvéru pre skladové hospodárstvo pracujú v sklade rýchlejšie, chod skladu odsýpa a vy sa vďaka automatickým funkciám ihneď dozviete, keď poklesne stav zásob alebo je nutné doobjednať materiál či tovar.

Vedenie skladu v Exceli? Áno, ale…

Pokiaľ máte malý a prehľadný sklad a neplánujete ho rozširovať, skladovú evidenciu viesť v Exceli môžete.

Karty pre jednotlivé tovary si predstavte ako riadky v tabuľke, ktoré obsahujú popis tovaru či materiálu:

• názov,
• identifikačné číslo,
• dátum obstarania,
• počet kusov (alebo iná jednotka množstva, pr. kg),
• cena za jednotku,
• zákazka, ktorej sa výroba týka (ak máte zákazkovú výrobu).

Všetko, čo máte na sklade, by ste mali vždy dohľadať aj v evidencii. V praxi pracujete tak, že kedykoľvek vám príde nový tovar alebo materiál, po naskladnení ich zanesiete do svojej skladovej evidencie.

Ak napríklad nakúpite rovnaké zásoby, ale za inú cenu, odlíšte ich aj v evidencii – veďte ich oddelene. Vo chvíli, keď zásobu vyskladníte (napríklad ju predáte, využijete vo výrobe), musíte túto informáciu v evidencii taktiež zaznamenať.

Softvér pre skladové hospodárstvo

Pokiaľ máte väčší sklad alebo viac skladov, poriadok vám v skladovej evidencii zaistí skladový softvér alebo skladový modul, o ktorý rozšírite svoj účtovný program.

V skladovom programe vediete skladové karty a bežne k nim môžete priložiť aj obrázok výrobku – skladníkom to uľahčí orientáciu v tovare, obzvlášť, pokiaľ pracujú vo veľkých či viacerých skladoch. Vďaka fotke si jednoducho overia, či vyskladňujú správny tovar.

Skladový softvér využijete aj v prípade, že máte menší e-shop a účtovníctvo si nechávate spracovávať externe. Vo chvíli, keď sa podnikaniu darí, počet produktov na sklade vzrastie, stane sa skladová evidencia vedená napríklad v Exceli neprehľadnou a dlhodobo neúnosnou.

Skladový softvér využijú aj malé firmy

Softvér pre skladové hospodárstvo Money S3 využijete, keď vediete sklad pre menšiu predajňu, e-shop aj stredne veľký sklad, prípadne skladov viac. Oceníte ho, keď:

• spracovávate väčší objem vratiek, zámien tovaru a reklamácií,
• obchodujete s tovarom, ktorý sa ľahko pokazí (program automaticky upozorní na expiráciu zásob),
• potrebujete ihneď vedieť, že je tovar na sklade nedostupný alebo ho máte nadbytok,
• potrebujete urýchliť inventúry,
• nevyužívate kapacitu skladu naplno.

Vedenie skladu zadarmo

Pokiaľ kupujete nový systém pre vedenie skladu, buďte obozretní u skladových systémov zadarmo. Neposkytujú totiž garanciu, že zodpovedajú aktuálnym zákonom. U plateného softvéru, ktorý je pravidelne aktualizovaný, záruku máte. Money S3 si môžete zadarmo vyskúšať.