Podnikanie

Ako automatizovať pravidelnú fakturáciu rovnakým zákazníkom

V praxi to znamená, že na pár kliknutí vygenerujete pravidelné faktúry a program ich sám odošle zákazníkom.

Automatická fakturácia podrobnejšie

Nastavenie automatickej fakturácie je jednoduché, zvyčajne vás v programe na faktúry čakajú nasledujúce kroky:

  1. Vyberiete si doklad, ktorý poslúži ako vzor.
  2. Zadáte, v akej frekvencii sa majú ďalšie faktúry generovať. Môžete zvoliť určitý počet opakovaní alebo napríklad generovanie do konkrétneho dátumu. Ak s klientom spolupracujete na dobu neurčitú, nastavíte časovo neobmedzené generovanie.
  3. V zvolený dátum program automaticky vystaví nový doklad zo vzoru. Ponechá fakturačné údaje klienta, odobrané služby/tovar aj sumu. Naopak doplní aktuálny dátum vystavenia, dátum splatnosti a variabilný symbol. Na faktúre tiež uvedie číslo dokladu tak, aby nadväzovalo na posledný vytvorený doklad a bola zachovaná číselná rada.
  4. Program odošle faktúru na e-mail klienta.

Ako funguje automatická fakturácia v Money S3

Účtovný program Money S3 pre menšie a stredné firmy alebo živnostníkovmnožstvo šikovných funkcií, ktoré uľahčujú prácu. Patrí medzi ne aj automatická fakturácia. Táto funkcia je súčasťou modulu Periodická a hromadná fakturácia.

Rozhranie Money S3 pre tvorbu periodických faktúr pripomína programy MS Office. Vďaka tomu je ovládanie programu intuitívne.

V záložke Periodická fakturácia máte na jednom mieste všetky vzory pravidelných dokladov. Vyberiete vzory, z ktorých chcete vystaviť faktúry, a kliknete na Generovať doklady.

Otvorí sa vám okno, v ktorom uvidíte nastavenie dát generovaných dokladov. Skontrolujete, že všetko sedí, prípadne nastavenie upravíte. Následne sa zobrazí zoznam adries, pre ktoré sa budú doklady generovať. Opäť všetko potvrdíte a následne vám Money S3 vytvorí doklady.

Účtovný program obsahuje aj funkciu Test. Vďaka nej pri úvodnom nastavení zistíte, či je možné z pripraveného vzoru generovať pravidelné faktúry. Ak sa vo vzore objavia chyby, program vás na ne upozorní.

Ak sa s klientom dohodnete na krátkodobom prerušení poskytovania služieb, využijete funkciu Posunúť dátum nasledujúceho vystavenia. Dátum vystavenia sa posunie o jeden časový interval (závisí od toho, v akých intervaloch fakturujete, najčastejšie je to mesiac).

Môžete si tiež zvoliť, aby sa doklady generovali vždy k poslednému dňu mesiaca alebo aby sa generovali len v pracovné dni. Ak by dátum nasledujúceho vystavenia pripadol na víkend alebo sviatok, doklad sa automaticky vystaví v najbližší pracovný deň. Posun neovplyvňuje vystavenie dokladu v nasledujúcom mesiaci.

Takto vyzerá nastavenie vzoru periodickej faktúry.

Ak ste platiteľom DPH, v nastavení tiež volíte, či bude dátum plnenia DPH zhodný s dátumom vystavenia dokladu alebo sa má rovnať poslednému dňu predchádzajúceho mesiaca.

Prečo využívať fakturáciu v účtovnom programe

Čím viac máte zákazníkov, ktorým vystavujete pravidelné faktúry, tým viac automatickou fakturáciou ušetríte času. Napríklad upratovacia firma môže mať desiatky klientov, ktorým každý týždeň poskytuje dohodnuté upratovanie. Ak by na konci mesiaca vo firme vystavovali každú faktúru zvlášť, zabralo by to aj niekoľko hodín.

Vďaka automatickej fakturácii vybavia všetkých klientov, ktorí využívajú štandardný balík služieb. A ak si daný mesiac niektorá z firiem objedná navyše aj generálne upratovanie, nepoužijú funkciu pravidelnej fakturácie, ale doklad vystavia ručne v rámci jednoduchého fakturačného programu.

Vyskúšajte si zadarmo účtovný program Money S3
S ním môžete jednoducho viesť účtovníctvo, vystavovať faktúry či evidovať sklad pre kamenný i online predaj

Vystavujte automatické faktúry zadarmo

Uľahčite si fakturáciu a stiahnite si Money S3 Start. V tejto verzii programu vytvoríte zadarmo až 500 záznamov v účtovnom denníku. Účtovný systém môžete používať tak dlho, kým nedosiahnete limity bezplatnej verzie. Potom sa rozhodnete, či prejdete na platenú verziu.

Výhodou Money S3 je, že si ho poskladáte len z tých modulov, ktoré potrebujete. Ak plánujete aj naďalej využívať automatickú fakturáciu, k základnému kompletu si pridajte aj modul Periodická a hromadná fakturácia.

Téme fakturácie sa na blogu Money.sk venujeme podrobne. Ďalej by vás mohli zaujímať tieto články:

Nejnovější články

Ako správne fakturovať a aké sú najčastejšie chyby pri vystavovaní faktúr?

Aby však faktúra bola naozaj účtovným dokladom, musí spĺňať niekoľko podmienok. Preto sa pozrite, ako…

25 novembra, 2024

Zmeny a novinky Money S3 verzie 24.952

Správa dát Zálohu agendy, ktorá vznikla vo verzii 24.950 na oficiálne nepodporovaných mutáciách OS Windows,…

21 novembra, 2024

Evidencia a riadenie zásob v účtovnom programe pre malé a stredné firmy

Skladovú evidenciu môžete viesť aj v papierovej forme alebo napríklad v programe Excel. Obe možnosti…

18 novembra, 2024

Prichádza Inbox Plus: Umožní vyčítať aj PDF faktúry

Vyčítanie dokladov v PDF, JPEG či PNG? Žiadny problém! Modul Inbox bol rozšírený o vylepšenú funkcionalitu…

7 novembra, 2024

Nový modul Inbox v Money S3 vás zbaví prepisovania prijatých dokladov

Jedno úložisko na všetky prijaté doklady Firmy často prijímajú faktúry a iné doklady na niekoľko…

7 novembra, 2024

Nový modul Inbox – vyčítajte svoje faktúry automaticky a archivujte elektronicky

Komplexné riešenie na spracovanie vašich prijatých dokladov Modul Inbox je z pohľadu používateľov významnou pomocou…

7 novembra, 2024

Užíváme cookies, abychom vám zajistili co možná nejjednodušší použití našich webových stránek. Pokud budete nadále prohlížet naše stránky předpokládáme, že s použitím cookies souhlasíte.

Cookie policy