7 najžiadanejších funkcií účtovného programu z pohľadu podnikateľov

1. Účtovníctvo a daňová evidencia

Jadrom každého účtovného programu sú moduly pre vedenie účtovníctva a daňovej evidencie. Napríklad obľúbený účtovný program Money S3 sa vás už počas inštalácie spýta, či vo svojom podnikaní vediete účtovníctvo alebo daňovú evidenciu, a podľa toho vám prispôsobí funkcie účtovného programu a rozhrania.

Daňová evidencia v účtovnom softvéri je vhodná pre platcov aj neplatičov DPH a všetkých živnostníkov, ktorí už prerástli jednoduché fakturačné aplikácie.

Daňová evidencia v účtovnom programe obsahuje napríklad:

• Peňažný denník, do ktorého zapisujete údaje z pokladní a bánk. Po prepojení sa do neho platby môžu zapisovať aj automaticky.
• Predkontácie, vďaka ktorým nemusíte doklady a položky ručne triediť.
• Evidenciu majetku, v ktorej máte prehľad nad všetkými pohybmi.
• Možnosť vygenerovať daňové priznanie a priamo z programu ho poslať na finančný úrad.

V module pre účtovníctvo potom nájdete všetky potrebné funkcie pre vedenie účtovníctva s.r.o. Napríklad:

• Predkontácie, vďaka ktorým určíte, kam sa majú jednotlivé doklady v účtovnom denníku zaúčtovať.
• Prednastavenú účtovnú osnovu, vďaka ktorej môžete účtovať takmer okamžite.
• Uzávierkové operácie, ktoré za vás okrem iného automaticky precenia bankové účty, pripravia účtovné výkazy alebo vykonajú účtovnú závierku.
• Vzory a tlačové zostavy, vďaka ktorým vygenerujete hlavnú knihu, výsledovky alebo súvahy za obdobie.

Program navyše automaticky vytvára zápisy do účtovného denníka pri spracovaní dokladov. Účtovný denník v programe tak slúži na prezeranie, filtráciu, tlač i opravy a rozúčtovanie dokladov. Hodí sa aj pre vedenie účtovníctva živnostníkov.

Pokiaľ vám účtovníctvo spracováva externý účtovník, môžete jeho účtovný systém prepojiť so svojím, alebo mu dať prístup. Vďaka tomu nemusíte doklady ručne odovzdávať, ale stiahne a spracuje si ich sám.

2. Fakturácia

Moduly pre fakturáciu slúžia nielen pre vytváranie a odosielanie faktúr klientom, ale tiež k ich prehľadnej evidencii. Faktúry vystavíte v rôznych menách a jazykoch.

V účtovnom programe nájdete predpripravené šablóny faktúr, takže väčšinu z nich vytvoríte do minúty. Len vyberiete klienta z adresára a položky z cenníka a program zvyšok údajov vyplní za vás. Faktory vytvoríte jednoduché, s položkami a s väzbami na iné doklady, ako objednávky alebo dodacie listy. Už pri tvorbe faktúry za vás program vypočíta DPH.

Tip: Hľadáte najlepší účtovný program? Inšpirujte sa v článku.

3. Skladové hospodárstvo

Firmy s vlastným skladom nájdu v účtovnom programe všetky potrebné funkcie pre:

• evidenciu tovaru a materiálu,
• cenotvorbu,
• spracovanie inventúry
• alebo evidenciu objednávok.

Základom sú skladové karty, kde firmy evidujú všetok tovar a jeho názvy, ceny, minimálny alebo maximálny objem a parametre ako napríklad exspiráciu. Veľkou výhodou sú aj fotografie, vďaka ktorým skladníci ľahšie spoznajú tovar počas vychystávania objednávky.

Rovnako ako pri faktúrach vytvoríte vďaka predpripraveným šablónam rýchlo aj skladové doklady ako:

• predajky,
• príjemky,
• dodacie listy
• alebo prevodky.

4. Mzdy a personalistika

Niektorí podnikatelia si myslia, že keď majú zamestnancov, musia zvlášť zhotovovať samostatný personálny systém. V účtovnom programe ale nájdu všetky nevyhnutné funkcie, ktoré pre mzdovú agendu potrebujú. Špecializované mzdové programy sú vhodné až pre väčšie firmy s vyššími desiatkami až stovkami zamestnancov.

Napríklad v účtovnom programe Money S3 evidujete na jednom mieste všetku personálnu agendu ako:

• pracovné pomery a zmluvy,
• osobné údaje zamestnancov,
• nezdaniteľné príjmy
• alebo zrážky a exekúcie.

Samotná tvorba miezd je v účtovnom programe veľmi jednoduchá, pretože systém urobí veľa vecí za vás. V Money S3 napríklad stačí, keď vytvoríte kartu zamestnanca, vyplníte jeho zložky mzdy a potom len každý mesiac doplníte jednorazové údaje ako prémie, pokuty alebo zrážky. Program následne mzdu vypočíta za vás a vytvorí výplatnú pásku.

V programe tiež spracujete dokumenty pre úrady ako potvrdenie o zdaniteľných príjmoch alebo evidenciu dôchodkového poistenia.

5. Prepojenie s e-shopom

Prepojenie účtovného programu s e-shopom je čím ďalej žiadanejšie, pretože majiteľom e-shopov ušetrí desiatky hodín prepisovania mesačne.

Na pár kliknutí prenesiete tovar aj s fotografiami z účtovného systému priamo do e-shopu, alebo naopak z e-shopu odošlete objednávky do účtovníctva.

Modul pre napojenie s e-shopom typicky pracuje na pozadí bežného chodu účtovného programu a prijíma a odosiela do neho dáta. Napríklad pokiaľ vám do e-shopu príde nová objednávka od zákazníka, automaticky sa prenesie do účtovného programu.

„Všetky objednávky z e-shopu sa nám do účtovníctva prenášajú automaticky. Ušetríme tým niekoľko hodín práce týždenne a stohy papierov. Expedícia balíčkov je tiež oveľa jednoduchšia – veľkú zásluhu na tom majú elektronické čítačky. Pri kompletizácii balíčkov sa Shoptet prepojí s Money a výrobky automaticky vyskladnia,“ hodnotí riaditeľka podniku Dobroty.

6. Prepojenie s pokladňou

Okrem riešení pre e-shop ponúka niektoré účtovné programy aj riešenie pre kamenné predajne. Základom je napojenie softvéru v pokladni na účtovný program.

Niektoré účtovné programy to riešia tým, že vyvíjajú vlastné moduly priamo do pokladní. Napríklad Money S3 ponúka modul S3 Kasa, vďaka ktorému predávate priamo z rozhrania Money, ktoré je prispôsobené pre pokladničné monitory.

7. Funkcie pre automatizáciu

Jedným z hlavných dôvodov, prečo si podnikatelia kupujú účtovné programy, je úspora času vďaka automatizácii. Podnikateľskú agendu je možné viesť aj v excelovských tabuľkách, ale všetko musíte ručne prepisovať a zadávať.

Funkcie pre automatizáciu sa prelínajú naprieč celým účtovným programom. Napríklad:

• automatická tvorba a odosielanie pravidelných faktúr, napríklad za prenájom či upratovanie budovy,
• automatická úprava skladových zásob, akonáhle si zákazník kúpi tovar,
• alebo automatické čistenie salda.

Tip: Prečítajte si viac o tom, ako funguje automatizácia účtovníctva.

Vyskúšajte si viac v účtovnom programe Money S3

Všetky funkcie spomenuté v tomto článku nájdete v účtovnom programe Money S3. Vyskúšajte si ho zadarmo vo verzii Štart so všetkými funkciami a časom sa môžete rozhodnúť, či prejdete na plnú verziu. V plnej verzii potom platíte len za tie funkcie, ktoré naozaj využijete.