Nový modul Inbox v Money S3 vás zbaví prepisovania prijatých dokladov

Jedno úložisko na všetky prijaté doklady

Firmy často prijímajú faktúry a iné doklady na niekoľko rôznych e-mailových adries, kde v nich strácajú prehľad. Modul Inbox pomáha tým, že funguje ako centrálne úložisko všetkých prijatých dokladov. Inbox má pridelenú e-mailovú schránku, na ktorú klienti, partneri aj vaši kolegovia posielajú všetky prijaté faktúry, takže ich máte na jednom mieste.

Ak ste doteraz prijímali doklady na rôzne adresy a ešte k tomu fyzicky, nemusíte kvôli zavedeniu Inboxu nič meniť. Stačí súčasné e-mailové schránky presmerovať, aby doklady posielali do Inboxu, kde budú všetky pokope. Ak chcete v Inboxe evidovať aj fyzicky prijaté faktúry, môžete ich naskenovať a do Inboxu vložiť.

Rovnako ako všetky časti Money S3 je aj modul Inbox veľmi podobný obľúbeným kancelárskym programom, ako je napríklad Outlook. S Inboxom sa pracuje podobne ako s e-mailovou schránkou, takže sa rýchlo zorientujete. Nové prijaté doklady sa vám zobrazia zvýraznené – vďaka tomu vám žiadny neunikne.

Čítačka dát, ktorá vás zbaví prepisovania

Akonáhle vám do Inboxu začnú prichádzať doklady, spustí sa do práce automatická čítačka dát. Tá z dokladov prečíta všetky dôležité údaje a pripraví doklady na zaúčtovanie. Na pár kliknutí potom údaje vložíte do účtovníctva v Money S3 ako prijaté faktúry, dodacie listy alebo pokladničné doklady.

Aktuálne Inbox prečíta údaje z dokladov vo formáte:

• ISDOC (štandardizovaný formát, ktorý podporuje väčšina účtovných programov a ERP systémov),
• ZUGFerD/ Faktur-X(štandardizovaný formát nemeckých a francúzskych faktúr),
• dokladov vystavených v eKasa systéme (pokladničný doklad musí obsahovať unikátny
  QR kód evidovaný na Finančnej správe)
• a zo všetkých dokladov vo forme QR + F kódu.

Prečítané doklady vám Inbox označí, aby ste vedeli, ktoré doklady máte pripravené na zaúčtovanie a ktoré musíte prepisovať ručne.

Veľkou výhodou tejto funkcie je, že ak bežne prijímate doklady v spomenutých formátoch, Inbox vám ušetrí hodiny času, ktoré by ste strávili prepisovaním dokladov do účtovného systému.

Inbox vám automaticky prečíta dáta z faktúr

Bezpečný a prehľadný elektronický archív

Tretia kľúčová výhoda je, že Inbox slúži tiež ako prehľadný a bezpečný elektronický archív. Akonáhle modul prečíta dáta a pomôže vám ich zaúčtovať, doklady v Inboxe zostanú archivované.

Ak ste doposiaľ prijaté doklady tlačili a skladovali v šanónoch, s modulom Inbox už nemusíte. Všetky prijaté doklady archivujete priamo vo svojom účtovnom systéme a vďaka jednoduchým filtrom v Inboxe do minúty nájdete akýkoľvek doklad. Ušetríte tak nielen čas pri hľadaní dokladov, ale aj miesto v kancelárii.

Modul Inbox ponúka, rovnako ako celé Money S3, pokročilé možnosti zabezpečenia, takže si sami zvolíte, ktorí zamestnanci majú k dokladom prístup alebo nastavíte pravidelné zálohovanie.

Okrem firiem uľahčí modul Inbox veľa práce aj externým účtovníkom. Vytvoria si vo svojom Money S3 samostatnú schránku pre každú firmu, ktorej spracovávajú doklady. Potom môžu medzi jednotlivými agendami jednoducho prepínať a faktúry od klientov majú prehľadne roztriedené.

Na často kladené otázky ohľadom modulu Inbox odpovedáme v tomto článku.

Ešte jednoduchšia evidencia dokladov s mobilnou aplikáciou

Vďaka novej mobilnej aplikácii pre modul Inbox budete môcť spravovať svoje doklady ešte pohodlnejšie. Stačí jednoducho odfotiť účtenku alebo faktúru, ktorú chcete zaevidovať, a jedným kliknutím ju odošlete priamo do Money S3. Aplikáciu spárujete s účtovným programom cez QR kód, čo vám umožní posielať doklady priamo do zvolenej agendy.

Aplikácia bude dostupná pre Android aj iOS zariadenia začiatkom roka 2025, pričom ju môžete využívať na viacerých zariadeniach úplne zadarmo, platí sa len za licenciu modulu Inbox.

Kedy začať s Inboxom? Kľudne už dnes

1. Funkciu Inbox máte už teraz aktivovanú

2. Preštudujte si krátky návod k jeho použitiu

3. Inbox si môžete vyskúšať ZDARMA do konca decembra 2024

 

Chcete radšej, aby sme vám Inbox ukázali?

Rezervujte si termín bezplatnej online ukážky len pre vás.