Význam záznamov o zákazníkoch a obchodných prípadoch

Odišiel vám kľúčový zamestnanec, ktorý komunikoval s klientmi? V tej chvíli naplno pocítite, aké cenné sú informácie a kontakty. Ak svoju práci 100 % neodovzdal, môžete zistiť, že vám chýba telefónne číslo na klienta alebo dôležité podrobnosti k obchodnému prípadu.

Aby ste túto situáciu nemuseli zložito riešiť, dbajte na priebežnú evidenciu zákazníkov. Ak ste veľká firma so stovkami klientov, zamyslite sa, či nevyužijete špecializovaný software na správu obchodných príležitostí. Používa sa preň označenie CRM.

Naopak pre menšie firmy je to zbytočne robustné a drahé riešenie. Na vedenie adresára so všetkými dôležitými kontaktmi a stručnou históriou spolupráce im stačí účtovný program.

Aké informácie evidovať v adresári kontaktov

V adresári evidujete fakturačné informácie, hlavnú kontaktnú osobu a jej telefón a e-mail. Šikovný účtovný program umožňuje pridať aj viac kontaktných osôb. To je dosť užitočné – s odberateľom vyriešite detaily ponuky, s vedúcim logistiky termín dodania a tak ďalej.

Všetky kontakty máte v adresári na jednom mieste. Ak zamestnanec, ktorý má zákazku na starosti, ochorie alebo je na dovolenke, ľahko ho zastúpi kolega.

Obchodníci dosť oceňujú možnosť štítkovania kontaktov. Ľubovoľne si ich označia, napríklad im pridajú štítok VIP klient. Ku kontaktom si tiež napíšu internú poznámku, napr. zlá platobná morálka.

Účtovný systém umožňuje aj správu kontaktov. Vyfiltrujete si ich podľa rôznych kritérií alebo medzi nimi vyhľadávate.

Import a export kontaktov

Ak ste doteraz na evidenciu kontaktov využívali excelovskú tabuľku, ľahko si ju do účtovného programu importujete. Alebo si naopak kontakty z účtovného programu exportujete a stiahnete do počítača.

Evidencia obchodných prípadov

Do adresára v účtovnom programe môžete zadávať aj históriu komunikácie s klientom. Teda napríklad aktivity ako:

• telefonát,
• schôdzka,
• zaslanie ponuky.

Môžete tiež vytvoriť nové aktivity, prideliť ich ako úlohu konkrétnemu zamestnancovi a potom skontrolovať, či danú úlohu splnil.

Adresár v Money S3 je veľký pomocník

Účtovný program Money S3 obsahuje už v základe modul Adresár. Vďaka nemu nepotrebujete CRM, ale väčšinu činností zvládnete priamo v Money S3, napríklad:

• import a export kontaktov,
• evidencia viacerých kontaktných osôb pri jednom klientovi,
• štítky ku kontaktom (v Money S3 sa nazývajú adresné kľúče),
• interné poznámky ku kontaktom,
• evidencia obchodných aktivít (napr. schôdzky a hovory),
• prideľovanie úloh zamestnancom,
• zobrazenie všetkých dokladov daného klienta.

Obchodníci na Money S3 oceňujú rýchle zobrazenie dokladov priamo z adresára. Vďaka tomu ihneď vidia nákupnú históriu klienta – čo naposledy nakúpil a za koľko. Ľahko si tiež pozrú, čo daný klient nakupoval minulý rok o tomto čase a proaktívne mu napríklad pripravia ponuku.

Ďalšou užitočnou funkciou je okamžitá tvorba ponúk či objednávok. Využijete ju v situácii, kedy vám volá klient s urgentnou požiadavkou či objednávkou. V Money S3 si otvoríte jeho kartu a prejdete na záložku Produkty. Povie vám, o čo má záujem a vy rovno produkty z katalógu vkladáte do košíka. Z neho potom vygenerujete ponuku, objednávku alebo rovno faktúru. Keď sa s klientom rozlúčite, máte už pripravené všetky podklady a obratom mu ich posielate e-mailom.

Overenie spoľahlivosti kontaktov

Money S3 pomôže aj s overovaním kontaktov. Ak ste platitelia DPH, primárne vás zaujíma, či je váš náprotivok spoľahlivým platiteľom DPH. V prípade, že nie a vy s ním napriek tomu obchodujete, vystavujete sa riziku, že DPH neodvedie a vy ju potom zaplatíte zo svojho.

Informáciu o ne/spoľahlivých platiteľoch nájdete v registri platiteľov DPH. Ako používatelia Money ale máte tu výhodu, že priamo pri kontakte v účtovnom programe vidíte, či je, alebo nie je spoľahlivým platiteľom DPH.

Ďalej vás zaujíma, či obchodný partner nie je vo finančných problémoch – v tom prípade hrozí, že pôjde o neplatiča. Aby sme vám preverovanie uľahčili, Money S3 je napojený na službu CRIBIS, ktorá toto overenie zaisťuje.

Ak pri kontakte svieti zelená, stačí vám bežná opatrnosť. Ak je ale semafor oranžový, zbystrite pozornosť a partnera dôkladnejšie preverte. V prípade, že svieti červená, obchodu sa radšej vyhnite, alebo buďte mimoriadne opatrní.

Money S3 sme tiež prepojili s ďalšou podobnou službou CreditCheck – slúži ako alternatíva ku CRIBISU. Medzi službami si priamo v Money prepnete a skontrolujete, či sa ich hodnotenia zhodujú.

Vyskúšajte si zadarmo účtovný program Money S3 vrátane Adresára. Ak vám bude software vyhovovať, neskôr môžete prejsť na platenú verziu.