Tuzemské pracovné cesty zamestnancov – cestovné náhrady (3. časť: stravné a ďalšie výdavky)

V rámci pracovných ciest vznikajú zamestnancom i ďalšie výdavky, pri ktorých majú zamestnanci nárok na ich úhradu zo strany zamestnávateľa. Tretia časť seriálu o tuzemských pracovných cestách zamestnancov je v tejto nadväznosti (na 2. časť) zameraná na problematiku stravného a náhradu ďalších výdavkov súvisiacich s pracovnou cestou zamestnanca.

Nárok na stravné

Zamestnancovi patrí v čase trvania pracovnej cesty nárok na stravné. Táto kategória náhrady je závislá od doby trvania pracovnej cesty. Od 1. júla 2019 je výška stravného v jednotlivých časových kategóriách nasledovná:

Pracovná cesta kratšia ako 5 hodín

V prípade, ak by pracovná cesta trvala menej ako 5 hodín a zamestnanec nemá možnosť sa stravovať zvyčajným spôsobom, zamestnávateľ mu môže poskytnúť stravné až do sumy stravného pre časové pásmo 5 až 12 hodín alebo zabezpečiť bezplatné stravovanie. Takto poskytnutá suma stravného je nenárokovateľná náhrada a pre zamestnanca je predmetom dane.

• Príklad č. 1: Zamestnanec bol vyslaný na pracovnú cestu. Začiatok pracovnej cesty bol datovaný o 9,00 a pracovná cesta skončila o 17,00 toho istého dňa. V tomto prípade má zamestnanec nárok na stravné vo výške 5,10 eur.
• Príklad č. 2: Zamestnanec bol vyslaný na pracovnú cestu. Začiatok pracovnej cesty bol datovaný na 8,00 a pracovná cesta sa skončila o 10,00 nasledujúceho dňa. Zamestnanec má nárok na stravné vo výške 11,60 eur.

Viac pracovných ciest v priebehu dňa/dní

Platí, že každá pracovná cesta sa posudzuje samostatne. Ak je v priebehu jedného dňa zamestnanec vyslaný na viac samostatných pracovných ciest, pre posúdenie nároku na stravné sa každá pracovná cesta posudzuje samostatne. Spočítavanie časov trvania pracovných ciest je možné len u zamestnancov, ktorým častá zmena pracoviska vyplýva z povahy povolania. Ak zamestnanec, ktorému častá zmena pracoviska vyplýva z osobitnej povahy povolania (napr. vodiči, servisní technici a pod.), vykoná počas:

• kalendárneho dňa viac pracovných ciest, z ktorých každá trvá menej ako 5 hodín, pričom celkový súčet trvania týchto pracovných ciest je 5 hodín a viac, patrí zamestnancovi stravné za celkový čas trvania týchto pracovných ciest (príklad: Zamestnanec, ktorý pracuje na pozícii servisného technika výťahov bol počas dňa na dvoch pracovných cestách, pričom prvá začala o 8,00 a trvala do 11,00 hod. a druhá pracovná cesta začala o 15,00 a trvala do 17,30 hod. V zmysle vyššie uvedeného mu vzniká nárok na stravné v časovom pásme 5 – 12 hod., pretože súčet pracovných ciest je nad 5 hodín, t. j. má nárok na stravné vo výške 5,10 eur.),
• dvoch kalendárnych dní pracovnú cestu, ktorá trvá v každom kalendárnom dni menej ako 5 hodín a ktorá celkovo trvá najmenej 5 hodín, patrí zamestnancovi stravné v sume pre časové pásmo 5 až 12 hodín,
• jednej pracovnej zmeny v rámci dvoch kalendárnych dní viac pracovných ciest, z ktorých každá trvá menej ako 5 hodín, pričom celkový súčet trvania týchto pracovných ciest je 5 hodín a viac, patrí zamestnancovi stravné za celkový čas trvania týchto pracovných ciest (príklad: Zamestnanec, ktorý pracuje na pozícií servisného technika výťahov vykonal v rámci jednej pracovnej zmeny dve pracovné cesty: prvá pracovná cesta trvala v čase od 20,00 do 23,00 hod. a druhá pracovná cesta od 4,15 do 7,40 hod. Zamestnanec vykonal v rámci jednej pracovnej zmeny v rámci dvoch kalendárnych dní dve pracovné cesty, pričom každá trvala menej ako 5 hodín, ale celkový súčet je viac ako 5 hodín, patrí mu stravné pre časové pásmo 5 -12 hod., a to vo výške 5,10 eur).

Častá zmena pracoviska vyplývajúca z pracovnej zmluvy

So zamestnancom, ktorému častá zmena pracoviska vyplýva z osobitnej povahy povolania, možno v pracovnej zmluve alebo v dohode o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru dohodnúť odchylne od zákona o cestovných náhradách podmienky na poskytovanie stravného, ako aj nižšie sumy stravného, najviac však o 5 % z ustanovenej sumy stravného.

Zabezpečené stravovanie na pracovnej ceste

Ak zamestnancovi na pracovnej ceste bolo poskytnuté stravovanie v celom rozsahu, nemá nárok na stravné. V prípade, ak boli zamestnancovi poskytnuté raňajky, obed či večera, zamestnávateľ mu kráti zo sumy stravného pre časové pásmo nad 18 hodín zákonom stanovenú výšku nasledovne:

• pri poskytnutých raňajkách: o 25 % zo sumy stravného 11,60 eur, t. j. o 2,9 eur,
• pri obede: o 40 % zo sumy stravného 11,60 eur, t. j. o 4,64 eur a
• pri večeri: o 35 % zo sumy stravného 11,60 eur, t. j. o 4,06 eur.

Stravné za čiastočne bezplatné stravovanie a za poskytnuté raňajky v rámci ubytovacích služieb sa nekráti, ak zamestnanec nemohol využiť zabezpečené stravovanie alebo poskytnuté raňajky z dôvodov, ktoré nezavinil. Tieto dôvody musí uviesť vo vyúčtovaní pracovnej cesty. Závažnosť a opodstatnenosť týchto dôvodov posúdi zamestnávateľ z ohľadom na určené podmienky pracovnej cesty aj priebeh pracovnej cesty.

Krátenie stravného

Krátenie stravného musí byť zabezpečené preukazným spôsobom. Zákon neustanovuje spôsob preukazovania, len deklaruje potrebu preukázania bezplatne poskytnutého stravovania a poskytnutie raňajok v rámci ubytovacích služieb. Preukázanie môže byť zabezpečené:

• dokladom, napr. od ubytovacieho zariadenia, v ktorom môže ale nemusí byť vykázaná hodnota poskytovaných raňajok, pozvánkou, zápisom z obchodných rokovaní a pod.,
• alebo v súlade s § 13 ods. 10 zákona o cestovných náhradách aj vyhlásením zamestnanca vo vyúčtovaní pracovnej cesty, to znamená, že zamestnanec sám vyznačí vo vyúčtovaní, že mal bezplatne poskytnuté stravovanie alebo raňajky v rámci ubytovania. Táto skutočnosť vyplýva aj z § 35a) zákona, v zmysle ktorého je zamestnanec povinný informovať zamestnávateľa o všetkých skutočnostiach rozhodujúcich pre poskytnutie náhrad.

Príklad č. 1: Zamestnanec bol vyslaný na pracovnú cestu. Pracovná cesta sa začala prvý deň o 9,00 a skončila sa druhý deň o 19,00 hod.  Zamestnanec pri vyúčtovaní predložil účet z hotela za ubytovanie v cene 80 eur, pričom súčasťou boli bezplatne poskytnuté raňajky. Za prvý deň prináleží zamestnancovi stravné v hodnote 7,60 eur (časové pásmo pracovnej cesty 12 – 18 hodín, keďže počas prvého deň trvala pracovná cesta 15 hodín) a druhý deň sa mu stravné kráti o 25 % z dôvodu poskytnutých raňajok, t. j. má nárok na stravné časového pásma nad 18 hodín, keďže pracovná cesta druhý deň trvala 19 hodín, t. j. 11,60 – (11,60 x 0,25) = 8,70 eur. Spolu má zamestnanec za pracovnú cestu nárok na stravné vo výške 16,30 eur.

Príklad č 2: Zamestnávateľ vyslal zamestnanca na trojdňovú pracovnú cestu, pričom prvý deň pracovná cesta trvala 10 hodín, druhý deň 24 hodín a tretí deň trvala 14 hodín. Na pracovnej ceste mu bolo v rámci ubytovania poskytnuté nasledovné stravovanie: 1. deň: večera, 2. deň: raňajky, obed, večera a 3. deň: raňajky a obed.  Zamestnanec má nasledovný nárok na stravné:

• 1. deň: pracovná cesta trvala 10 hodín, nárok na stravné je 5,10 eur, ale z dôvodu poskytnutej večere sa nárok kráti o 35 % z ceny stravného pásma nad 18 hodín (11,60 eur) , t. j. za prvý deň má nárok na stravné vo výške 5,10 – (11,60 x 0,35) =1,04 eur.
• 2. deň: pracovná cesta trvala 24 hodín, nárok na stravné je 11,60 eur, ale z dôvodu poskytnutých raňajok, obeda a aj večere sa mu stravné kumulatívne kráti o 100 %, čiže za tento deň nemá nárok na stravné.
• 3. deň: pracovná cesta trvala 14 hodín, nárok na stravné je 7,60 eur, ale z dôvodu poskytnutých raňajok a obeda sa nárok kráti o 25 % za raňajky a 40 % za obed, čiže spolu o 65 % z 11,60, t. j. za tretí deň má nárok na stravné vo výške 7,60 – (11,60 x 0,65) = 0,06

Spolu má zamestnanec nárok na stravné za trojdňovú pracovnú cestu vo výške 1,1 eur.

Príklad č. 3: Zamestnanec bol vyslaný na 2 – dňové školenie, pričom prvý deň začala pracovná cesta o 9,00 a druhý deň skončila o 16,00. Zamestnanec bol ubytovaný v hoteli, kde nemal poskytnuté raňajky. Na pozvánke na školenie bolo deklarované, že súčasťou školenia bude malé občerstvenie. Zamestnanec má nárok na stravné za 1. deň vo výške 7,60 eur (časové pásmo 12-18 hodín) a za 2. deň vo výške rovnako vo výške 7,60 eur (časové pásmo 12-18 hodín). Ku kráteniu stravného z dôvodu občerstvenia na školení nedôjde, pretože v tomto prípade nejde o riadne jedlo.

Zamestnancovi stravné nepatrí:

• po dobu prerušenia pracovnej cesty z dôvodu návštevy rodiny,
• po dobu dohodnutého prerušenia pracovnej cesty z dôvodu na strane zamestnanca.

Náhrada preukázaných potrebných vedľajších výdavkov

Zamestnancovi môžu na pracovnej ceste vzniknúť ďalšie očakávané/neočakávané výdavky, ktoré súvisia s jeho pracovnou cestou. Zákon o cestovných náhradách ich taxatívne neuvádza. Dôležité je, že zamestnanec takéto výdavky musí riadne preukázať, napr. pokladničným dokladom a nejde o výdavky osobného charakteru. Za potrebné vedľajšie výdavky možno považovať: poplatok za parkovanie, poplatok za diaľnicu, poplatok za garáž a pod. V žiadnom prípade sa nejedná napr. o platbu pokuty za prekročenie rýchlosti, platbu pokuty za nesprávne parkovanie, nákup jedla a nápojov, umytie motorového vozidla zamestnanca a pod.

Náhrada preukázaných cestovných výdavkov za cesty na návštevu rodiny zamestnanca

Podľa zákona o cestovných náhradách zamestnancovi náhrada preukázaných cestovných výdavkov za cesty na návštevu rodiny do miesta  trvalého pobytu alebo medzi zamestnancom a zamestnávateľom vopred dohodnutého miesta pobytu rodiny na území Slovenskej republiky patrí, ak pracovná cesta trvala viac ako sedem po sebe nasledujúcich kalendárnych dní, a to každý týždeň ak nie je v kolektívnej zmluve, pracovnej zmluve alebo dohode dohodnutá náhrada za dlhší čas najviac za jeden mesiac.

Z časového hľadiska sa náhrada poskytuje jedenkrát týždenne, avšak  možno dohodnúť poskytovanie náhrady za dlhšiu dobu (napr. 1 x za 10 dní, 1 x za 14 dní), najdlhšie však za 1 mesiac. Dlhšia doba môže byť dohodnutá:

• v pracovných zmluvách (u každého zamestnanca môže byť táto doba iná),
• v kolektívnych zmluvách (v ktorej sa dohodne odborová organizácia so zamestnávateľom) alebo
• v inej písomnej dohode so zamestnancom.

Náhrada sa v zásade poskytuje do miesta pobytu rodiny – prechodný pobyt alebo trvalý pobyt, ale zamestnávateľ sa môže so zamestnancom dohodnúť na poskytovaní tejto náhrady aj do iného miesta pobytu rodiny na území Slovenskej republiky, ktorá sa prechodne zdržiava na inom mieste, napr. počas dovolenky, prázdnin a pod.

Iné náhrady a vyššie náhrady

Zamestnávateľ (ak nejde o rozpočtovú organizáciu, príspevkovú organizáciu, okrem tej, u ktorej objem výdavkov na mzdy, platy, služobné príjmy a ostatné osobné vyrovnania je vyšší ako príspevok zriaďovateľa, obec a vyšší územný celok, okrem tých, kde sú zamestnanci odmeňovaní podľa Zákonníka práce) sa môže rozhodnúť, že zamestnancom bude poskytovať iné náhrady súvisiace s pracovnou cestou, s dočasným pridelením, s vyslaním do štátu Európskej únie, so vznikom pracovného pomeru, s výkonom práce v zahraničí a s cestou v súvislosti s mimoriadnym výkonom práce mimo rozvrhu pracovných zmien napr. náhrada za stratu času, odlučné a pod., prípadne že bude zamestnancom poskytovať vyššie náhrady, napr. vyššie stravné, vyššie náhrady za použitie motorového vozidla a pod., ako ustanovuje zákon o cestovných náhradách.

Takéto rozhodnutie je potrebné ukotviť napríklad v kolektívnej zmluve, pracovnej zmluve alebo vo vnútornom predpise.

Komplexný príklad

Zamestnanec bol vyslaný na dvojdňovú pracovnú cestu do Popradu. Pracovná cesta začala prvý deň o 8,00 hod. a skončila druhý deň o 17,00 hod. Po dohode so zamestnávateľom použil súkromné motorové vozidlo. Zamestnanec prejazdil 690 km, všetky kilometre mimo mesta. Vozidlo má v technickom preukaze uvedenú spotrebu podľa normy STM, a to 9,9 l/100 km. Zamestnanec preukázal cenu pohonnej hmoty v deň nástupu na pracovnú cestu pokladničným dokladom, kde bola uvedená cena 1,64 eur/l.

Zamestnanec mal rezervovaný hotel v cene 50 eur/noc vrátane raňajok. Po skončení pracovnej cesty predložil doklady o úhrade diaľnice vo výške 10 eur a úhrady za parkovanie vo výške 5 eur a pokuta za prekročenie rýchlosti vo výške 40 eur a umytie automobilu vo výške 8 eur.  

Zamestnancovi na základe týchto údajov vzniká nárok na úhradu cestovných náhrad v nasledovnej výške:

• 1. Základná náhrada za každý kilometer cesty: 690 x 0,193 = 133,17 eur
• 2. Spotreba pohonných hmôt: (690 x 9,9)/100 x 1,64 = 112,03 eur
• 3. Ubytovanie: 50 eur
• 4. Stravné: 1. deň: 16 hodín, t. j. stravné vo výške 7,60 eur, 2. deň: 17 hodín, t. j. stravné vo výške 7,60 eur, ale z dôvodu poskytnutých raňajok sa kráti o 25 % z 11,60, t. j. 7,60 – (11,60 x 0,25) = 4,70 eur.
• 5. Vedľajšie výdavky (uznateľné): úhrada diaľnice 10 eur a úhrada parkovania 5 eur.

Spolu nárok zamestnanca na úhradu cestovných náhrad: 133,17+112,03+50+7,60+4,70+10+5 = 322,50 eur.

Autor: Ing. Petra Krišková, PhD.

1. časť článku: Tuzemské pracovné cesty zamestnancov – cestovné náhrady.

2. časť článku: Tuzemské pracovné cesty zamestnancov – cestovné náhrady, cestovné výdavky a ubytovanie

Vyskúšajte účtovanie cestovných náhrad v Money S3 zadarmo