Mzdová evidencia: Je lepší mzdový program alebo stačí ten účtovný?

Ak potrebujete spracovávať mzdy interne, máte dve možnosti. Buď investujete do špecializovaného mzdového programu, alebo využijete účtovný program so mzdovým modulom.

Odpovedzte si na naše 4 otázky a urobte si jasno v tom, ktorý variant je pre vás výhodnejší. Ušetríte si tak dosť času s výberom a hneď na prvý krát vyberiete správne.

1. Stačia vám mzdy alebo potrebujete aj pokročilú personalistiku?

Pokiaľ máte účtovný systém so mzdovým modulom, hladko v ňom spracujete mzdy a vytvoríte potrebné dokumenty pre úrady. Toto riešenie je vhodné pre menšie firmy, kde mzdová účtovníčka pozná osobne všetkých zamestnancov a potrebné informácie tak udrží „v hlave“ alebo v zložkách v počítači.

Veľké firmy rádovo so stovkami zamestnancov často požadujú aj pokročilú personálnu agendu. Mzdová účtovníčka už nepozná každého a informácie je potrebné mať na jednom mieste. Okrem povinných výkazov pre úrady chcú tieto firmy aj pokročilé funkcie pre personalistov.

V špecializovanom mzdovom systéme môžete napríklad vytvoriť organizačnú schému podniku a ku každej pozícii definovať potrebné vzdelanie, dĺžku praxe alebo absolvované skúšky. Keď potom niektorý zamestnanec odíde, v systéme si vyfiltrujete, či kritériám danej pozície nezodpovedá iný pracovník, ktorý by mohol prejsť na jeho miesto.

Ďalej v ňom vytvoríte napríklad rozvrhy pracovnej doby jednotlivých zamestnancov a program vás upozorní na rôzne personálne udalosti ako na končiacu platnosť lekárskych prehliadok, pracovné výročie alebo narodeniny. V špecializovanom mzdovom systéme tiež vytvoríte napríklad plán vzdelávania, evidujete náklady na školenie a vyhodnocujete výsledky.

V menšej firme také pokročilé funkcie nie sú potrebné, vo väčšej spoločnosti sa hodia.

2. Koľko ľudí s programom pracuje?

Ďalším kritériom je počet používateľov systémov. V niektorých účtovných programoch so mzdovým modulom totiž nenastavíte používateľské práva. V takom prípade by všetci používatelia účtovného programu videli do miezd.

Ak účtovný program používa len majiteľ firmy a účtovník, tak to nevadí. Ak ale v  systéme pracuje viac ľudí, je to problematické. Preto si overte, či zvolený účtovný program nastavenie prístupových práv umožňuje.

Ak nie, niektoré firmy radšej volia spracovanie miezd v špecializovanom softvéri, do ktorého má prístup len mzdová účtovníčka a personalisti.

3. Koľko máte zamestnancov?

Jedným z pomocných kritérií je počet zamestnancov. Neexistuje však žiadne univerzálne číslo, od ktorého by ste mali premýšľať o samostatnom mzdovom programe.

Pre predstavu ale platí, že v účtovnom programe so mzdovým modulom dobre spracujete mzdy rádovo desiatkam zamestnancov.

Ak už ide počet vašich zamestnancov do stoviek, pravdepodobne oceníte aj pokročilé funkcie, ktoré vám účtovný program neponúkne.

4. Koľko chcete do mzdového programu investovať?

Dôležitou položkou je cena. Ak sa rozhodnete pre samostatný mzdový systém, pripravte sa, že zaplatíte okolo dvoch tisíc eur. V závislosti od toho, aký komplet si vyberiete.

Ak už máte účtovný program a len si k nemu prikúpite mzdový modul, zaplatíte výrazne menej. Ceny sa pohybujú v rádoch desiatok eur. Dosť účtovných programov naviac mzdy obsahuje v základnej verzii, takže si ani nepriplácate. Za jednu cenu získate fakturáciu, účtovníctvo aj mzdy.

Ktorý variant mzdového programu zvoliť

Menším firmám vyhovuje spracovanie miezd v účtovnom programe. Je to lacnejšie a účtovníčka nemusí pracovať s dvomi softvérmi.

„Keď robím mzdy, mám všetky potrebné informácie pohromade na karte zamestnanca. V predchádzajúcom programe som ich musela hľadať na viacerých miestach. Záznamy sa tiež dajú v prípade potreby veľmi ľahko meniť. K dokladom môžem písať komentáre a označovať ich farebnými príznakmi, aby som mala prehľad,“ hovorí pani Máčalová, účtovníčka zo spoločnosti Freelance.cz.

Týmto podnikom totiž stačí spracovanie miezd a povinné výkazy. Pokročilé funkcie ako organizačná schéma, evidencia vzdelávania alebo rozvrhy pracovnej doby by aj tak nevyužili.

Po špecializovanom mzdovom softvéri menšie firmy siahnu zvyčajne len vtedy, keď ich účtovný systém používa viac ľudí a zároveň nejde obmedziť prístup k údajom o mzdách.

Pre firmy so stovkami zamestnancov je zvyčajne vhodnejší mzdový systém, ktorý zvládne aj pokročilú personálnu agendu. Pri jeho výbere si odsledujte, či ho prepojíte s vaším účtovným programom a tiež cenu tohto prepojenia. Ak to softvéry neumožňujú, čaká vás ručné prepisovanie dát.

Aký účtovný program so mzdovým modulom vybrať

Pokiaľ zatiaľ účtovný program nemáte a rovno chcete vybrať taký, ktorý zvládne aj mzdy, do výberu zaraďte program na mzdy Money S3.

V tomto účtovnom systéme spracujete mzdy a rovno ich zaúčtujete. Nemusíte teda ručne prepisovať dáta zo mzdového programu do účtovného programu a ušetríte dosť času. Naviac si nastavíte prístupové práva a výšku miezd uvidia len vybraní ľudia.

V Money S3 tiež pripravíte zákonné dokumenty a zostavy, ktoré potrebuje každá firma. Napríklad dokumenty pre zdravotné poisťovne, Sociálnu poisťovňu aj finančnú správu, potvrdenie o zdaniteľných príjmoch, zápočtový list a množstvo ďalších.

Naviac si celý účtovný softvér Money S3 vyskúšate zadarmo. V bezplatnej verzii vystavíte až 15 miezd.