Čo je to mzdové účtovníctvo?

Pod mzdovým účtovníctvom si väčšina ľudí predstaví spracovanie miezd. Rola mzdových účtovníkov vo firmách má ale omnoho širší záber. Povinnosť spracovať mzdovú agendu vzniká prijatím prvého zamestnanca do firmy. Ten so zamestnávateľom uzavrie:

• pracovnú zmluvu,
• dohodu o pracovnej činnosti,
• dohodu o výkone práce,
• dohodu o brigádnickej práci študenta,
• mandátnu zmluvu alebo zmluva o výkone funkcie konateľa.

Ako majiteľ menšej spoločnosti môžete mzdovú agendu a personálnu agendu riešiť externe. Väčšie firmy nad 200 zamestnancov ale väčšinou zamestnávajú mzdového účtovníka.

Čo spracováva mzdové účtovníctvo

Každému zamestnancovi za prácu patrí mzda, ktorú spracováva mzdová účtovníčka alebo účtovník. Id o mzdu, ktorá zodpovedá náročnosti práce, odbornosti a množstvu zodpovednosti pri vykonávaní práce. Zároveň platí, že ide o peňažné alebo naturálne ohodnotenie zamestnancov v súkromnom sektore, ktoré sa vypláca spätne za mesiac.

Mzdy podliehajú zákonom a predpisom, ktoré je potrebné pri ich spracovaní zohľadniť. Týkajú sa:

• povinných odvodov sociálneho a zdravotného poistenia,
• započítavania záloh a zrážok zo mzdy,
• množstva odpracovanej doby,
• povinnosti k dôchodkovému poisteniu,
• náhrada mzdy pri pracovnej neschopnosti,
• vyplácanie sociálnych dávok,
• odmien, príplatkov, prémií a odstupného,
• cestovných náhrad,
• druhu a štruktúra mzdy,
• druhu pracovného pomeru.

Mzda sa rozdeľuje na dve základné zložky: pevnou zložku (paušálna časť) a pohyblivú zložku (príplatky, prémie, odmeny). Zamestnávatelia často používajú pohyblivú zložku a ďalšie mzdové formy k motivácii zamestnancov k lepším výkonom. Základnými druhmi (tzv. formami) miezd sú:

• Časová – závisí na množstva odpracovaného času. Je najpoužívanejším druhom mzdy a používa sa vo firmách, ktoré sa nemôžu oprieť o iné hľadisko, než čas vykonané práce. Časovou mzdu dostáva napr. vrátnik.
• Úkolová – závisí na počtu výrobkov, nebo úkonov. Používa sa typicky vo výrobných podnikoch a len tam, kde môže zamestnanec ovplyvniť kvalitu a množstvo výrobkov a tým aj výšku mzdy.
• Podielová – sa určuje na základe podielu na tržbách za určité období. Používa sa hlavne v obchodnom sektoru a službách, kombinuje sa často s časovou mzdou a je vysoko motivujúca.
• Kombinovaná – je ľubovoľnou kombináciou dvoch alebo viacerých druhov miezd.

Pre výpočet mzdy mzdový účtovník zhromaždí dôležité podklady. Typicky ide o informácie o odpracovanej dobe, návštevách lekárov a dĺžke práceneschopnosti, čerpanie dovolenky a detaily k priznaniu odmien alebo iných pohyblivých zložiek mzdy.

Na základe týchto údajov vypočíta hrubou mzdu. Zamestnávateľ i odborné účtovné agentúry k výpočtom používajú mzdové systémy. Tie im práci urýchľujú a zjednodušujú, pretože tie reagujú na aktuálne legislatívne zmeny v zákonoch úpravami automatických výpočtov čistej mzdy. Tiež  v nich účtovníci nastavujú ďalšie výpočty pri jednotlivých zamestnancoch ako zrážky za stravné lístky, súkromné telefónne hovory, výživné, nebo exekuční zrážky.

Kde sa pretína mzdová a personálna agenda

K príchodu alebo odchodu zamestnanca sa viaže niekoľko dôležitých administratívnych krokov. Tie tiež spadajú do práce mzdovej agendy. Účtovník si najskôr skontroluje dôležité dokumenty k vytvoreniu zmluvy o pracovnom vzťahu ako:

• zápočtový list (potvrdenie o zamestnaní od predchádzajúceho zamestnávateľa),
• rozhodnutí o priznaní dôchodku (ak ho zamestnanec poberá),
• dokumenty, ktoré požaduje zamestnávateľ ako potvrdenie o kvalifikácii, bezúhonnosti či zdravotnej spôsobilosti k výkonu práce
• a ďalšie dokumenty, ktoré zamestnanec predkladá k uplatneniu nezdaniteľnej časti základu dane.

Ďalšími dokumentami, ktoré si mzdový účtovník môže od zamestnanca vypýtať sú: výstup z pracovnej lekárskej prehliadky, školenie BOZP a PO, prípadne s ním podpíše dohodu o hmotnej zodpovednosti, poskytovaní stravných lístkov alebo hotovosti na stravu, dohodu o zrážkach zo mzdy apod.

S týmito materiálmi založí zamestnancovi osobnú zložku, ktorá je základným predpokladom pre správny výpočet mzdy. Väčšina softwarových účtovných riešení vrátane Money S3 umožňuje túto zložku viesť elektronicky.

S odchodom zamestnanca mzdový účtovník:

• vytvorí dokument o ukončení pracovného pomeru (dohoda, zrušení v skúšobnej dobe alebo výpoveď zo strany zamestnávateľa vrátane dohody o odstupnom),
• vystaví zápočtový list (potvrdenie o zamestnaní pre nového zamestnávateľa),
• prepočíta nevyčerpanú dovolenou a zadá ju na preplatenie,
• vystaví Potvrdenie zamestnávateľa pre účely nároku na podporu v nezamestnanosti,
• vyhotoví mzdové listy,
• vyplní a odošle evidenční list dôchodkového poistenia,
• odovzdá pracovný posudok zamestnancovi, pokiaľ o neho požiadal,
• prípadne oznámi súdu či exekútorovi, že zamestnanec vo firme prestal pracovať.

Povinnosti k štátnym inštitúciám

Zamestnávateľ pri nábore prvého zamestnanca musí firmu aj každého zamestnanca prihlásiť do registra zdravotnej poisťovne a do Sociálnej poisťovne. Týmto inštitúciám každý mesiac posiela výkazy o odvedenom poistnom a preddavkoch na zdravotné poistenie. Na daňový úrad posiela mesačné prehľady a ročné hlásenie.

Podľa toho, či zamestnanec podpíše Vyhlásenie o uplatnené nezdaniteľnej časti základu dane alebo nie, mzdový účtovník vypočíta preddavok na daň.

Povinnosti mzdového účtovníka na konci roka

Okrem nikdy nekončiaceho sa kolotoča okolo miezd a personálnej agendy, majú mzdoví účtovníci najviac práce na konci roka. V tomto období:

• umožní podpísať Vyhlásenie o uplatnení nezdaniteľnej časti základu dane na ďalší rok a zaznamenajú prípadné zmeny,
• na základe žiadosti daňovníka vystaví Potvrdenie o zdaniteľných príjmoch zo závislej činnosti,
• alebo zamestnanec požiada o výpočet Ročného zúčtovania dane a daňových zvýhodnení,
• na daňový úrad podá Hlásenie
• vyplní a odošle evidenčné listy dôchodkového poistenia (ELDP),
• a zaistí archiváciu všetkých dokumentov.

Problematika mzdového účtovníctva a personalistiky je rozsiahla. Nie je možné sa jej venovať bez hlbších znalostí pracovného práva, sociálnych a zdravotných odvodov, daní apod. Okrem neustáleho vzdelávania a sledovania legislatívy pomáhajú účtovníkom mzdové softwary, ktoré aspoň časť úkonov spracovávajú automaticky.

Pokiaľ ste už zvládli základný kurz Money S3 a chcete prehlbovať svoje znalosti, prihláste sa na náš kurz Personalistiky a mezd, s ktorým sa rýchlo zorientujete v module Miezd Money S3 i v základní legislatíve. Modul miezd si môžete vyskúšať zadarmo v účtovnom programe Money S3 Start.

Autorom článku je Ing. Katarína Serinová