Zákon o cestovných náhradách č.283/2002 Z. z. §2 hovorí o tom, že pracovná cesta je čas od nástupu zamestnanca na cestu na výkon práce do iného miesta, ako je jeho pravidelné pracovisko, vrátane výkonu práce v tomto mieste do skončenia tejto cesty. Pracovná cesta podľa tohto zákona je aj cesta, ktorá trvá od nástupu osoby uvedenej v § 1 ods. 2 na cestu na plnenie činností pre ňu vyplývajúcich z osobitného postavenia vrátane výkonu činností do skončenia tejto cesty, napr. ide o konateľov sro.

Ako vyplniť cestovný príkaz

Vyplnenie cestovného príkazu pred začiatkom cesty

Cestovný príkaz sa vypĺňa vždy, keď pošlete zamestnanca na pracovní cestu – teda ešte pred jej uskutočnením. Zamestnanca nemôžete na služobnú cestu vyslať bez jeho súhlasu – ten vám zamestnanec dá práve podpisom cestovného príkazu. Avšak, v prípade, ak je vyslanie dohodnuté priamo v pracovnej zmluve alebo to priamo z dohodnutého druhu práce vyplýva, súhlas zamestnanca sa nevyžaduje.

Kde získať vzor cestovného príkazu – online alebo vytlačený

Pokiaľ pre cestovný príkaz formulár ešte nemáte, je možné zakúpiť si tlačivo v špecializovanom obchode s tlačivami alebo stiahnuť z dostupných zdrojov z internetu. Existuje množstvo druhov šablón, ktoré sa mierne líšia, a niektoré firmy si tiež vytvárajú vlastnú podobu formulára pre cestovný príkaz.

Aké údaje je zamestnanec povinný pred cestou vyplniť

Zamestnanec pred cestou vyplní celú prvú časť cestovného príkazu, predovšetkým:

• svoje osobné údaje,
• začiatok cesty (vrátane hodiny),
• miesto (cieľ) pracovní cesty, prestupy
• miesto a čas skončenia pracovnej cesty,
• účel cesty,
• dopravné prostriedky určené na pracovnú cestu,
• súhlas zamestnanca s vyslaním na pracovnú cestu,
• poskytnuté zálohy na pracovnú cestu – výška zálohy a dátum poskytnutia zálohy.

Často bývajú procesy na vyslanie, doloženie dokladov a zúčtovanie pracovnej cesty upravené v internom predpise. Vyplnený príkaz na pracovnú cestu schváli priamy nadriadený  podpisom.

Vyplnenie cestovného príkazu po ukončení pracovnej cesty

Ak sa zamestnanec z pracovní cesty vráti, vyplní druhú časť príkazu o priebehu pracovnej cesty. Tu do jednotlivých položiek vypíše presuny z miesta na miesto (čas odchodu a čas príchodu). Pokiaľ zamestnanec uskutočnil viac presunov, každý presun zaznačí samostatne.

Výpočet cestovného príkazu – aké ďalšie doklady sú potrebné

Časť vyúčtovanie pracovnej cesty vyplní zamestnanec spoločne s účtovníkom. Pre správne zúčtovanie cesty je potrebné vyplniť správne dátumy a časy príchodov a odchodov, nakoľko podľa toho sa počíta stravné za jednotlivé dni.

K vyplnenému príkazu zamestnanec preloží tiež všetky doklady za výdavky spojené s pracovnou cestou – napríklad ubytovanie, poplatky za vjazd či parkovanie, zaplatenie školení a podobne. Pokiaľ použil zamestnanec verejnú dopravu, priloží cestovné lístky. Pokiaľ mal schválené použitie vlastného vozidla, vypočíta spotrebované palivo podľa technického príkazu a dokladu o nákupe pohonných hmôt. Ak zamestnanec nepredloží uvedené doklady, nemá nárok na náhradu.

Ako je to so stravným

Stravné je jediná položka z cestovných náhrad, na ktoré zamestnanec nemusí preukazovať žiadne doklady.

Účtovník alebo poverená osoba potom vyplní, aké boli celkové náklady na pracovnú cestu, zúčtuje preddavok na pracovnú cestu, ak bol poskytnutý a doplatí zamestnancovi zvyšok cestovných náhrad, prípadne zúčtuje navyše vyplatený preddavok.

Ako si vypočítate stravné, vreckové a cestovné náhrady pri použití motorového vozidla na pracovnej ceste doma aj v zahraničí si prečítajte v osobitnom článku.

Pokiaľ zamestnanec k pracovnej ceste využil firemné auto, nezabudnite pridať záznam do knihy jázd.

Cesta po SR vs. cesta do zahraničia

Bez ohľadu na to, či zamestnanec cestuje na pracovnú cestu po Slovensku alebo do zahraničia, cestovný príkaz vyplňuje rovnako. V oboch prípadoch sa používa ten istý formulár. Jediný rozdiel je v tom, že musí po prekročení hranice vyznačiť čas prechodu, aby bolo možné vypočítať stravné v správnej výške. V prípade, že zamestnanec bude v jednom kalendárnom dni vo viacerých krajinách, stravné sa mu poskytne pre tú krajinu, v ktorej bol najviac hodín počas kalendárneho dňa. Pokiaľ zamestnanec na pracovnú cestu letí, časom prekročenia hraníc je čas odletu.

Keď cestuje na pracovnú cestu viac zamestnancov

Pokiaľ cestuje na pracovnú cestu viac zamestnancov, musí každý vyplniť svoj cestovný príkaz. Ak idú jedným vozidlom, uvedú svojich kolegov ako spolucestujúcich. Ak použijú vozidlo jedného z nich, je potrebné vyplniť vlastníka vozidla, ktorému budú vyplatení náhrady za pohonné hmoty a amortizácia vozidla.

Výpočet cestovných náhrad a vedenie knihy jázd môže zabrať veľa času. Ak potrebujete pomocnú ruku, vyskúšajte účtovný program Money S3, ktorého súčasťou je modul Kniha jázd a cestovné náhrady.

Autorom článku je Katarína Serinová