Ako vybrať mzdový a personálny systém

Akonáhle firma zamestná prvých zamestnancov, musí niekde spracovať ich mzdy a viesť personálnu agendu ako nábor, školenie bezpečnosti alebo lekárske prehliadky. Ak pre tieto účely hľadáte mzdový a personálny systém, prečítajte si, ako pri výbere ideálne postupovať.

Mzdový a personálny systém alebo len modul v účtovnom programe?

V prvom rade si položte otázku, či vôbec plnohodnotný mzdový a personálny systém potrebujete, a či si náhodou nevystačíte s modulom vo vašom účtovnom programe alebo ERP systéme. Rovnako ako pri výbere iného pracovného nástroja je totiž zbytočné platiť za funkcie, ktoré vaša firma nevyužije.

Napríklad spracovanie miezd pohodlne vybavíte v účtovnom systéme. Plnohodnotný personálny systém využijete až v prípade, že vyžadujete pokročilejšie funkcie ako:

• spracovanie súbežných pracovnoprávnych vzťahov pri jednom zamestnancovi,
• automatický výpočet zrážok zo mzdy vrátane insolvencií a exekúcií,
• vystavovanie prevodných príkazov,
• elektronickú komunikáciu so Sociálnou poisťovňou a zdravotnými poisťovňami,
• rozvrhy pracovnej doby,
• rozúčtovanie mzdových nákladov na pracovisko,
• evidenciu údajov o zamestnancoch,
• plánovanie náborov, školení a lekárskych prehliadok.

Všeobecne platí, že mzdový a personálny systém využijú až firmy s minimálne 50 zamestnancami, ktoré majú samostatné HR oddelenie. Tento systém totiž používajú predovšetkým mzdoví účtovníci a personalisti.

Ktoré funkcie potrebujete

Aby ste zistili, ako mohutný systém potrebujete, spíšte si všetky funkcie, ktoré od mzdového systému vyžadujete. Potom si na internete prezrite ponuku mzdových a personálnych systémov a zhodnoťte, či sú pre vás dostačujúce, či nemajú príliš mnoho funkcií naviac.

Prezrite si tiež ponuku mzdových a personálnych modulov pre účtovné programy. Ak zistíte, že v nich všetky požadované funkcie nájdete, je zbytočné zaobstarať si robustnejší nástroj.

Akonáhle nájdete nástroje, ktoré vaše požiadavky na funkcie spĺňajú, zistite si, ako sa u nich za funkcie platí. Niektoré systémy sú totiž hotové „krabicové” riešenia, kde zaplatíte jednotnú sumu za balík modulov. Iné systémy majú len nevyhnutný základ funkcií a zvyšok si dokúpite ako samostatné moduly. Odporúčame skôr druhý variant, pretože v tom prvom často platíte za funkcie, ktoré v praxi nepoužívate.

Kto bude v systéme pracovať

Vopred sa tiež rozhodnite, koľko účtovníkov, personalistov a ďalších zamestnancov u vás systém využije. To pre prípad, že narazíte na program, za ktorý sa platí podľa počtu licencií. Pripravte sa tiež na to, že vaša firma časom porastie, a zistite si, ako sa licencie dokupujú. Ideálne je, keď môžete licencie navyšovať čo najrýchlejšie a vaši noví kolegovia nemusia niekoľko dní čakať na prístup.

Zistite si tiež, aké sú výkonnostné nároky systému, aby ste si kvôli nemu nemuseli zaobstarať nový hardware.

Ako sa v programe pracuje

Mzdový a personálny systém bude pre vašich personalistov a účtovníkov hlavným pracovným nástrojom. Preto je dôležité, aby mal program prehľadné používateľské prostredie, v ktorom sa vaši zamestnanci nebudú strácať.

Základom je intuitívne ovládanie – účtovník sa musí zo záložky konkrétneho zamestnanca jednoducho prekliknúť k jeho odpracovaným hodinám alebo výplatným páskam.

Skôr ako sa rozhodnete pre konkrétneho dodávateľa, vždy si vyžiadajte demoverziu programu a nechajte svojich zamestnancov, nech si ho vyskúšajú. Rýchlo zistíte, ako sa im v prostredí programu pracuje.

„Aj keď nie som účtovník, personalista ani mzdový účtovník, väčšinu vecí v Money S3 si dokážem nájsť sám. Nemusím s každou maličkosťou chodiť za našou účtovníčkou a pýtať sa, kde ju v účtovnom softvéri nájdem. Okrem toho sme si celý účtovný program bez väčších problémov nastavili sami a preniesli doň údaje z predchádzajúceho účtovného programu. Keď sme narazili na nejaký problém, konzultanti zo Seyforu nám vždy poradili a problém sme vyriešili.” říká Lukáš Jelínek CEO společnosti Freelance.cz.

Možnosti prepojenia

Ak si zaobstaráte samostatný personálny a mzdový software, budete ho musieť prepojiť s ďalšími firemnými nástrojmi, ako je ERP, účtovný systém alebo napríklad CRM. Preto si vždy dopredu zistite, či to dodávateľ umožňuje.

Väčšinu súčasných systémov dnes bez problémov prepojíte takmer s ktorýmkoľvek známejším nástrojom. Ak by to dodávatelia neumožňovali, zbytočne by prichádzali o zákazníkov. Zistite si ale tiež, ako prepojenie prebieha a či vám s ním dodávateľ pomôže, prípadne či to zvládne váš firemný IT technik.

Podpora a servis

Nákupom systému vaša spolupráca s dodávateľom nekončí, ale začína. Aj skúsení používatelia občas potrebujú s niečím poradiť alebo vysvetliť novú funkciu. Dopredu si preto overte, že výrobca ponúka vzdialenú zákaznícku podporu na telefóne, chate alebo cez vzdialenú plochu a tiež servis priamo u vás v kancelárii.

Štandardom je, že dodávateľ ponúka základnú podporu zadarmo a že platíte až za prednostné riešenie problémov alebo zložitejšie servisné úkony.

Súčasťou podpory a servisu by mali byť tiež pravidelné aktualizácie, v ktorých výrobcovia pridávajú nové funkcie na základe spätnej väzby používateľov a zapracovávajú legislatívne zmeny. To je pri mzdovom systéme obzvlášť dôležité – napríklad keď dôjde k zmene minimálnej mzdy, od ktorej sa odvíjajú ďalšie výpočty.

Relevantne referencie

Referencie sú jedným z najdôležitejších pomocníkov pri výbere mzdového systému. Dôležité sú pre vás tie referencie, ktoré sú od firiem podobnej veľkosti a podobného odboru, ako je ten váš. Dodávatelia tiež často publikujú prípadové štúdie, v ktorých sa dočítate, ako sa podobným firmám v systéme pracuje.

Potenciálneho dodávateľa môžete tiež požiadať, nech vám dá kontakty na podobné firmy ako ste vy, ktoré jeho nástroj používajú. Môžete sa tiež popýtať firiem vo svojom okolí. Opýtajte sa ich:

• ako sa im v systéme pracuje,
• v čom im nástroj najviac pomáha,
• aké sú jeho nedostatky
• a aké majú skúsenosti so zákazníckou podporou alebo servisom.

Koľko za systém zaplatíte

Pred zaobstaraním systému si zistite nielen to, koľko stojí základný komplet, ale tiež koľko stoja:

• dodatočné funkcie a moduly (vrátane tých, ktoré budete potenciálne potrebovať v budúcnosti),
• ročné platby za podporu a aktualizácie
• a rozšírenie počtu licencií.

Až keď všetky tieto náklady spočítate, získate skutočnú cenu systému. Dajte si na to pozor, pretože na prvý pohľad lacný systém môže byť po pripočítaní týchto položiek dvojnásobne drahší než iný.

Ak hľadáte komplexný mzdový a personálny systém, odporúčame vám program Vema. A ak vám stačí modul pre účtovný program, vyskúšajte modul Mzdy a Personalistika pre účtovný systém Money S3.