Ako posielať výkazy zamestnancov Sociálnej poisťovni a zdravotným poisťovniam

Väčšina komunikácie so Sociálnou poisťovňou (SP) a zdravotnými poisťovňami je digitálna a prebieha cez elektronické podateľne. Sú ale aj iné formy elektronického odovzdávania a overenia dokumentov. Ide to napríklad aj cez účtovné programy. Čítajte ďalej, ako sa vyznať v elektronickej komunikácii s úradmi. 

Aké dokumenty sa najčastejšie posielajú?

Niektoré výkazy sú podobné pre SP aj zdravotné poisťovne. Je to predovšetkým oznámenie o nástupe do zamestnania (či ukončenie pracovnoprávneho vzťahu) a výkaz poistného. 

V prípade SP ďalej ide o oznámenie začatia a skončenia uplatňovania odvodovej odpočítateľnej položky u študentov a dôchodcov, evidenčné listy dôchodkového poistenia a údaje potrebné k vyplateniu nemocenského z dôvodu dočasnej pracovnej neschopnosti. 

Zdravotnej poisťovni sa nahlasuje, ak zamestnanec prejde k inej poisťovni a v niektorých prípadoch keď platenie poistného prechádza zo zamestnávateľa na štát alebo na samotného zamestnanca. 

Výkazy, ktoré posielate Sociálnej poisťovni

Keď k vám do firmy nastúpi nový zamestnanec, najneskôr pred začatím výkonu jeho činnosti  to nahláste Sociálnej poisťovni. Akonáhle začne zamestnanec pracovať, začnete posielať  výkaz poistného a príspevkov. A to najneskôr v deň určený na výplatu príjmov. A ak takýto deň nie je určený, tak najneskôr v posledný deň nasledujúceho kalendárneho mesiaca. 

Ak si u vás študent alebo dôchodca pracujúci na dohodu začne alebo prestane uplatňovať odvodovú odpočítateľnú položku, musíte to SP tiež oznámiť. Lehota je najneskôr do nasledujúceho pracovného dňa. Ďalej musíte po skončení zamestnania do konca nasledujúceho kalendárneho mesiaca odovzdať evidenčný list dôchodkového poistenia, a to za každého zamestnanca, za ktorého sa platilo dôchodkové poistenie. 

Keď zamestnanec ochorie, do portálu elektronických služieb Sociálnej poisťovne vám príde oznámenie o vzniku pracovnej neschopnosti (ePN). Ak bude trvať viac ako 10 dní, musíte SP oznámiť číslo účtu zamestnanca, na ktorý mu bude vyplatené nemocenské. Tiež poskytnete údaj o poslednom dni výkonu práce zamestnanca pred vznikom pracovnej neschopnosti.

Dokumenty a oznámenia pre zdravotnú poisťovňu

Povinnosť zdravotnej poisťovni nahlásiť do 8 pracovných dní nástup či odchod zamestnanca máte rovnako ako v prípade SP. Táto povinnosť sa však nevzťahuje na študentov pracujúcich na dohodu o brigádnickej práci študentov a dôchodcov pracujúcich na dohodu o pracovnej činnosti alebo dohodu o vykonaní práce, za ktorých zamestnávateľ zdravotné poistenie neplatí. Taktiež musíte poslať výkaz preddavkov na poistné na verejné zdravotné poistenie zamestnávateľa, a to najneskôr do 3 dní odo dňa, ktorý je určený na výplatu príjmov. A ak takýto deň nie je určený, tak najneskôr do 3 dní od posledného dňa nasledujúceho kalendárneho mesiaca. 

Ďalej máte povinnosť do 8 pracovných dní nahlásiť, že váš zamestnanec zmenil zdravotnú poisťovňu (odhlásiť ho zo starej a prihlásiť ho do novej) alebo že štátu alebo samotnému zamestnancovi vzniká povinnosť platiť zdravotné poistenie. Napríklad pri dočasnej pracovnej neschopnosti či pri neplatenom voľne. 

Ako komunikovať s inštitúciami? Jedine cez elektronické podateľne

S výnimkou prvotnej registrácia zamestnávateľa v SP a zdravotnej poisťovni nie je možné dokumenty posielať vo fyzickej podobe, ale je potrebné ich posielať v elektronickej podobe. Ako teda komunikovať elektronicky? Jedinou možnosťou je v zásade cez portály elektronických služieb, ktoré má zriadená tak SP, ako aj každá zdravotná poisťovňa. 

Neexistuje teda jeden spoločný portál a v prípade zamestnancov poistených v rôznych zdravotných poisťovniach musíte ako zamestnávateľ používať až 4 rôzne elektronické podateľne. Elektronické podania cez portál verejnej správy www.slovensko.sk nie sú poisťovňami akceptované, je potrebné použiť výlučne portály elektronických služieb SP a príslušných zdravotných poisťovní.

V prípade elektronických služieb SP je potrebné, aby ste s ňou podpísali “dohodu o používaní elektronických služieb Sociálnej poisťovne pre odvádzateľov poistného” v písomnej podobe. Ideálne tak môžete spraviť priamo na pobočke pri vašej prvotnej registrácii ako zamestnávateľa v SP. Vďaka tejto dohode vám bude umožnené prihlásiť sa na portál eSlužby, a to pomocou mena a hesla alebo občianskeho preukazu s elektronickým čipom (eID kartou). V príslušnej sekcii potom môžete podávať všetky dokumenty elektronickým spôsobom. 

Pokiaľ ide o zdravotné poisťovne, tak tam je postup tiež podobný. Vo všeobecnosti je najskôr potrebné, aby ste ako zamestnávateľ vyplnili online registračný formulár k prístupu do elektronickej pobočky. Následne sa môže vyžadovať, aby ste podpísali písomnú dohodu o elektronickej komunikácii buď priamo na pobočke alebo ju zdravotnej poisťovni odoslali poštou. Po spracovaní tejto dohody dostanete prístupové údaje, s ktorými sa budete vedieť prihlásiť na príslušný portál elektronických služieb zdravotnej poisťovne. Tam môžete podávať všetky oznámenia a výkazy.

Všetky dokumenty pošlete s účtovným programom Money S3

Money vypočíta poistné a vytvorí výkazy pre Sociálnu poisťovňu aj jednotlivé zdravotné poisťovne. Po tom, čo zamestnancom pripravíte mzdy, na pár kliknutí vygenerujete súbory pre elektronické podanie. Rovnako jednoducho vytvoríte evidenčný list dôchodkového poistenia alebo registračný list FO. 

Všetky tieto dokumenty môžete potom načítať na portály SP alebo jednotlivých zdravotných poisťovní.