Obsah
Vylepšili sme nový modul Inbox, aby predstavoval inteligentné riešenie pre prácu s vašimi dokladmi. Vďaka novej funkcii „Inbox Plus“ máte teraz možnosť čítať všetky typy (formáty) prijatých dokladov, vrátane tých neštandardizovaných. Vravíte si: KONEČNE?! Potom čítajte ďalej.
Komplexné riešenie na spracovanie vašich prijatých dokladov
Modul Inbox je z pohľadu používateľov významnou pomocou pre všetkých, ktorí chcú uľahčiť a zefektívniť prácu s prijatými podnikateľskými dokladmi. A to hneď z troch hlavných dôvodov.
Modul Inbox ponúka:
- Plnohodnotný elektronický archív na ukladanie všetkých prijatých podnikateľských dokladov – nemusíte prijaté doklady (vaše alebo vašich klientov) archivovať fyzicky.
- Funkciu v systéme Money S3, ktorá umožňuje automatické načítanie dokladov, ktoré potom používateľ jednoducho zaúčtuje na pár kliknutí.
- Elektronickú schránku, podobnú e-mailu, ktorá slúži na centralizovaný príjem dokladov od dodávateľov aj zamestnancov.
Modul Inbox tak spája schránku, archív a čítačku dokladov do jedného systému a miesta vo vašej firme.
Mnoho používateľov systému Money S3 už začlenilo do svojho prevádzky modul Inbox a intenzívne ho využíva. Aké sú dojmy a skúsenosti pani Lenky Zvolánkovej, manažérky účtovného tímu z účtovnej kancelárie BDO, ktorá modul Inbox aktívne používa?
Skúsenosti s Inboxom: Lenka Zvolánková z BDO
5 minút a pochopíte, ako modul Inbox funguje
Modul Inbox nájdete v záložke Nástroje v systéme Money S3. Po jeho otvorení získate prehľadný pohľad na všetky prijaté doklady, ktoré sú zobrazené na jednom mieste. Používatelia majú možnosť jednoducho filtrovať a vyhľadávať konkrétne informácie medzi dokladmi.
Modul Inbox zvláda čítanie informácií zo všetkých formátov prijatých dokladov, a to ako v neštandardizovaných formátoch (PDF, JPEG, PNG a pod.), tak aj v štandardizovaných formátoch (ISDOC, ZUGFerD/Faktur-X, QR kód, doklady z eKasa systému s unikátnym QR kódom).
NOVINKA! Strojovo nečitateľné doklady pomáha čítať služba Rossum, ktorá je spoplatnená navyše. Pri dokladoch čítaných prostredníctvom tohto rozšírenia je možné skontrolovať ich čítanie.
V Inboxovej schránke má používateľ prehľadný zoznam správ, ktorý zahŕňa:
- od koho správa prišla,
- predmet správy,
- druh priloženého dokladu,
- a ďalšie informácie.
V tomto zozname si používateľ môže nastaviť zobrazenie hlavičky podľa svojich preferencií, aby mal ľahký prístup k tým informáciám, ktoré ho zaujímajú. Zároveň je tu jednoduché aktualizovať zobrazené správy.
Modul tiež poskytuje možnosť „väzby“, ktorá umožňuje zobraziť prepojenie medzi danou správou a už existujúcim dokladom v systéme Money S3 (napr. s už prijatou faktúrou). Vďaka tomu nedochádza k duplicitám v systéme.
Pripravujeme: Odosielanie dokladov priamo z mobilu
Pre ešte jednoduchšiu správu dokladov a faktúr pre vás pripravujeme mobilnú aplikáciu, z ktorej si budete môcť doklady poslať priamo do Inboxu. Predstavte si, že budete na služobnej ceste a účtenku za tankovanie potrebujete dostať k účtovníčke rýchlo a nepoškodenú. S aplikáciou ju jednoducho odfotíte a jedným klikom pošlete do Inboxu v Money S3. Tam ju už spracujete vy alebo vaša účtovníčka ako ktorýkoľvek iný doklad.
Aplikácia bude k dispozícií začiatkom roka 2025 a nájdete ju v App Store aj v Google Play. Stiahnuť a využívať ju môžete zadarmo na ľubovoľnom množstve zariadení, platiť budete len za licenciu modulu Inbox. Viac informácií tomto šikovnom pomocníkovi vám prinesieme už čoskoro.
Ako začať s Inboxom? Využite prehľadný návod
Návod k modulu Inbox v Money S3
Konkrétny postup práce s Inboxom je bližšie popísaný aj v tomto návode.
Často kladené otázky a odpovede
S aktívnym využívaním modulu sa zvyčajne spájajú otázky od používateľov. Prinášame vám preto prehľad najčastejšie kladených otázok, ktoré vás možno tiež napadli, spolu s odpoveďami od našich odborníkov, ktoré vám môžu pomôcť pri rozhodovaní:
Služba, ktorá zabezpečuje čítanie dát, je umiestnená v Azure, čo je cloudové úložisko poskytované spoločnosťou Microsoft. Fyzicky ide o ich dátové centrá, ktoré musia spĺňať veľmi prísne bezpečnostné podmienky. Tie sú oveľa vyššie, než je používateľ schopný zabezpečiť na svojom počítači.
Áno. Ak však nechcete meniť svoju terajšiu, na ktorú vám vaši partneri posielajú doklady, nie je to problém – jednoducho všetko presmerujete v nastaveniach na novú adresu inboxu.
Obmedzenie je 150 terabytov na jednu agendu, čo je taký veľký objem dát, že sa k nemu pravdepodobne ani vzdialene nepriblížite. Nie je teda nutné obávať sa, že by vám kapacita Inboxu nestačila.
S modulom Inbox nie je potrebné spätne kontrolovať čítané dokumenty. Samotný modul je navrhnutý tak, aby zamedzoval chybovosti, ku ktorej by dochádzalo pri ručnom prepisovaní. To sa týka čítania faktúr, ktoré majú strojovo čitateľný formát (ISDOC, ZUGFerD/Faktur-X, QR kód a dokladoch z eKasa systému).
Pri dokladoch čítaných prostredníctvom služby Rossum (tj. funkcie Inbox Plus) je odporúčané skontrolovať ich čítanie. Doklad si otvoríte a kliknete na tlačidlo „Skontrolovať čítanie“. Presnosť čítania je však nad 98 % a časom sa modul ďalej zdokonaľuje, preto ide o iba odporúčanie.
Modul Inbox získate za 35 € za jednu agendu na jeden rok. Ak máte záujem o využívanie funkcie Inbox Plus, teda čítanie informácií pomocou služby Rossum dokladov v strojovo nečitateľných formátoch, je nutné si priplatiť navyše 0,20 € za jeden čítaný doklad. Platba za vyčítanie je fakturovaná spätne.
Aplikáciu Inbox si stiahnete do mobilného telefónu s operačným systémom Android alebo iOS zadarmo. Následne ju pomocou QR kódu spárujete s agendou v module Inbox. Je možné nastaviť jednu alebo viacero agend pre konkrétne mobilné zariadenie. Následne už môžete odosielať fotografie účteniek či faktúr priamo do Money S3, kde ich spracujete ako akýkoľvek iný doklad.
Aplikáciu budú môcť využívať všetci používatelia, ktorí majú zakúpenú licenciu na modul Inbox. Spustenie aplikácie je naplánované na začiatok roka 2025 a budeme vás o ňom včas informovať.
Boli informácie v článku užitočné?
Hodnotenie iba pre užívateľov nášho blogu.
Áno
Nie
Aktualizujte si svoje Money S3
Stiahnite si poslednú verziu Money S3 cez klientský portál.
