Koľko stojí účtovný program a ako na ňom ušetríte

Cena je pri výbere účtovného systému dôležitým faktorom. Napriek tomu, že by nikdy nemala byť prioritou, je dobré si postrážiť, aby ste napríklad neplatili za funkcie, ktoré nevyužijete. Prečítajte si, v akom cenovom rozpätí sa účtovné programy pohybujú a na čo si dať pozor, aby ste neplatili zbytočne veľa.

Dodávatelia účtovných programov majú rôzne obchodné modely, ale v základe ide vždy buď o krabicové alebo customizovateľné riešenia.

• Pri krabicových systémoch zaplatíte jednorazovo za balík funkcií a potom si dokupujete ďalšie moduly podľa potreby. Nakúpené funkcie vám už zostanú navždy.
• Pri customizovateľných systémoch platíte pravidelné poplatky podľa toho, koľko funkcií využívate. Funkcie si môžete zapínať a vypínať podľa potreby, napríklad modul sklad si zapnete pred sezónou a potom zase vypnete.

Najrozšírenejšie účtovné programy na Slovensku sú zatiaľ výhradne krabicové riešenia. Customizovateľné účtovné programy si na trh ešte len presekávajú cestu.

Produktové balíčky

Dodávatelia zvyčajne ponúkajú účtovný program v niekoľkých produktových balíčkoch od lacnejších po drahšie. V praxi ide vždy o rovnaký účtovný program, ale líši sa množstvom funkcií a doplnkových služieb.

Medzi týmito balíčkami typicky nájdete základné verzie Mini/Lite pre malé firmy, Standard/Business pre stredné firmy či Profi/Premium pre väčšie firmy alebo firmy so špecifickými požiadavkami. Typicky to funguje tak, že účtovný program:

• obsahuje vo verzii Mini všetky nevyhnutné účtovné funkcie ako evidenciu majetku, fakturáciu alebo daňovú evidenciu,
• vo verzii Business pridáva napríklad mzdy a skladové hospodárstvo
• a vo verzii Premium ponúka pokročilé skladové hospodárstvo alebo napojenie na e-shop.

Upozorňujeme ale, že názvy ako Mini/Lite sú ilustračné –⁠ dodávatelia si svoje balíčky pomenovávajú rôzne.

Licencie, služby a ďalšie náklady

Obstarávacia cena balíčka nepredstavuje finálnu cenu za obstaranie účtovného programu, a práve na tom sa firmy najčastejšie spália. Pri obstarávaní systému preto počítajte aj s nasledujúcimi nákladmi.

1. Používateľská licencia

Ceny produktových balíčkov, o ktorých sme písali vyššie, sa typicky počítajú na jednu používateľskú licenciu, teda na jedného zamestnanca a jeden počítač. Bežne ale v účtovnom programe pracuje viac ľudí, pre ktorých musíte dokúpiť dodatočné licencie. Preto si pred zaobstaraním účtovného programu dopredu ujasnite, koľko zamestnancov u vás bude v účtovnom programe pracovať.

Cena dodatočných licencií je zvyčajne výrazne lacnejšia než obstarávacia cena balíčka. Napríklad pri účtovnom programe Money S3 stojí jedna dodatočná licencia pre balíček Mini 79 eur.

2. Voliteľné funkcie

V produktovom balíčku možno nenájdete všetky funkcie, ktoré vaša firma potrebuje. Napríklad moduly určené ma prepojenie účtovného programu s e-shopom či analytické moduly často dodávatelia v základnom balíčku neponúkajú – nie každá firma má totiž e-shop.

Tieto funkcie si musíte samostatne dokúpiť a za každú zvyčajne zaplatíte cenu v desiatkach eur. Preto si dopredu spíšte všetky funkcie, ktoré nevyhnutne potrebujete a pričítajte si cenu voliteľných modulov k cene balíčka.

Rovnako tak si dopredu zistite, na koľko vás vyjdú funkcie, ktoré síce nepotrebujete hneď, ale dokúpite si ich napríklad za jeden – dva roky, keď sa firma rozrastie.

3. Aktualizácie, zákaznícka podpora a servis

Dodávatelia účtovných programov často ponúkajú aktualizácie, zákaznícku podporu a servis ako voliteľné služby. V praxi sa bez nich ale nezaobídete, a preto s nimi pri kalkulácii rovno počítajte.

Pravidelné aktualizácie pridávajú nové funkcie a vylepšujú tie súčasné, ale zároveň do programu zapracovávajú legislatívne zmeny, kvôli ktorým sú nevyhnutné. Práca v programe s neaktuálnou legislatívou totiž napríklad neumožňuje korektne spracovať mzdy po tom, čo sa zmení výška poistného alebo minimálna mzda.

Zákaznícku podporu potrebujete vždy, keď si s niečím v programe neviete rady. To príde vhod, keď vám niečo nefunguje alebo si neviete rady s novou funkciou. A servis využijete v situáciách, kedy už vám zákaznícka podpora nestačí a potrebujete pomoc technika, ktorý za vami osobne príde alebo za vás program nastaví cez vzdialenú plochu.

Za tieto balíčky služieb si dodávatelia zvyčajne účtujú pravidelné ročné poplatky vo výške desiatok eur.

4. Nový hardware

Ak ste doteraz účtovali v Exceli, možno zistíte, že nový účtovný program na starom počítači kvôli hardwarovým nárokom nenakopnete. Väčšinu dnešných účtovných programov v pohode rozbehnete aj na počítači z roku 2010, ale radšej si technické nároky overte. Dodávateľ by ich mal uvádzať na webe, prípadne sa na ne opýtajte obchodníka.

Ak zistíte, že daný účtovný program na súčasných počítačoch nerozbeháte, náklady na obstaranie účtovného programu sa vám môžu niekoľkonásobne zdvihnúť.

Rady, ako pri obstarávaní účtovného programu ušetriť

Pri obstarávaní účtovného programu sa nikdy nesnažte znížiť cenu na úkor kvality. V účtovnom software budete pracovať pokojne aj desiatky rokov, a preto sa vám najlacnejšie riešenie môže v reáli predražiť. Máme pre vás ale niekoľko rád, vďaka ktorým sa vyhnete zbytočným nákladom navyše.

1. Plaťte len za to, čo reálne využijete

Nekupujte si zbytočne veľké balíčky funkcií, ale vždy len tie funkcie účtovného systému, ktoré v praxi využijete. Ak máte pocit, že by ste niektoré funkcie využili v budúcnosti, nekupujte si ich zbytočne dopredu. Nové funkcie si u všetkých solídnych dodávateľov kedykoľvek dokúpite, takže nie je kam sa ponáhľať. To isté platí pre dodatočné licencie – kúpte ich až vo chvíli, kedy si budete 100 % istí, že naberiete nových kolegov.

2. Naplánujte si vhodný termín na implementáciu

Implementácia účtovného systému by mala zabrať maximálne pár dní, ale aj napriek tomu počas tejto doby obmedzí činnosť niektorých zamestnancov. Aby ste sa počas implementácie vyhli zbytočným prestojom, naplánujte ju na menej vyťažené obdobie. Ideálne napríklad cez sviatky či predĺžený víkend. V rámci implementácie tiež konzultant zaškolí zamestnancov, takže im na to urobte priestor.

3. Potrebujete vôbec účtovný program?

Ak máte malú firmu alebo ste živnostník, možno ani účtovný program nepotrebujete a vystačíte si s fakturačnou aplikáciou. Keď potrebujete predovšetkým posielať faktúry zákazníkom, využívate daňovú evidenciu a vystačíte si s jednoduchou skladovou evidenciou, tak je pre vás účtovný systém zbytočne robustný. Vyskúšajte napríklad fakturačnú službu iDoklad, ktorá má aj verziu zadarmo.

4. Vyberajte starostlivo

Ak si účtovný program zvolíte zle a budete musieť o rok vyberať nový, poriadne sa vám to predraží. Preto si s dodávateľom tľapnite až vo chvíli, kedy si budete 100 % istí. Pred finálnym verdiktom vždy podniknite tieto kroky:

• vyskúšajte si demoverziu programu, aby ste si v reáli vyskúšali, ako sa v ňom pracuje,
• nájdite si relevantné referencie daného programu od podobných firiem, ako je tá vaša,
• zistite si o dodávateľovi čo najviac informácií, napríklad či ide o stabilnú firmu so silnou pozíciou na trhu – ak totiž dodávateľ zanikne, účtovný program stratí podporu a bude vám na nič,
• zistite si, či účtovný systém umožňuje prepojenie s ďalšími firemnými systémami a aplikáciami, ktoré používate,
• a overte si, či môžete z účtovného systému dáta jednoducho exportovať v jednom z bežných formátov, ak sa v budúcnosti rozhodnete pre zmenu systému.

Zaraďte medzi svojich kandidátov aj účtovný program Money S3, ktorý patrí medzi najobľúbenejšie účtovné programy na Slovensku. Základnú verziu Money S3 Štart si môžete vyskúšať zadarmo.