Účtovný alebo fakturačný program? Čím sa líšia a ktorý je pre vás lepší

Ak práve hľadáte nástroj na vystavovanie faktúr, stretnete sa s pojmami účtovný software a fakturačný program. Rýchle pravidlo hovorí, že ak máte alebo čoskoro plánujete mať kamennú predajňu, sklad alebo zamestnancov, potrebujete skôr účtovný systém. Ak sa vás ale nič z toho netýka, stačí vám fakturačný systém. Má to ale niekoľko výnimiek.

Výber vhodného riešenia totiž závisí aj od ďalších faktorov.

Čo dokáže program na fakturáciu

Fakturačný program je nástroj na rýchle vystavovanie faktúr. Existujú jednoduché programy, v ktorých len vystavíte doklady, ale aj prepracované riešenia ako napríklad iDoklad. Tie ponúkajú komplexnú správu dokladov a podnikateľských financií.

Aby sme nehovorili len všeobecne, ukážeme si fungovanie fakturačného programu práve na príklade iDokladu. V ňom:

• vystavíte faktúry (vrátane zálohových alebo pravidelných), dobropisy, predajky, príjemky a cenové ponuky,
• evidujete prijaté faktúry,
• máte prehľad svojich príjmov a výdavkov,
• vidíte, ktoré faktúry sú už zaplatené a ktoré sú po splatnosti (iDoklad môžete spárovať s bankovým účtom),
• vygenerujete si podklady na daňové priznanie,
• ľahko odošlete doklady svojej účtovníčke, ktorá ich spracuje v účtovnom programe.

Čo dokáže účtovný program

Účtovný systém, ako je Money S3, zvládne všetko, čo fakturačné programy. Naviac v ňom nájdete aj software na jednoduché účtovníctvo aj program na podvojné účtovníctvo. Potrebnú agendu si v účtovnom software spracujete sami alebo sa o to postará vaša interná účtovníčka. V prípade, že spolupracujete s externou účtovníčkou, môžete jej prideliť prístup alebo cez komunikačné rozhranie API pošlete doklady do jej účtovného systému.

S účtovníctvom súvisia aj ďalšie oblasti. Napríklad sklad, pretože do účtovníctva vstupujú vaše zásoby, alebo mzdy, ktoré sú dôležitým nákladom.

Preto účtovné systémy obsahujú aj mnoho ďalších modulov, ktoré sú dôležité na presné vedenie účtovníctva a tiež vám výrazne uľahčia riadenie podniku. Spravidla si vyberiete, ktoré moduly pre svoje podnikanie potrebujete, a platíte len za to, čo používate.

TIP: Prečítajte si, komu sa oplatí viesť daňovú evidenciu a komu účtovníctvo.

Pre koho je vhodný program na fakturáciu

Fakturačný program spravidla využívajú freelanceri, remeselníci alebo malé firmy, ktoré neriešia evidenciu skladových zásob, platy zamestnancov, knihu jázd a ďalšie oblasti. Všetko, čo potrebujú, je spoľahlivý a jednoduchý nástroj na vystavovanie dokladov a správu financií.

Prípadne si ďalšie agendy ako napríklad knihu jázd vedú v iných softwaroch alebo v Exceli. Musia ale počítať s tým, že strávia viac času prepisovaním údajov z tabuľky do tabuľky.

Pro koho je vhodný účtovný program

Účtovný systém je nevyhnutnosťou pre podnikateľov, ktorí majú sklad, kamennú prevádzku, zamestnancov alebo e-shop. Môžu mať všetko zároveň, či len niektoré z uvedeného.

Vďaka účtovnému systému majú všetku podnikovú agendu na jednom mieste, majú v nej poriadok a generujú si prehľadné reporty.

Porovnanie fakturačného a účtovného programu

V nasledujúcej tabuľke nájdete porovnanie najčastejšie využívaných funkcií.

1. Money S3 nemá vlastnú mobilnú aplikáciu. Ak ale potrebujete vystavovať doklady z terénu, môžete použiť iDoklad. Ten prepojíte s Money S3 a všetky doklady do účtovného systému jednoducho pošlete.

2. Money S3 v základnej verzii neukladá dáta do cloudu, ale ak chcete, je to možné zariadiť.

3. Skladová agenda je v iDoklade výrazne jednoduchšia než v Money S3 a obsahuje menej funkcií.

Zistili ste, že potrebujete účtovný systém? Vyskúšajte si účtovný software Money S3 zadarmo.

Keď už nestačí ani účtovný program

Ak firma časom vyrastie, môže sa stať, že už jej účtovný program nebude z hľadiska funkcií stačiť. Napríklad potrebuje komplexnejšie skladové hospodárstvo, podrobné analytické nástroje alebo funkcie a automatizáciu na mieru.

V takom prípade firmy prechádzajú z účtovného programu na ERP systém (všeobecne sa mu tiež hovorí podnikový informačný systém). Zatiaľ čo v účtovnom systéme riadia firmy všetky ekonomické činnosti firmy, v ERP systéme môžu riadiť chod prakticky všetkých oddelení vo firme, napríklad aj obchodu, marketingu alebo výroby.

ERP systém obsahuje všetky funkcie účtovného systému, ale k tomu napríklad:

• modul pre personalistov,
• CRM,
• pokročilý skladový modul umožňujúci prepojenie s čítačkami,
• pokročilý analytický nástroj,
• API pre napojenie na viacero systémov
• a funkcie na mieru, ktoré vývojári doplnia klientovi na mieru.

Niektorí dodávatelia účtovných systémov ponúkajú aj ERP systémy, čo uľahčuje prechod z jedného na druhý. Napríklad z účtovného programu Money S3 môžete prejsť na Money ERP.