Odovzdávajte si doklady s účtovníkom efektívne: Tipy, ako si nastaviť spoluprácu

Vaše podnikanie sa rozbieha, vy máte hlavu na prasknutie a možno trochu nestíhate. Premýšľate, ako sa svojmu podnikaniu venovať naplno, vylepšiť procesy a ktoré aktivity delegovať. Možno už vám napadlo najať si účtovníka. Ten sa vám postará o papierovanie a zariadi, aby všetky doklady odpovedali legislatíve a nebol v nich zmätok. 

Ako si vybrať účtovníka? 

Skôr ako sa pustíte do nastavenia spolupráce s účtovníkom, nepreskočte dôležitý krok. Výber toho správneho účtovníka. Zvážte, či je pre vás lepšie mať účtovníka, ktorý za vami pravidelne dochádza do kancelárie alebo pre vás pracuje externe, pokojne odkiaľkoľvek.

K správnej voľbe vás nasmerujú odpovede na otázky: 

• Potrebujem pravidelné služby účtovníka? 
• Čo všetko potrebujem spracovať – daňové záležitosti, základné prehľady alebo aj skladové hospodárstvo či reporting? 
• Aké mám s podnikaním ambície do budúcnosti – a čo to bude znamenať pre vedenie účtovníctva? 
• Požadujem od účtovníka aj ďalšie služby, ako je stráženie termínov platieb či zasielanie upomienok neplatičom? 
• Aký mám na účtovníka rozpočet? 

Ak podnikanie ešte len rozbiehate alebo máte menší business, je pre vás ideálnou voľbou externý účtovník. Vyberajte takého, s ktorým môžete komunikovať na diaľku. Za predpokladu, že si správne nastavíte spoluprácu, môže váš nový účtovník žiť pokojne na Kanárskych ostrovoch. Alebo zo zahraničia môžete pracovať vy a všetko mu posielať online na Slovensko.

Aby spolupráca fungovala hladko, s vybratým účtovníkom sa dohodnite na: 

• Termínoch, 
• spôsobe komunikácie, 
• elektronickom odovzdávaní dokladov. 

1. Nastavte si to časovo 

Finančná správa stanovuje pevné termíny pre daňové priznania a výkazy. Ak ich nedodržíte, hrozia vám pokuty.

So svojím účtovníkom sa dohodnite, kedy najneskôr od vás potrebuje dostať všetky podklady. Myslite na to, že to musí byť niekoľko dní pred záverečným termínom. Len tak ich stihne včas spracovať a vyriešiť prípadné komplikácie.

Ak si základné účtovníctvo zatiaľ vediete sami a uvažujete nad spoluprácou s účtovníkom, nájdite si ho ešte pred koncom roka. Vďaka tomu môže od začiatku nového roka vaše účtovníctvo prevziať – je to najvhodnejší čas na jeho odovzdanie. 

2. Rozumieme si? Komunikácia je základ 

Vy ste odborník vo svojom odbore a účtovník zase vládne svetu účtovania. Je dosť možné, že každý používate iný jazyk a reč účtovníka je pre vás chvíľami nezrozumiteľná.

Aby vzájomná spolupráca fungovala, je dôležité si na začiatku vyjasniť dôležité termíny a pojmy. Správny účtovník by vám mal všetko zrozumiteľne vysvetliť, predstaviť druhy a náležitosti účtovných dokladov a zodpovedať vaše otázky. Nájdením spoločnej reči sa vyhnete stresu a zbytočným nedorozumeniam.

Nastavte si na začiatku spolupráce pravidlá, ktoré budete dodržiavať. Vďaka tomu bude vo vašom účtovnom systéme poriadok. Vyhnete sa zmätku a tráveniu zbytočného času pri spätnom dohľadávaní nezrovnalostí.

Stanovte si napríklad jednotný spôsob číslovania vydaných dokladov, ako rozlišovať medzi dokladmi hradenými v hotovosti a z bežného účtu, či akým spôsobom párovať doklady pomocou variabilných symbolov.

3. Odovzdávajte si doklady za niekoľko sekúnd 

Efektívne odovzdávanie dokladov je rýchle a možné odkiaľkoľvek. Pomôže vám s tým váš účtovný program. Svojmu účtovníkovi udelíte prístup, aby si vaše doklady mohol stiahnuť a importovať si ich do svojho účtovného systému. Alebo oba softwary prepojíte a bude si ich importovať priamo. 

Zároveň myslite na budúcnosť – vybraný účtovný software by mal reflektovať všetky vaše súčasné aj budúce potreby. Tiež by malo byť ľahké vaše podklady k účtovníctvu odovzdať v prípade, keby spolupráca s účtovníkom viazla.

Pri voľbe účtovného programu Money S3 si zostavíte vlastný systém na mieru  – vyberiete si len tie moduly, ktoré práve potrebujete. Intuitívny software vám uľahčí vedenie účtovníctva, zároveň môžete využiť skladovú agendu alebo na predaj tovaru. 

V bezplatnej verzii Money S3 si vyskúšajte, či ide o ten pravý software pre vás. Verzia ponúka všetky dostupné funkcie.