Kniha jázd ZADARMO: Ako na ňu v účtovnom programe aj v Exceli?

Knihu jázd potrebujete, aby ste si uplatnili náklady na prevádzku áut. Samotnú knihu jázd môžete viesť niekoľkými spôsobmi, vrátane tých, ktoré sú zadarmo. Zameriame sa na plusy a mínusy jednotlivých variantov a ukážeme si, ako správne vyplniť knihu jázd. 

Čo je kniha jázd?

Kniha jázd slúži na podrobnú evidenciu údajov o prevádzke služobného alebo súkromného auta, ktoré používate na účely podnikania. Zaznamenávajú sa do nej údaje najmä o najazdených kilometroch (vrátane súkromných jázd), účele cesty, dátume jazdy či ciele cesty. 

Máte povinnosť viesť knihu jázd? 

Ak pri podnikaní využívate nákladné či osobné auto, autobus alebo dodávku, vzťahuje sa na vás povinnosť viesť knihu jázd. Potrebujete totiž preukázať daňovú uznateľnosť skutočných nákladov na pohonné hmoty pre účely dane z príjmov. 

Existuje ale niekoľko výnimiek. Ako SZČO si môžete uplatňovať paušálne výdavky percentom z príjmov, v ktorých sú zahrnuté všetky daňové výdavky vrátane výdavkov na pohonné látky, takže knihu jázd nepotrebujete. V prípade, že si uplatňujete preukázateľné daňové výdavky vedením účtovníctva alebo daňovej evidencie, tak máte možnosť si výdavky na pohonné látky uplatňovať dvoma alternatívnymi spôsobmi, kedy vedenie knihy jázd tiež nie je potrebné. Prvým spôsobom je uplatňovanie výdavkov na pohonné látky podľa spotreby vykázanej z prístrojov satelitného systému sledovania prevádzky vozidiel (GPS) – kniha jázd je vlastne vedená automaticky. Druhým spôsobom je uplatňovanie výdavkov na pohonné látky vo forme paušálnych výdavkov do výšky 80 % z celkového nákupu pohonných látok. Pri všetkých týchto troch situáciách nemusíte viesť knihu jázd a ste zbavený administratívy. 

Knihu jázd je teda potrebné viesť len vtedy, ak si uplatňujete preukázateľné výdavky na pohonné látky podľa cien platných v čase ich nákupu prepočítané podľa spotreby uvedenej v dokladoch od vozidla a počtu najazdených kilometrov, k čomu slúži práve kniha jázd. 

Pozor – povinnosť vedenia knihy jázd vyplýva aj zo zákona o DPH. Ak uplatňujete 

odpočítanie DPH na akékoľvek položky súvisiace s vozidlom, tak musíte doložiť ich nákup daňovým dokladom a preukázať, že ste vozidlo použili na účely podnikania. Platiteľ DPH preto musí viesť knihu jázd, manuálne alebo automaticky pomocou prístrojov satelitného systému sledovania prevádzky vozidiel (GPS). Platiteľ DPH nie je povinný viesť knihu jázd jedine vtedy, ak si uplatňuje výdavky na pohonné látky vo forme paušálnych výdavkov a na účely odpočtu DPH nemôže preukázať rozsah použitia pohonných látok na účely podnikania a na iný účel ako na podnikanie. Platiteľ DPH si v takomto prípade uplatní odpočet DPH v rozsahu zodpovedajúcom výške uplatnených paušálnych výdavkov na pohonné látky. 

Čo musí obsahovať kniha jázd? 

Aby ste správne vyplnili knihu jázd, najskôr si prečítajte, aké povinné náležitosti sa do nej uvádzajú: 

• dátum jazdy – kedy jazda prebehla, 
• čas jazdy – od kedy do kedy jazda trvala, 
• destinácia – odkiaľ idete a kam idete, 
• určenie a označenie vozidla –  typ vozidla, evidenčné číslo vozidla (ŠPZ) a priemernú spotrebu uvedenú v osvedčení o evidencii, 
• počet prejdených kilometrov, 
• účel cesty – napr. obchodné stretnutie so spoločnosťou ABCD s.r.o., 
• stav tachometra po ukončení jazdy, ktorý odpovedá tachometru vo vozidle, 
• údaje o čerpaní pohonných hmôt, ktoré sa preukazujú dokladmi za tankovanie. 

Podľa vyššie uvedených údajov si ľahko pripravíte jednoduchý vzor knihy jázd s príslušnými kolónkami. Ak vediete knihu jázd v špeciálnom účtovnom softvéri, predvyplní ich za vás automaticky. O výhodách jednotlivých variantov sa dočítate v nasledujúcich odstavcoch. 

V akej forme musíte viesť knihu jázd? 

Zákon nestanovuje jedinú prípustnú formu. V minulosti firmy viedli knihy jázd často papierovo. Kúpili si predtlačené tlačivá alebo napríklad obyčajný zošit, ktorý bol v palubnej priehradke a šofér do neho vždy zaznamenal svoje jazdy. 

Papierová verzia je stále prípustná, ale firmy od nej upúšťajú. Je totiž pomerne nepraktická. Papiere sa môžu stratiť a zle sa robia prípadné opravy. 

Štandardom je elektronická kniha jázd, ktorú môžete mať v niekoľkých podobách. Celú knihu jázd si napríklad vytvoríte sami v Exceli a máte ju zadarmo. Na knihu jázd môžete využiť aj špecializovaný softvér alebo si ju môžete viesť napríklad vo svojom účtovnom programe. Na jednotlivé elektronické varianty sa teraz pozrieme bližšie. 

1. Elektronická kniha jázd zadarmo 

Najlacnejším variantom je excelovská tabuľka s knihou jázd, ktorú si sami vytvoríte. Je vhodná pre tých z vás, ktorí rozumejú daňovej agende a dokážu si potrebnú tabuľku vytvoriť. Môžete sa inšpirovať vzorom na internete, ale vždy je dobré, keď problematike rozumiete, aby ste si dokázali sami skontrolovať, že obsahuje všetky potrebné kolónky. 

Elektronická kniha jázd v samostatnom súbore sa hodí pre sólo podnikateľov bez zamestnancov. Pre firmy s viacerými služobnými autami je už dosť nepraktická. Ak je kniha jázd uložená napríklad v počítači asistentky, šoféri jej musia osobne, telefonicky alebo e-mailom nahlásiť potrebné údaje a ona ich do tabuľky zadá. 

Alebo môžete mať zdieľanú tabuľku v cloude, do ktorej vypĺňajú šoféri informácie sami. Často je to ešte horšie, pretože každý údaje vypĺňa inak a vo výsledku je z toho jeden veľký „guláš“. 

2. Kniha jázd v účtovnom programe a jej vzor 

Kniha jázd býva bežnou súčasťou jednoduchých účtovných programov. Ak niektorý používate, pozrite  sa, či knihu jázd neobsahuje. Napríklad v Money S3 je kniha jázd súčasťou všetkých balíčkov a nič za ňu nepriplácate. 

Elektronická kniha jázd v programe Money S3. 

V iných účtovných programoch môže byť kniha jázd doplnkovým modulom. Ale aj tak môže vyjsť lacnejšie než samostatný softvér. 

Ak máte knihu jázd v účtovnom programe, automaticky vám podľa zadaného počiatočného a konečného stavu tachometra spočíta prejdené kilometre, stráži termín technickej kontroly, emisnej kontroly alebo pravidelné prehliadky. Tiež v nej vystavíte cestovné príkazy pre zamestnancov a pripravíte cestovné náhrady. 

Výhodou je, že máte firemnú agendu v jednom programe. Stačia vám teda len jedny prístupové údaje a dostanete sa k objednávkam, faktúram, skladovej evidencii alebo práve ku knihe jázd. Neučíte sa pracovať s viacerými softvérmi, a pokiaľ si s niečím neviete rady, máte jedno telefónne číslo na zákaznícku podporu, kde vám poradia so všetkým. 

Niektoré elektronické knihy jázd si kúpite jednorazovo, pri iných platíte paušál. Dobre si preto spočítajte, ktorý variant je výhodnejší pre dlhodobé prevádzkovanie. 

3. Špecializovaný program na knihu jázd 

Tretím variantom je samostatný program, ktorý rieši len knihu jázd. Na prvý pohľad môže pripomínať prvý variant s tabuľkou, ale je pokročilejší. Moderné programy sú už optimalizované pre mobily, takže šofér môže zadať údaje o jazde priamo z auta. 

Tieto programy bývajú platené a sú vhodné pre firmy s väčšou flotilou áut. Majú rôzne pokročilé funkcie ako napríklad prepojenie jázd s objednávkami alebo počítanie spotreby, ktoré sú dôležité napríklad pre logistické firmy. Naopak, bežná firma s pár autami ich zvyčajne nepotrebuje. 

Je variant zadarmo skutočne najvýhodnejší? 

Ako podnikatelia si musíte dobre strážiť svoje náklady a je správne, že nechcete vydávať viac peňazí, než je nutné. Zároveň variant zadarmo nie je vždy ten najvýhodnejší. 

Typicky strávite množstvo času načítaním informácií o knihe jázd, hľadaním aktuálneho vzoru, prípadne vytváraním vlastnej knihy jázd. Nemáte záruku, že máte knihu jázd správne, takže časom vás môže dosť nepríjemne prekvapiť kontrola z finančnej správy. 

Lepším variantom je hľadať riešenie s dobrým pomerom cena/výkon. Síce nie je zadarmo, ale ušetrí vám množstvo času, dodávateľ ručí za správnosť knihy jázd, a ak sa čokoľvek pokazí, máte kam zavolať a hneď vám poradia. 

Ktorý variant knihy jázd zvoliť? 

Ak váš biznis nie je postavený na autách, samostatný špecializovaný software nepotrebujete. Pohodlnejšia a často aj cenovo výhodnejšia je kniha jázd v účtovnom programe. 

Kniha jázd je napríklad súčasťou účtovného programu Money S3. Aby ste zistili, či vám bude vyhovovať, stiahnite si plnú verziu Money S3 Štart a zadarmo si ju vyskúšajte. 

Výhodou je, že nie ste obmedzený žiadnym skúšobným obdobím. Môžete ho testovať ako dlho chcete, hlavným obmedzením je počet dokladov. Vo verzii zadarmo vystavíte napríklad až 500 záznamov do účtovného či peňažného denníka alebo 20 cestovných príkazov.