Vystavené faktúry v podvojnom účtovníctve – zálohové a vyúčtovacie

Tento príklad Vás naučí pracovať s vystavenými faktúrami  vrátane  faktúr zálohových (s ohľadom na konfiguráciu odpočtu zálohy a jej úhrady, vyúčtovaní a vystavení vyúčtovacieho dokladu), vystavení ponuky a jeho prenosu do objednávky, spracovanie objednávky a predaj tovaru s faktúrou vystavenou. Súčasťou príkladu sú ďalej vystavené dodacie listy a dobropisy. 

Vystavenie zálohovej faktúry

Podrobný postup na vytvorenie zálohovej faktúry, daňového dokladu a vyúčtovacej faktúry nájdete tu:  Zálohové doklady a ich vyúčtovanie 

Príklad: Spoločnosť Murai s.r.o. vystaví spoločnosti JMS sport s.r.o., zálohovú faktúru na 2 ks Monitor štandardný.

• Na karte  Obchod / Predaj / Vystavené faktúry  tlačidlom  Pridať zálohu  otvoríte zálohovú faktúru. O zálohových faktúrach sa neúčtuje. V prípade položiek zo skladu sa nevytvárajú žiadne skladové pohyby, vytvorí sa iba rezervácia. Zálohové faktúry majú charakter objednávkových dokladov. Nevstupujú do výkazu Intrastat a nie je možné ich stornovať ani dobropisovať.

• Zobrazí sa  Výber typu vystavenej faktúry, kde vyberiete typ Záloha.

• Zobrazí sa karta zálohovej faktúry.

• Číslo dokladu sa generuje automaticky podľa nastavenia  Číselného radu  (karta Money / Možnosti a nastavenia / Číselné rady) alebo podľa nastavenia v  Type vystavenej faktúry.

• Odberateľa vyberáte z  Adresára - firmu JMS sport s.r.o.

• V ponuke Pridať zásobu  zvolíte  Zásobu. Otvorí sa  Zoznam zásob na sklade, kde vyberiete Monitor štandardný. Počet MJ zadáte 2 ks.

• Zoznam zásob opustíte tlačidlom  Zavrieť.

• Na zálohovej faktúre sa zobrazí, podobne ako v objednávkových dokladoch, dátum  Vybaviť najskôr, Vybaviť do  a dátum  Vybavenia. Dátum  Vybavenia  sa doplní automaticky pri dotiahnutí zálohovej faktúry do vyúčtovacej faktúry.

• Tlačidlom  OK  zálohovú faktúru uložíte.

Konfigurácia odpočtu zálohy

Na karte  Money / Možnosti a nastavenia / Nastavenie účtovného roku  záložka Fakturácia, spodná záložka Odpočet zálohy si nastavíte v predkontáciach pre odpočet zálohy aj účty pre DPH. Nezabudnite zadať tiež  Členenie DPH, ktoré je uskutočneným zdaniteľným plnením. Na uvedenom príklade je použitá metóda účtovania a odpočtu tzv. protizápisom, tj. čiastka odpočtu je účtovaná kladne. Pokiaľ použijete účtovanie zápornou čiastkou, musí byť použitá predkontácia samozrejme „inverzná“ k uvedenej, tj. s prehodenými stranami MD a D.

Úhrada zálohy

Po obdržaní úhrady na bankový účet (alebo v hotovosti cez pokladňu) vytvoríte Príjmový bankový (alebo pokladničný prípadne interný) doklad a túto faktúru uhradíte obvyklým spôsobom cez tlačidlo Variabilní symbol. Hradiaci doklad musí obsahovať jedine úhrady zálohy, nesmie obsahovať aj iné úhrady dokladov. Hradiaci doklad musí mať čiastku v nulovej sadzbe DPH a členenie DPH bez vplyvu.

Vystavenie daňového dokladu k prijatej platbe

Po uložení hradiaceho dokladu program automaticky ponúkne tvorbu  Daňového dokladu k prijatej platbe. Pokiaľ daňový doklad nevytvoríte, môžete tento doklad vytvoriť kedykoľvek v zozname bankových, pokladničných, interných dokladov, faktúr vystavených a faktúr prijatých cez tlačidlo  Vytvoriť daňový doklad. Následne sa vytvorí Daňový doklad, ktorý sa uloží do zoznamu  Faktúr vystavených. Rozpis dane v jednotlivých sadzbách DPH sa preberá zo zálohovej faktúry pomerovo k celkovej čiastke úhrady. Pokiaľ zálohová faktúry neobsahovala rozpis dane, je potrebné jednotlivé čiastky dane na daňovom doklade rozpísať.

Tento vytvorený  Daňový doklad k  prijatej platbe  vytlačíme a pošleme odberateľovi, aby si mohol nárokovať odpočet dane.

Vyúčtovanie zálohy - vyúčtovacia faktúra

• Vyúčtovaciu faktúru vytvoríte cez  Obchod / Faktúry vystavené / Vytvoriť doklad / Vyúčtovať zálohy.

• V  Zozname nevysporiadaných zálohových faktúr  vyberiete príslušnú zálohovou faktúru a potvrdíte.

• Po uložení vyúčtovacej faktúry sa vytvoria skladové pohyby.

• Program začne automaticky ponúkať položky odpočtu zálohy podľa toho, v akých sadzbách DPH boli rozpísané čiastky úhrady na daňovom doklade k prijatej platbe. Na karte položky odpočtu zálohy vidíte prehľadne rozpis už uhradených úhrad v jednotlivých sadzbách dane (čiastky sa preberajú z daňového dokladu) a ďalej rozpis už vyúčtovaných čiastok.

• V rozpise sadzieb “už vyúčtované” nie je zohľadnená práve editovaná položka. To sa dá docieliť zatrhnutím prepínača „Celkom s aktuálnou položkou“.

• Program nedovolí zadať v príslušnej sadzbe DPH vyššiu čiastku s daňou, ako je čiastka “už uhradené”.

• Po uložení vyúčtovacej faktúry sa vytvorí jej zaúčtovanie (spôsob zaúčtovania protizápisom áno/nie sa preberá z Nastavenia účtovného roku).

Upozornenie: Pretože sa pri odpočtových položkách počíta daň vždy podľa zvoleného typu ceny, môže dôjsť k tomu, že odpočítané čiastky sa líšia od čiastok zadaných na daňových dokladoch. Túto situáciu je vždy možné riešiť rozdelením položky odpočtu na dve položky s typom ceny „len základ“ a „len DPH“, alebo aj tak, že prepíšete na daňovom doklade príslušné sumy základu a dane.

Upozornenie: Z vyššie popísaných dôvodov zásadne neodporúčame používať nastavenia pre zaokrúhlenie daňových dokladov k prijatej platbe.

Vystavená ponuka

Príklad: Spoločnosť Murai s.r.o. zašle spoločnosti JMS sport s.r.o. ponuku na 9 ks Monitorov štandard a 5 ks Mechaniky DVD.

Postup: 

• Na karte  Obchod / Predaj / Ponuky  zvolíte  Pridať  a otvorí sa Karta ponuky. Vyberiete spôsob platby, dopravu, odberateľa a doplníte dátum.

• V ponuke  Pridať zásobu zvolíte  Zásobu. Otvorí sa  Zoznam zásob na sklade kde vyberiete „Monitor štandard“ a „Mechanika DVD“ a potvrdíte tlačidlom OK.

• Otvorí sa  Karta položky, kde do Počtu MJ zadáte počet kusov.

• Uložíte tlačidlom OK.

• Zoznam zásob  opustíte tlačidlom  Zavrieť.

Prenos ponuky do objednávky

Príklad (pokračovanie predchádzajúceho príkladu): Spoločnosť JMS sport s.r.o. s ponukou súhlasila. Objednala si tovar v ponúknutom rozsahu rozsahu.

Postup: 

• Na karte  Obchod / Predaj / Objednávky prijaté  zvolíte  Pridať.

• V ponuke  Prevziať z dokladu  zvolíte Ponuku vystavenú. Otvorí sa  Zoznam ponúk vystavených.

• Označíte vybranú ponuku a potvrdíte tlačidlom OK.

• Objednávka je teraz kompletne vyplnená, uložíte ju tlačidlom OK. V tento moment máte tovar rezervovaný. Na  Karte zásoby  sa môžete pozrieť cez tlačidlo  Objednávky, koľko kusov tovaru je v rezervácii.

Vybavenie objednávky a predaj tovaru faktúrou vystavenou

Príklad (pokračovanie predošlého príkladu): Firma Murai s.r.o. objednávku vybaví – dodá tovar a vystaví na faktúru. Vyúčtuje aj balné vo výške 4 EUR bez DPH.

Postup: 

• Na karte  Obchod / Predaj / Faktúry vystavené  zvolíte  Pridať faktúru.

• Zo zobrazeného zoznamu  Výber typu vystavených faktúr vyberiete typ faktúry.

• Zobrazí sa karta Vystavenej faktúry.

• Číslo dokladu sa generuje automaticky podľa nastavenia  Číselného radu  (karta Money / Možnosti a nastavenia / Číselné rady) alebo podľa nastaveného  Typu vystavenej faktúry.

• Vyberiete konštantní symbol, spôsob úhrady a upravíte údaje.

• Do poľa  Hradiť  vyberiete, ako bude faktúra uhradená.

• Do poľa  Predkontácie  vyberiete predkontáciu FV001 – Tržby za tovar.

• Do poľa  Členenie DPH  vyberiete 21U R01_03 – Dodanie tovaru a služby v tuzemsku.
  Poslední štyri kroky môžete vynechať, pokiaľ máte príslušné hodnoty nastavené v  Type vystavenej faktúry.

• V ponuke  Prevziať z dokladu  zvolíte  Objednávku prijatú. Otvorí sa  Zoznam prijatých objednávok. Vyberiete objednávku a potvrdíte tlačidlom  OK. Pozn. Môžete samozrejme vynechať krok tvorby objednávky z ponuky a do vystavenej faktúry dotiahnuť rovno Ponuku vystavenú.

• Program zobrazí  Zoznam neuhradených pohľadávok, pokiaľ odberateľ má neuhradené doklady, môžete zvážiť, či je vhodné dodávať tejto spoločnosti tovar na faktúru. Zoznam ukončíte tlačidlom Zavrieť.

• V ponuke  Pridať položku  zvolíte  Novú položku. Otvorí sa  Karta položky faktúry. Do kolónky  Popis  doplníte balné, ďalej cenu 4 EUR, Typ ceny  Bez dane a Sadzbu dane 20 %.

• V záložke  Podrobnosti  vyberiete  Predkontáciu  FV002 - Tržby za služby.

• Kartu položky uložíte tlačidlom  OK.

• Teraz je faktúra hotová, tlačidlom  OK  ju uložíte. Týmto krokom dôjde tiež k odrátaniu tovaru zo skladu. Automaticky vygenerovanú  Skladovú výdajku  si môžete pozrieť v ponuke  Sklad / Skladové doklady.  Pozn. Na karte Money / Možnosti a nastavenia / Užívateľská konfigurácia záložka Fakturácia, spodná záložka Skladové doklady si môžete nastaviť tlač skladových dokladov pri fakturácii.

Faktúra vystavená a dodací list vystavený

Príklad: Spoločnosť  Murai s.r.o. odobrala zo skladu firmy JMS sport s.r.o. 5 ks Monitorov štandard. Odberateľovi  bol vystavený dodací list. Na základe dodacieho listu vystaví oddelenie účtovníctva faktúru.

Postup: 

• Na karte  Sklad  zvolíte Vystavený dodací list.  Otvorí sa Karta dodacieho listu.

• Vyberiete z  Adresára  odberateľa.

• V ponuke  Pridať zásobu  zvolíte  Zásobu. Otvorí sa  Zoznam zásob na sklade, kde zvolíte Monitor štandardný a potvrdíte tlačidlom OK.

• Zobrazí sa karta Pridať položku do vystaveného dodacieho listu. Do kolónky Počet MJ zadáte 5.

• Zoznam zásob na sklade ukončíte tlačidlom  Zavrieť.

• Vystavený dodací list uložíte tlačidlom OK.

• Týmto krokom dôjde aj k odpísaniu tovaru zo skladu.

• Následne vystavíte faktúru.

• Na karte  Obchod / Predaj / Faktúry vystavené zvolíte  Pridať faktúru.

• Zo zobrazeného zoznamu  Výber typu vystavených faktúr  vyberiete typ „TOVAR“.

• Zobrazí sa karta Vystavenej faktúry.

• Číslo dokladu sa generuje automaticky podľa nastavenia  Číselného radu  (karta Money / Možnosti a nastavenia/ Číselné rady) alebo podľa nastavenia v  Type vystavenej faktúry.

• Vyberiete konštantný symbol, spôsob úhrady a upravíte údaje.

• Do poľa  Hradiť  vyberiete, ako bude faktúra uhradená.

• Do poľa  Predkontácia  vyberiete predkontáciu FV001 – Tržby za tovarí.

• Do poľa  Členenie DPH  vyberiete 21U R01_03 – Dodanie tovaru a služby v tuzemsku.

• Posledné štyri popísané kroky môžete vynechať, pokiaľ máte príslušné hodnoty nastavené v  Type vystavenej faktúry.

• V ponuke  Prevziať z dokladu  zvolíte  Dodací list. Otvorí sa  Zoznam skladových dokladov, vyberiete dodací list a potvrdíte tlačidlom OK. Pozn. pokiaľ vyberiete do faktúry najprv adresu odberateľa, zobrazia sa v zozname skladových dokladov iba doklady pre konkrétneho odberateľa.

• Faktúra je teraz hotová, uložíte ju tlačidlom OK.

Faktúra vystavená v cudzej mene

Videonávod pre import kurzov cudzích mien z NBS nájdete tu:

Import kurzov cudzích mien z NBS - Money 

Príklad: Spoločnosť Murai s.r.o. predala spoločnosti JMS sport s.r.o. Snímač čiarových kódov. Faktúra je vystavená v CZK.

Postup:

• Na karte  Obchod / Predaj / Faktúry vystavené  zvolíte  Pridať faktúru.

• Zo zobrazeného zoznamu  Výber typu vystavených faktúr  vyberiete typ „TOVAR“.

• Zobrazí sa karta Vystavenej faktúry.

• Číslo dokladu sa generuje automaticky podľa nastavenia  Číselného radu  (karta Money/ Možnosti a nastavenia / Číselné rady) alebo podľa nastavenia v  Type vystavenej faktúry.

• Tlačidlom  Cudzie meny  zobrazíte kartu  Doklad v cudzej mene, kde si vyberiete cudziu menu CZK. Tu vidíte pre danú menu jej Kurz. Do Kurzu sa načíta hodnota kurzu, ktorú máte nastavenú pri danej mene  - (pevný kurz) alebo hodnota kurzu z aktuálneho kurzového lístka (denní kurz).

• Vyberiete konštantný symbol, zapôsob úhrady a upravíte dátumy.

• Doplníte odberateľa z Adresára.

• Do poľa  Hradiť  vyberiete, ako bude faktúra uhradená.

• Do poľa  Predkontácia  vyberiete predkontáciu FV001 – Tržby za tovar.

• Do poľa  Členenie DPH  vyberiete 21U R15 – Vývoz tovaru a služieb.

• V ponuke  Pridať zásobu  zvolíte  Zásobu. Otvorí sa  Zoznam zásob na sklade, kde vyberiete zásobu Snímač čiarových kódov. Keďže ide o skladovou kartu s evidenciou výrobných čísiel, je pole  Počet MJ  neprístupné. Tlačidlom  Pridať  a  Vybrať výrobné číslo  sa zobrazí  Zoznam výrobných čísiel, kde označíte riadok a tlačidlom  OK  kartu uložíte.

• Zoznam zásob opustíte tlačidlom  Zavrieť.

• Kartu uložíte tlačidlom OK.

• Čiastky na faktúre sú prepočítané podľa nastaveného kurzu. Tlačidlom CZK (cudzia mena) prepínate zobrazovanie celkovej čiastky v EUR alebo v cudzej mene.

• Tlačidlom OK  kartu faktúry uložíte.

Vystavený Opravný daňový doklad (dobropis)

„Dobropis“ so skladovou položkou

Príklad: Spoločnosť JMS sport s.r.o. vrátila 2 ks Monitorov štandard a žiada vystavenie dobropisu.

Postup:

• Najprv si zadáte vystavenú faktúru štandardným postupom.

• Následne na karte  Obchod / Predaj / Faktúry vystavené nastavíte v zozname faktúr kurzor na túto faktúru a kliknete na tlačidlo  Dobropis.

• Zobrazí sa karta Vystavenej faktúry  pre dobropis. Tu je naviac pole  Uplatnenie DPH. To je dôležitý dátum pre platcov DPH, podľa tohoto dátumu sa faktúra zahrnie do príslušného obdobia priznania k DPH.

• Číslo dokladu sa generuje automaticky podľa nastavenia  Číselného radu  (karta Money / Možnosti a nastavenia / Číselné rady) alebo podľa nastavenia v  Type vystavenej faktúry.

• Vyberiete konštantný symbol, spôsob úhrady a upravíte dátum podľa potreby.

• Do poľa Hradiť  vyberiete, ako bude faktúra uhradená.

• Do poľa  Predkontácia  vyberiete predkontáciu FV004 – Vydaný dobropis.

• Do poľa  Členenie DPH  vyberiete 21U R24T – Oprava základu dane tuzemsko.

• Skontrolujte, či je zatrhnutý prepínač  Dobropis. Program potom sám upravuje funkcie pri zaúčtovaní dokladu.

• Na Karte položky faktúry  do poľa  Počet MJ  zadáte počet 2. Počet MJ sa zadáva kladne. Predajná cena je však už záporná.

• Tlačidlom OK položku uložíte.  Zoznam zásob ukončíte tlačidlom  Zavrieť.

• Dobropis je teraz hotový. Celková čiastka dokladu je záporná, čiastka  Zostáva uhradiť  je vždy kladná.

POZNÁMKA: Pokiaľ vystavujete opravný daňový doklad, musíte na faktúru do textu doplniť dôvod vystavenia daňového dokladu (napr.. vrátenie tovaru, reklamácia atď.).

• Dobropis uložíte tlačidlom  OK. Týmto krokom dôjde zároveň k príjmu tovaru na sklad. Automaticky vygenerovanú  Skladovú príjemku  si môžete skontrolovať cez ponuku  Sklad/ Skladové doklady. Pozn. Na karte Money / Možnosti a nastavenia / Užívateľská konfigurácia záložka Fakturácia, spodná záložka Skladové doklady si môžete nastaviť tlač skladových dokladov pri fakturácii.

• Po obdržaní potvrdenia o doručení dobropisu doplníte pole Uplatnenie DPH. S týmto dátumom sa doklad zahrnie do príslušného obdobia priznania k DPH.

„Dobropis“ s neskladovou položkou

Príklad: Spoločnosť Murai s.r.o. vyfakturovala spoločnosti JMS sport s.r.o. 5 hodín konzultácie po 50 EUR. Dohodnutá cena však bola len 45 EUR za hodinu. Spoločnosť JMS sport s.r.o. na tento rozdiel požaduje vystaviť dobropis.

Postup: 

• Najprv si zadáte vystavenú faktúru štandardným postupom.

• Následne na karte  Obchod / Predaj / Faktúry vystavené v zozname faktúr nastavíte kurzor na túto faktúru a kliknete na tlačidlo  Dobropis.

• Zobrazí sa karta Vystavenej faktúry. Tu je naviac pole  Dátum doručenia. Tento dátum je dôležitý pre platcov DPH, podľa tohto dátumu sa faktúra zahrnie do príslušného obdobia priznania k DPH.

• Číslo dokladu sa generuje automaticky podľa nastavenia Číselného radu  (karta Money / Možnosti a nastavenia / Číselné rady) alebo podľa nastavenia v  Type vystavenej faktúry.

• Vyberiete konštantný symbol, spôsob úhrady a upravíte dátum podľa potreby.

• Do poľa  Hradiť  vyberiete, ako bude faktúra uhradená.

• Do poľa  Predkontácia  vyberiete predkontáciu FV004 – Vydaný dobropis.

• Do poľa  Členenie DPH  vyberiete 21U R24T – oprava základu dane tuzemsko.

• Skontrolujte, či je zatrhnutý prepínač  Dobropis. Program potom sám upravuje funkcie pri zaúčtovaní dokladu.

• Otvoríte  Kartu položky faktúry a opravíte predajnú cenu – tá sa zadáva vždy záporná, čiže – 5 EUR a v poli  Počet MJ  necháte 5. Položku uložíte tlačidlom  OK.

• Celková čiastka dokladu je záporná, čiastka  Zostáva uhradiť  je vždy kladná.

• Dobropis uložíte tlačidlom  OK.

• Po obdržaní potvrdenia o doručení dobropisu doplňte pole  Uplatnenie DPH. S týmto dátumom sa doklad zahrnie do príslušného obdobia priznania k DPH.