Vystavené faktúry v podvojnom účtovníctve

Tento príklad Vás naučí pracovať s vystavenými faktúrami vrátane zálohových faktúr (s ohľadom na konfiguráciu odpočtu zálohy a jej úhrady, vyúčtovanie a vystavenie vyúčtovacieho dokladu), vystavenie ponuky a jej prenosu do objednávky, vybavenie objednávky a predaj tovaru s faktúrou vydanou. Súčasťou príkladu sú ďalej vystavené dodacie listy a dobropisy.

Vystavenie zálohovej faktúry

Podrobný postup na vytvorenie zálohovej faktúry, daňového dokladu a vyúčtovacej faktúry nájdete tu:  Zálohové doklady a ich vyúčtovanie

Príklad:
Firma DEMO Podvojné účtovníctvo vystaví firme TOP s.r.o., zálohovú faktúru na 2 ks mechaniky CD. 

• Na karte  Obchod / Predaj / Vystavené faktúry  tlačidlom  Pridať zálohu  otvoríte zálohovú faktúru. O zálohových faktúrach sa neúčtuje. V prípade položiek zo skladu sa nevytvárajú žiadne skladové pohyby, vytvorí sa iba rezervácia. Zálohové faktúry majú charakter objednávkových dokladov. Nevstupujú do výkazu Intrastat a nemožno ich stornovať ani dobropisovať.

• Zobrazí sa  Výber typu vystavenej faktúry , kde vyberiete typ ZALOHA.

• Zobrazí sa karta zálohovej faktúry.

• Číslo dokladu sa generuje automaticky podľa nastavenia  Číselných radov  (karta  Money/Možnosti a nastavenia/Správa zoznamov/Číselné rady) alebo podľa nastavenia v  Type vystavenej faktúry .

• Odberateľa vyberiete z  Adresára  firmu TOP s.r.o.

• V ponuke  Pridať zásobu  zvolíte  Zásobu . Otvorí sa  Zoznam zásob na sklade , kde vyberiete v skupine Mechaniky Mechanika CD. Počet MJ zadáte 2 ks.

• Zoznam zásob opustíte tlačidlom  Zavrieť .

• Na zálohovej faktúre sa zobrazí, podobne ako pri objednávkových dokladoch, na doklade v položkách dátumy Vybaviť najskôr, Vybaviť do  a  Vybavenie . Dátum  Vybavenie  sa doplní automaticky pri pretiahnutí zálohovej faktúry do vyúčtovacej.

• Tlačidlom  OK  zálohovú faktúru uložíte.

Konfigurácia odpočtu zálohy

Na karte  Money / Možnosti a nastavenia / Nastavenie účtovného roka, záložka  Fakturácia / Odpočet zálohy  si nastavíte predkontácie pre odpočet zálohy aj účty pre DPH. Nezabudnite zadať tiež  Členenie DPH , ktoré je uskutočneným zdaniteľným plnením. Na uvedenom príklade je použitá metóda účtovania o odpočte tzv. protizápisom, t.j. čiastka odpočtu je účtovaná kladne. Pokiaľ použijete účtovanie zápornou čiastkou, musí byť použitá predkontácia samozrejme „inverzná“ k uvedenej, t.j. s prehodenými stranami MD a D.

 Úhrada zálohy

Po obdržaní úhrady na bankový účet (alebo v hotovosti na pokladňu) vytvoríte Príjmový bankový (alebo pokladničný či interný) doklad a túto faktúru uhradíte obvyklým spôsobom cez tlačidlo  Variabilný symbol . Hradiaci doklad musí obsahovať iba úhrady zálohy, nesmie obsahovať aj iné úhrady dokladov. Hradiaci doklad musí mať čiastku v nulovej sadzbe DPH a členenie DPH bez vplyvu.

Vystavenie daňového dokladu k prijatej platbe

Po uložení hradiaceho dokladu program automaticky ponúkne tvorbu  Daňového dokladu k prijatej platbe . Pokiaľ ho nevytvoríte, môžete doklad vytvoriť kedykoľvek v zozname bankových, pokladničných, interných dokladov, faktúr vystavených a faktúr prijatých tlačidlom  Vytvoriť daňový doklad . Následne sa vytvorí Daňový doklad, ktorý sa uloží do zoznamu  Faktúr vystavených . Rozpis čiastok dane v jednotlivých sadzbách DPH sa preberá zo zálohovej faktúry pomerovo k celkovej sume úhrady. Pokiaľ nebol na zálohovej faktúre vykonaný rozpis dane, tak je potrebné čiastky dane následne na daňovom doklade rozpísať.

Tento vytvorený  Daňový doklad k prijatej platbe  vytlačíme a zašleme odberateľovi, aby si mohol nárokovať odpočet dane.

Vyúčtovanie zálohy - vyúčtovacia faktúra

• Zaobstaráte vyúčtovaciu faktúru obvyklým spôsobom, t.j. so všetkými položkami, ktoré odberateľovi fakturujeme, a vykonáte pridanie odpočtových položiek pomocou voľby  Pridať položku / Odpočet zálohy.

• Vo výberovom  Zozname nevysporiadaných zálohových faktúr  vyberiete príslušnú zálohovú faktúru a potvrdíte.

• Zobrazí sa  Karta položky faktúry  s uvedeným rozpisom už uhradené a už vyúčtované.

• Po uložení vyúčtovacej faktúry sa vykonajú skladové pohyby.

• Program začne automaticky ponúkať položky odpočtu zálohy podľa toho, v koľkých sadzbách DPH boli rozpísané sumy úhrady na daňovom doklade k prijatej platbe. Na karte položky odpočtu zálohy vidíte prehľadne rozpis čiastok celkovej úhrady v jednotlivých sadzbách dane (sumy sa preberajú z daňového dokladu) a ďalej rozpis už vyúčtovaných čiastok.

• V rozpise sadzieb “už vyúčtované” nie je zohľadnená práve editovaná položka. To sa však dá dosiahnuť zaškrtnutím prepínača „Celkom s aktuálnou položkou“.

• Program nedovolí zadať v príslušnej sadzbe DPH vyššiu čiastku s daňou, než je čiastka „už uhradené“.

• Po uložení vyúčtovacej faktúry sa vykoná jej zaúčtovanie (spôsob zaúčtovania protizápisom áno/nie sa preberá z  Nastavenie účtovného roka ).

DÔLEŽITÉ : Z legislatívnych východísk vychádza aj program Money S3. Na vyúčtovacích faktúrach považuje za korektné, ak sú normálne aj odpočtové položky zadané so zhodným typom ceny „bez DPH“ či „s DPH“. Z tohto dôvodu nie sú v týchto prípadoch zobrazované v záložkách „Plnenie“ a „Odpočty“ sumy, ktoré sú irelevantné. Podobne sa chová program pri tlači a zobrazovaní týchto hodnôt v zoznamoch. Pokiaľ nie je dodržaný princíp zhody typu ceny normálnych aj odpočtových položiek, je užívateľ na túto situáciu upozornený v záhlaví faktúry. Program v tomto prípade počíta výslednú daň (a základ) ako prostý súčet všetkých týchto hodnôt z položiek dokladu (odpočtové položky majú tieto hodnoty opačné, takže sa de facto odčítajú).

Upozornenie : Pretože sa pri odpočtových položkách počíta daň vždy podľa zvoleného typu ceny (napospol teda „zdola“ či „zhora“), môže dôjsť k tomu, že odpočítané čiastky sa líšia od čiastok zadaných na daňových dokladoch. Túto situáciu je vždy možné riešiť rozdelením položky odpočtu na dve položky s typom ceny „len základ“ a „len DPH“, alebo aj tak, že prepíšete na daňovom doklade príslušné sumy základu a dane.

Upozornenie : Z vyššie popísaných dôvodov zásadne neodporúčame používať nastavenia pre zaokrúhlenie daňových dokladov k prijatej platbe.

Vystavená ponuka

Príklad:   Firma DEMO Podvojné účtovníctvo zaslala ponuku  firmy EXPERT s.r.o. na 5 kusov Monitorov LCD v cene 150 EUR za kus.
Postup: 

• Na karte  Obchod / Predaj / Ponuky  zvolíte  Pridať  a otvorte  Kartu ponuky . Vyberiete spôsob platby, dopravu, odberateľa a doplníte dáta.

• Tlačidlom Pridať zásobu  zvolíte  Zásobu . Otvorí sa zoznam  Zásob na sklade . Tu si v skupine Monitory vyberiete „Monitor LCD“ a potvrdíte tlačidlom  OK .

• Otvorí sa  Karta položky , tu do Počtu MJ zadáte počet kusov.

• Uložíte tlačidlom  OK .

• Zoznam zásob  opustíte tlačidlom  Zavrieť .

Prenos ponuky do objednávky

Príklad: Firma EXPERT s.r.o. s ponukou súhlasila. Objednala si 5 kusov Monitoru LCD.
Postup:

• Na karte  Obchod / Predaj / Objednávky prijaté  zvolíte  Pridať .

• V ponuke  Prevziať z dokladu  zvolíte  Ponuku vystavenú . Otvorí sa  Zoznam ponúk vystavených .

• Označíte vybranú ponuku a potvrdíte tlačidlom  OK .

• Objednávka je teraz kompletne vyplnená, uložíte ju tlačidlom  OK . V tomto momente máte tovar rezervovaný. Na  Karte zásoby  sa môžete pozrieť do poľa Objed., alebo tlačidlom  Objednávky , koľko kusov tovaru je rezervovaných.

Vybavenie objednávky a predaj tovaru faktúrou vydanou

Príklad: Firma DEMO Podvojné účtovníctvo teraz chce objednávku vybaviť - dodať tovar a vystaviť faktúru.

Postup: 

• Na karte  Obchod / Predaj / Faktúry vystavené  zvolíte  Pridať faktúru .

• Zo zobrazeného zoznamu  Výber typu vystavených faktúr  vyberte typ „TOVAR“.

• Zobrazí sa karta  Vystavené faktúry .

• Číslo dokladu sa generuje automaticky podľa nastavenia  Číselných radov  (karta  Money/Možnosti a nastavenia/Správa zoznamov/Číselné rady ) alebo podľa nastavenia v  Type vystavenej faktúry .

• Vyberiete konštantný symbol, spôsob úhrady a upravíte dáta.

• Do poľa  Hradiť na vyberiete, ako budete faktúru hradiť.

• Do poľa  Predkontácia  vyberiete predkontáciu FV001 – Tržby za tovar.

• Do poľa Členenie DPH  vyberiete 21U R01_03 – Dodanie tovaru a služby  v tuzemsku, riadok KV A.1,D.2

POZNÁMKA: Posledné štyri popísané kroky môžete vynechať, ak máte príslušné hodnoty nastavené v  Type vystavenej faktúry .

• V ponuke  Prevziať z dokladu  zvolíte  Objednávku prijatú . Otvorí sa  Zoznam prijatých objednávok . Vyberte objednávku a potvrdíte tlačidlom  OK .  Pozn. Môžete samozrejme vynechať krok tvorby objednávky z ponuky, a do vystavenej faktúry pretiahnuť rovno Ponuku vystavenú.

• Program zobrazí  Zoznam neuhradených pohľadávok , pokiaľ odberateľ má neuhradené doklady, môžete zvážiť, či je vhodné dodávať tejto firme tovar na faktúru. Zoznam ukončite tlačidlom  Zavrieť .

• Teraz je faktúra hotová, tlačidlom  OK  ju uložíte. Týmto krokom dôjde aj k odpisu tovaru zo skladu. Automaticky vygenerovanú  Skladovú výdajku  si môžete pozrieť v ponuke  Sklad / Skladové doklady .

POZNÁMKA:Na karte Money / Možnosti a nastavenia / Užívateľská konfigurácia záložka Fakturácia / Skladové doklady si môžete nastaviť tlač skladových dokladov pri fakturácii.

Faktúra vystavená a dodací list vystavený

Príklad: Vo firme môže nastať situácia, kedy tovar odovzdá odberateľovi skladník, ktorý vystavuje iba dodací list a fakturácia prebieha neskôr napr. na učtárni. Firma DEMO Podvojné účtovníctvo vyfakturuje na základe dodacieho listu firme TOP s.r.o. 2 ks PC zostavy - komplet.
Postup: 

• Na karte  Sklad  zvolíte  Vystavený dodací list.  Otvorí sa  Karta dodacieho listu .

• Vyberiete z  Adresára  odberateľa TOP s.r.o..

• V ponuke  Pridať zásobu  zvolíte  Zásobu . Otvorí sa zoznam  Zásob na sklade . Tu si v skupine Iné vyberiete „PC zostava - komplet“ a potvrdíte tlačidlom  OK .

• Zobrazí sa karta Pridať položku do vystaveného dodacieho listu. Do kolónky Počet MJ zadáte 2.

• Zoznam zásob na sklade ukončíte tlačidlom  Zavrieť .

• Vystavený dodací list uložíte tlačidlom  OK .

• Týmto krokom dôjde aj k odpisu tovaru zo skladu.

• Teraz vystavíte faktúru.

• Na karte  Obchod / Predaj / Faktúry vystavené  zvolíte  Pridať faktúru .

• Zo zobrazeného zoznamu  Výber typu vystavených faktúr  vyberiete typ „TOVAR“.

• Zobrazí sa karta  Vystavené faktúry .

• Číslo dokladu sa generuje automaticky podľa nastavenia  Číselných radov  (karta  Money/Možnosti a nastavenia/Správa zoznamov/Číselné rady) alebo podľa nastavenia v  Type vystavenej faktúry .

• Vyberiete konštantný symbol, spôsob úhrady a upravíte dáta.

• Do poľa  Hradiť  no vyberiete, ako budete faktúru hradiť.

• Do poľa  Predkontácia  vyberiete predkontáciu FV001 – Tržby za tovar.

• Do poľa Členenie DPH  vyberiete 21U R01_03 – Dodanie tovaru a služby  v tuzemsku, riadok KV A.1,D.2

• Posledné štyri popísané kroky môžete vynechať, ak máte príslušné hodnoty nastavené v  Type vystavenej faktúry .

• V ponuke  Prevziať z dokladu  zvolíte  Dodací list . Otvorí sa  Zoznam skladových dokladov , Vyberiete dodací list a potvrďte tlačidlom  OK . Pozn. Ak vyberiete do faktúry najskôr adresu odberateľa, zobrazia sa v zozname skladových dokladov iba doklady pre konkrétneho odberateľa.

• Faktúra je teraz hotová, uložíte ju tlačidlom  OK .

Faktúra vystavená v cudzej mene 

(návod pre nastavenie cudzích mien nájdete tu)

Príklad: Firma EXPERT s.r.o. si objednala 10 ks Myší štandardných a 20 ks Klávesníc štandardných. Faktúra je vystavená v českej korune.
Postup:

• Na karte  Obchod / Predaj / Faktúry vystavené  zvolíte  Pridať faktúru .

• Zo zobrazeného zoznamu  Výber typu vystavených faktúr  vyberiete typ „TOVAR“.

• Zobrazí sa karta  Vystavené faktúry .

• Číslo dokladu sa generuje automaticky podľa nastavenia  Číselných radov  ( karta Money / Možnosti a nastavenia / Správa zoznamov / Číselné rady ) alebo podľa nastavenia v  Type vystavenej faktúry .

• Tlačidlom  Cudzie meny  zobrazíte kartu  Doklad v cudzej mene , kde si vyberiete cudziu menu CZK. Tu vidíte pre menu EUR jej Kurz. Do Kurzu sa načíta hodnota kurzu, ktorú máte nastavenú pri vybranej Cudzej  mene  - (pevný kurz) alebo hodnota kurzu z aktuálneho kurzového lístka (denný kurz).

• Vyberiete konštantný symbol, spôsob úhrady a upravíte dáta.

• Doplníte z  Adresára  odberateľa.

• Do poľa  Hradiť na vyberiete, ako budete faktúru hradiť.

• Do poľa  Predkontácia  vyberiete predkontáciu FV001 – Tržby za tovar.

• Do poľa Členenie DPH  vyberiete 21U R01_03 – Dodanie tovaru a služby  v tuzemsku, riadok KV A.1,D.2

• V ponuke  Pridať zásobu  zvolíte  Zásobu  a v skupine Doplnky vyberiete „Myš štandardná“, do poľa  Počet MJ  zadáte 10. Uložte položku tlačidlom  OK .

• Ďalej vyberiete položku „Klávesnica štandardná“,  Počet MJ  zadáte 20. Uložte tlačidlom  OK . Zoznam zásob opustite tlačidlom  Zavrieť .

• Zoznam zásob opustíte tlačidlom  Zavrieť .

• Kartu uložíte tlačidlom  OK .

• Sumy na faktúre sú prepočítané podľa nastaveného kurzu. Tlačidlom CZK (cudzia mena) prepínate zobrazovanie celkovej čiastky v EUR alebo v cudzej mene.

• Tlačidlom  OK  kartu faktúry uložíte.

• Nezabudnite, že pri dodaní tovaru do iného členského štátu je potrebné vyplniť  Súhrnné hlásenie  (karta  Účtovníctvo / DPH ).

Vystavený Opravný daňový doklad (dobropis)

Dobropis so skladovou položkou

Príklad: Firma DEMO Podvojné účtovníctvo vyfakturovala  firme TOP s.r.o. na 20 kusov Mechaník CD. Firma TOP s.r.o. si však objednala iba 12 kusov. Zvyšných 8 kusov vrátila a požaduje na ne dobropis.
Postup: 

• Najprv si zadáte vystavenú faktúru štandardným postupom.

• Následne na karte  Obchod/Predaj/Faktúry vystavené  nastavíte v zozname faktúr kurzor na túto faktúru a kliknete na tlačidlo  Dobropis .

• Zobrazí sa karta  Vystavené faktúry  pre dobropis. Je tu navyše pole  Uplatnenie DPH . To je dôležitý dátum pre platiteľa DPH, podľa tohto dátumu sa faktúra zahrnie do príslušného obdobia priznania k DPH.

• Číslo dokladu sa generuje automaticky podľa nastavenia  Číselných radov  (karta  Money/Možnosti a nastavenia/Číselné rady ) alebo podľa nastavenia v  Type vystavenej faktúry .

• Vyberiete konštantný symbol, spôsob úhrady a upravíte dáta.

• Do poľa  Hradiť na vyberiete, ako budete faktúru hradiť.

• Do poľa  Predkontácia  vyberiete predkontáciu FV001 – Tržby za tovar.

• Do poľa Členenie DPH  vyberiete 21U R24T – Oprava základu dane a dane (na výstupe - dobropisy) - tuzemsko, riadok KV C.1, D.2.

• Skontrolujte, či je začiarknutý prepínač  Dobropis . Program potom sám upravuje funkcie najmä pri zaúčtovaní dokladu.

• Na  Karte položky faktúry  do poľa  Počet MJ  zadajte počet 8. Počet MJ sa zadáva kladne. Predajná cena je však už záporná.

• Tlačidlom  OK  položku uložíte.  Zoznam zásob  ukončíte tlačidlom  Zavrieť .

• Dobropis je teraz hotový. Celková čiastka dokladu je záporná, čiastka  Zostáva preplatiť  je vždy kladná.

POZNÁMKA: Pokiaľ vystavujete opravný daňový doklad, musíte na faktúru do textu doplniť dôvod vystavenia daňového dokladu (napr. vrátenie tovaru, reklamácia atď.).

• Dobropis uložíte tlačidlom  OK . Týmto krokom dôjde zároveň k príjmu tovaru na sklad. Automaticky vygenerovanú  Skladovú príjemku  si môžete pozrieť v ponuke  Sklad/ Skladové doklady .  Pozn. Na karte Money / Možnosti a nastavenia / Užívateľská konfigurácia záložka Fakturácia, spodná záložka Skladové doklady si môžete nastaviť tlač skladových dokladov pri fakturácii.

• Po obdržaní potvrdenia o doručení dobropisu doplníte pole  Uplatnenie DPH . S týmto dátumom sa doklad zahrnie do príslušného obdobia priznania k DPH.

„Dobropis“ s voľnou položkou

Príklad: Firma DEMO Podvojné účtovníctvo vyfakturovala  firme SUPRALAN s.r.o. na 5 hodín servisných služieb po 50 EUR. Dohodnutá suma bola však iba 45 EUR. Firma SUPRALAN s.r.o. požaduje na tento rozdiel dobropis.
Postup: 

• Najprv si zadáte vystavenú faktúru štandardným postupom.

• Následne na karte  Obchod/Predaj/Faktúry vystavené  v zozname faktúr nastavíte kurzor na túto faktúru a kliknete na tlačidlo  Dobropis .

• Zobrazí sa karta  Vystavené faktúry . Je tu navyše pole  Dátum doručenia . Tento dátum je dôležitý pre platiteľa DPH, podľa tohto dátumu sa faktúra zahrnie do príslušného obdobia priznania k DPH.

• Číslo dokladu sa generuje automaticky podľa nastavenia  Číselných radov  (karta  Money/Možnosti a nastavenia/Správa zoznamov/Číselné rady ) alebo podľa nastavenia v  Type vystavenej faktúry .

• Vyberiete konštantný symbol, spôsob úhrady a upravíte dáta.

• Do poľa  Hradiť na vyberiete, ako budete faktúru hradiť.

• Do poľa  Predkontácia  vyberiete predkontáciu FV002 – Tržby za služby.

• Do poľa Členenie DPH  vyberiete 21U R24T – Oprava základu dane a dane (na výstupe - dobropisy) - tuzemsko, riadok KV C.1, D.2.

• Skontrolujte, či je začiarknutý prepínač  Dobropis . Program potom sám upravuje funkcie najmä pri zaúčtovaní dokladu.

• Otvorí sa  Karta položky faktúry  a opravíte predajnú cenu – tá sa zadáva vždy záporná, teda -5 EUR  poli  Počet MJ  necháte 5. Položku uložíte tlačidlom  OK .

• Celková čiastka dokladu je záporná, čiastka  Zostáva preplatiť  je vždy kladná.

• Dobropis uložíte tlačidlom  OK .

• Po obdržaní potvrdenia o doručení dobropisu doplňte pole  Uplatnenie DPH . S týmto dátumom sa doklad zahrnie do príslušného obdobia priznania k DPH.