Vystavené faktúry v jednoduchom účtovníctve

Problematika vystavených faktúr v jednoduchom účtovníctve v sebe zahŕňa ponuky vystavené, prenos ponúk do objednávok, ich vybavenie a predaj tovaru faktúrou vydanou. Kľúčovou oblasťou sú potom samotné faktúry vystavené a dodacie listy vystavené, vrátane čiastočného vybavenia objednávky a dobropisov (so skladovou i voľnou položkou). 

Ponuka vystavená

Príklad:   Firma DEMO Jednoduché účtovníctvo zaslala ponuku  firmy EXPERT s.r.o. na 5 kusov Monitorov LCD v cene 150 EUR za kus. 

Postup: 

• Na karte  Obchod / Predaj  zvolíte  Ponuky  a tlačidlo Pridať.

• Otvorí sa  Karta ponuky . Vyberiete spôsob platby, dopravu a odberateľa.

• Tlačidlom  Pridať zásobu  zvolíte  Zásobu . Otvorí sa zoznam  Zásob na sklade . Tu si v skupine Monitory vyberiete „Monitor LCD“ a potvrdíte tlačidlom  OK .

• Otvorí sa  Karta položky , kde už stačí zadať do kolónky  Počet MJ  hodnotu 5 a prípadne upraviť cenu.

• Položku uložíte tlačidlom  OK .

• Zoznam zásob opustíte tlačidlom  Zavrieť . Tlačidlom  OK  Ponuku  uložíte.

• Program ponúkne tlač  Ponuky .

Prenos ponuky do objednávky

Príklad: Firma EXPERT s.r.o. s ponukou súhlasila. Objednala si 5 kusov Monitoru LCD.

Postup: 

• Na karte  Obchod / Predaj  zvolíte  Objednávky prijaté  a tlačidlo  Pridať .

• Otvorí sa  Karta objednávky . Tlačidlom  Ponuku vystavenú  otvoríte zoznam  Ponúk vystavených , tu sú implicitne nastavené doposiaľ nevybavené ponuky. Po vypnutí tlačidla  Len nevybavené  sa zobrazia aj vybavené ponuky.

• Vyberiete ponuku pre EXPERT s.r.o. a potvrdíte tlačidlom  OK .

• Zistíte, že objednávka je už kompletne vyplnená a vy ju môžete uložiť tlačidlom  OK .

Vybavenie objednávky a predaj tovaru faktúrou vystavenou

Príklad: Firma DEMO Jednoduché účtovníctvo teraz chce objednávku vybaviť - dodať tovar a vystaviť faktúru.

• Na karte  Obchod / Predaj  zvolíte  Faktúry vystavené  a tlačidlo  Pridať  faktúru .

• Zobrazí sa  Výber typu vystavenej faktúry , kde zvolíte typ „TOVAR“.

• Tlačidlom  Objednávku   vyberiete  Objednávku prijatú  a otvoríte zoznam  Objednávok prijatých . Vyberiete objednávku od firmy EXPERT s.r.o. a potvrdíte tlačidlom  OK .

• V prípade, ak má daná firma už neuhradenú faktúru, program vypíše  Zoznam neuhradených pohľadávok  danej firmy – môžete zvážiť, či je vhodné tejto firme dávať tovar na faktúru. Zoznam vypnete tlačidlom   Zavrieť .

• Predkontácia  je vyplnená podľa nastavenia  Typu faktúry  na P Tovar – Príjmy za tovar. Samozrejme ju môžete zmeniť podľa potreby.

• Faktúra je už kompletne vyplnená a vy ju môžete uložiť tlačidlom  OK . V tomto okamihu dôjde aj k odpisu tovaru zo skladu.

• Nasleduje tlač  Faktúry  a  Skladové výdajky . Automaticky vygenerovanú výdajku si môžete pozrieť na karte  Sklad/Skladové doklady .

Faktúra vydaná a dodací list vystavený

Príklad: Vo firme môže nastať situácia, kedy tovar odovzdá odberateľovi skladník, ktorý vystavuje iba dodací list a fakturácia prebieha neskôr napr. na učtárni. Firma DEMO Jednoduché účtovníctvo vyfakturuje na základe dodacieho listu firme TOP s.r.o. 2 ks PC zostavy - komplet.

Postup: 

• Na karte  Sklad  zvolíte  Vystavený dodací list .

• Otvorí sa  Karta dodacieho listu.

• Vyberiete z  Adresára  odberateľa.

• V ponuke  Pridať zásobu  zvolíte  Zásobu . Otvorí sa zoznam  Zásob na sklade . Tu si v skupine Iné vyberiete „PC zostava - komplet“ a potvrdíte tlačidlom  OK .

• Zobrazí sa karta  Pridať položku  do vystaveného dodacieho listu, kde stačí do kolónky  Počet MJ  zadať hodnotu 2.

• Vystavený dodací list uložte tlačidlom  OK .

• Nasleduje vystavenie faktúry.

• Na karte  Obchod / Predaj  zvolíte  Faktúry vystavené , tlačidlo  Pridať faktúru  a vyberiete typ „TOVAR“.

• V ponuke  Prevziať z dokladu  zvolíte  Dodací list . Otvorí sa zoznam  Skladových dokladov.  Vyberiete dodací list na firmu TOP s.r.o. a potvrdíte tlačidlom  OK .

• Zistíte, že faktúra je už kompletne vyplnená a vy ju len uložte tlačidlom  OK .

• K odpísaniu tovaru zo skladu dôjde pri uložení  Dodacieho listu . Pri vystavení faktúry už ku skladovému pohybu nedochádza.

Čiastočné vybavenie objednávky

Príklad: Firma EXPERT s.r.o. si objednala 10 ks Myší štandardných a 20 ks Klávesníc štandardných. Firma DEMO Jednoduché účtovníctvo vyfakturuje iba 10 ks Myší štandardných a 15 ks Klávesníc štandardných. Zvyšných 5 ks nemá na sklade, dodá ich neskôr.

Postup: 

• Na karte  Obchod / Predaj  zvolíte  Objednávky prijaté  a tlačidlo  Pridať .

• Vyberiete odberateľa firmu EXPERT s.r.o., doplníte spôsob platby a dopravu.

• V ponuke  Pridať zásobu  zvolíte  Zásobu  a v skupine Doplnky vyberiete „Myš štandardná“, do poľa  Počet MJ  zadáte 10. Uložte položku tlačidlom  OK .

• Ďalej vyberiete položku „Klávesnica štandardná“,  Počet MJ  zadáte 20. Uložte tlačidlom  OK . Zoznam zásob opustite tlačidlom  Zavrieť .

• Objednávku si prekontrolujte a uložte ju tlačidlom  OK .

• Teraz ju čiastočne vyfakturujte. Na karte  Obchod / Predaj  zvolíte  Faktúry vystavené  a vyberiete typ „TOVAR“.

• Tlačidlom Objednávku  zvolíte  Objednávku prijatú . Otvorí sa zoznam  Objednávok prijatých , vyberiete tu od firmy EXPERT s.r.o. a výber potvrdíte tlačidlom  OK . Do faktúry sa pretiahnu obe položky v celkovom množstve kusov.

• Pretože chcete vyfakturovať iba 15 ks klávesníc štandardných, zvolíte na tejto položke  Opraviť  a pole  Počet MJ  opravíte na 15 a potvrdíte tlačidlom  OK .

• Teraz môžete faktúru uložiť tlačidlom  OK .

• Ak sa pozriete späť na  Objednávku , zostáva ako nevybavená. Na položke Klávesnica štandardná v stĺpci  Ostáva MJ  je hodnota 5, tzn. 5 kusov ešte nie je vybavených. Objednávka je braná ako vybavená až v okamihu, keď sú vyčerpané všetky merné jednotky pri všetkých položkách.

Vystavený opravný daňový doklad (dobropis)

Dobropis so skladovou položkou

Príklad: Firma DEMO Jednoduché účtovníctvo vyfakturovala  firme TOP s.r.o. na 20 kusov Mechaník CD. Firma TOP s.r.o. si však objednala iba 12 kusov. Zvyšných 8 kusov vrátila a požaduje na ne dobropis.

Postup: 

• Najprv si zadáte faktúru štandardným spôsobom a vykonáte jej úhradu.

• Na karte  Obchod/Predaj  zvolíte  Faktúry vystavené , kurzorom prejdete na pôvodnú vystavenú faktúru a použijete tlačidlo  Dobropis .

• Otvorí sa  Karta faktúry . Na rozdiel od bežnej faktúry je tu dátum  Uplatnenie DPH . To je dôležité pre platiteľa DPH, podľa tohto dátumu sa faktúra zahrnie do príslušného obdobia  Priznania k DPH .

• Skontrolujte, či máte začiarknutý prepínač „dobropis“. Tento prepínač musíte mať začiarknutý, ak vystavujete dobropis. Program podľa toho upravuje funkcie najmä pri zaúčtovaní dokladu.

• Dobropis je vyplnený podľa pôvodnej faktúry. Tlačidlom  Opraviť  otvorte  Kartu položky faktúry.

• Otvorí sa  Položka faktúry . Do poľa  Počet MJ  zadáte počet 8.  Počet MJ  sa zadáva kladne. Predajná cena už je však záporná.

• Tlačidlom  OK  položku uložte. Zoznam zásob opustite tlačidlom  Zavrieť .

• Celková čiastka dokladu je záporná, čiastka  Zostáva preplatiť  je vždy kladná.

POZNÁMKA: Pokiaľ vystavujete opravný daňový doklad, musíte na faktúru do textu doplniť dôvod vystavenia daňového dokladu (napr. vrátenie tovaru, reklamácia atď.).

• Dobropis uložíte tlačidlom  OK . V tomto okamihu dôjde aj k príjmu tovaru na sklad. Automaticky vygenerovanú  Skladovú príjemku  si môžete pozrieť na karte  Sklad / Skladové doklady .

• Po obdržaní dokladu o prevzatí dobropisu, doplníte tento dátum do poľa  Uplatnenie DPH  v uloženom dobropise. Podľa dátumu doručenia sa doklad prevezme do záznamovej povinnosti DPH.

Dobropis s voľnou položkou

Príklad: Firma DEMO Jednoduché účtovníctvo vyfakturovala  firme SUPRALAN s.r.o. na 5 hodín servisných služieb po 50 EUR. Dohodnutá suma bola však iba 45 EUR. Firma SUPRALAN s.r.o. požaduje na tento rozdiel dobropis.

Postup: 

• Najprv si zadáte faktúru štandardným spôsobom a vykonáte jej úhradu.

• Na karte  Obchod/Predaj  zvolíte  Faktúry vystavené  , kurzorom prejdete na pôvodnú vystavenú faktúru a použijete tlačidlo  Dobropis .

• Otvorí sa  Karta faktúry . Skontrolujte, či máte začiarknutý prepínač „dobropis“. Tento prepínač musíte mať začiarknutý, ak vystavujete dobropis. Program podľa toho upravuje funkcie najmä pri zaúčtovaní dokladu.

• Dobropis je vyplnený podľa pôvodnej faktúry. Tlačidlom  Opraviť  otvorte  Kartu položky faktúry .

• Do poľa  Predajná cena  zadáte záporne -5 EUR a do poľa  Počet MJ  zadáte 5. Položku uložte tlačidlom  OK .

• Celková čiastka dokladu je záporná, čiastka  Zostáva preplatiť  je vždy kladná.

• Dobropis uložíte tlačidlom  OK .

POZNÁMKA: Pokiaľ vystavujete opravný daňový doklad, musíte na faktúru do textu doplniť dôvod vystavenia daňového dokladu (napr. vrátenie tovaru, reklamácia atď.).

• Po obdržaní dokladu o prevzatí dobropisu, doplníte tento dátum do poľa  Uplatnenie DPH . Podľa dátumu doručenia sa doklad prevezme do záznamovej povinnosti DPH.