Prechod z jednoduchého účtovníctva na podvojné účtovníctvo

Pre prechod z jednoduchého účtovníctva na podvojné účtovníctvo v Money S3 máte v zásade dve varianty. Prvou možnosťou je, že vaša spoločnosť zostáva, zostáva aj účtovanie v rovnakej agende a vy len pridáte nový účtovný rok, v ktorom budete účtovať v podvojnom účtovníctve. Druhou možnosťou je založenie novej spoločnosti - v tomto prípade budete zakladať novú agendu a aj účtovný rok.

1. VARIANT - Založenie nového účtovného roka

Účtovali ste v Money S3 v agende s jednoduchým účtovníctvom a od nového roka pokračuje vaša spoločnosť naďalej len s tým rozdielom, že budete účtovať podvojne.

Najprv si v menu Money / Výber agendy zvolíte tlačidlo Pridať rok.

Zobrazí sa sprievodca pridaním nového účtovného roka, kde zvolíte Vlastné nastavenie (pokročilé), aby ste vedeli editovať preberané súčasti.

Potvrdíte zvolený rok.

V ďalšom kroku sprievodcu si vyberiete z niekoľkých možností, odkiaľ preberať zoznamy do nového roka. Pokiaľ ste teda v minulom roku v tej istej agende účtovali v jednoduchom účtovníctve, odporúčame nastaviť preberanie zoznamov z voľby Použiť pripravené zoznamy.

Ďalej si môžete vybrať, ktoré zoznamy budete chcieť kopírovať do nového účtovného roku.

Všetky kopírované zoznamy je však v novom roku potrebné následne upraviť podľa individuálnych potrieb a predovšetkým je potrebné zmeniť nastavené predvoľby (napr. číselné rady alebo predkontácie) v Používateľskom nastavení a v jednotlivých Typoch dokladov.

Po potvrdení tlačidla Dokončiť sa zobrazí najprv okno Nastavenia agendy a potom okno Nastavenia účtovného roka, kde si nezabudnite skontrolovať nastavenie Typ účtovníctva „Podvojné účtovníctvo“.

Pokiaľ v novom roku (teda v podvojnom účtovníctve) zadáte úhradu dokladu prijatého ešte v minulom roku (v jednoduchom účtovníctve), program vytvorí väzbu úhrady na doklad v starom roku a novú predkontáciu potom stačí zadať až pri vložení úhrady do pokladnice alebo banky.

2. VARIANT - Založenie novej agendy v Money S3

Najprv teda v menu Money / Výber agendy potvrdíte tlačidlo Pridať agendu.

Zobrazí sa Sprievodca pridaním novej agendy. V sprievodcovi doplníte názov, adresu a ďalšie identifikačné údaje.

Na strane 5/8 v sprievodcovi si môžete naplniť novú agendu dátami z pôvodnej agendy, kde ste účtovali v jednoduchom účtovníctve - voľba Z agendy.

V ďalšom kroku si vyberáte agendu, z ktorej budete chcieť kopírovať dáta. Môžete si preniesť do novej agendy zoznamy používané vo vybranej agendy.

Ďalej si je možné vybrať, ktoré zoznamu budete chcieť kopírovať do nového účtovného roka.

Všetky skopírované zoznamy je však v novom roku potrebné následne upraviť podľa individuálnych potrieb a predovšetkým je potrebné zmeniť nastavené predvoľby (napr. číselné rady alebo predkontácie) v Užívateľskom nastavení a v jednotlivých Typoch dokladov.

V kroku 7/8 v sprievodcovi si môžete nastaviť kopírovanie Adresára. Z vybranej agendy sa skopíruje zoznam adries, kontaktných osôb, adresných skupín a adresných kľúčov

Pokiaľ zvolíte Prevziať zásoby, skopíruje sa aj zoznam kmeňových kariet, zásob, skladov a skladových skupín. Pri prevzatí zásob máte taktiež možnosť kopírovať skladovú cenu pôvodných zásob do nákupnej ceny v novej agende. V oboch prípadoch sa do novej agendy prevedú i zoznamy cenových hladín, cudzích mien a činností.

UPOZORNENIE: Pri pobočkovom spracovaní dát nie je technicky možné preniesť tieto zoznamy do novej agendy. Vzhľadom ku zložitosti problému je teda nutné prenos Adresára a Zásob na centrálu a pobočky riešiť individuálne.

Po potvrdení tlačidla Dokončiť sa zobrazí najprv okno Nastavenia agendy a potom okno Nastavenia účtovného roka, kde si nezabudnite skontrolovať nastavenie Typ účtovníctva „Podvojné účtovníctvo".

Než začnete v novom roku účtovať, je potrebné si premyslieť a vytvoriť účtovnú osnovu, číselné rady a zoznamy. Účtovná osnova je naplnená všetkými účtami a je na vás, či a ako si navrhnete používanie analytických účtov.

Od 1. 1. môžete začať účtovať v novom roku a začiatočnú súvahu zostavte až v okamihu, keď budete mať skutočne vykonanú účtovnú uzávierku a inventarizáciu za predchádzajúci rok, vrátane zostaveného daňového priznania s príslušnými prehľadmi a prílohami. Začiatočnú súvahu navediete do nového roka v menu Účtovníctvo/Uzávierkové operácie/Zadanie počiatočných stavov denníka.

Túto operáciu môžete previesť kedykoľvek v priebehu roka.

Niekoľko všeobecných rád na záver

• Nezabudnite, že bude nutné dodaniť zásoby, základnú položku, ktorá v jednoduchom účtovníctve slúžila k daňovej optimalizácii. Že tak budete robiť až na konci účtovného obdobia, v ktorom ste začali účtovať, už tak samozrejmé nie je. Navyše máte výhodu postupného „rozpustenia" tejto položky do daňového základu po dobu niekoľkých rokov. Je teda možné povedať, že to až také veľké nešťastie nebude. Dôležité bude hlavne správne ukončenie vedenia jednoduchého účtovníctva.
• Inventarizácia všetkých pohľadávok a záväzkov musí byť podstatne prísnejšia než v iných rokoch. Pozor napríklad na rôzne takmer zabudnuté preplatky pri Správe sociálneho zabezpečenia, zdravotných poisťovní a na daňových účtoch. Niekto ctí pravidlo, že je vhodné na daniach zaplatiť o nejaké to euro navyše, než sa správne má,  a už o prípadných preplatkoch ani nevie. Správne zostavená začiatočná súvaha by mala tieto položky už obsahovať. O niečo zložitejšie to budú mať firmy so zamestnancami, ktoré budú musieť správne nastaviť počiatočné stavy pre viacero položiek.
• Zdanenie neuhradených pohľadávok je ďalšou otázkou pre podnikateľov prechádzajúcich na vedenie podvojného účtovníctva. Pokiaľ ste platcovia DPH, potom do daňového základu budete zahrňovať výšku pohľadávok bez DPH. Opäť existuje časť pohľadávok, ktoré buď nezdaníte vôbec, alebo nie v celej výške.Na druhej strane, vami neuhradené záväzky zahrniete do daňových výdajov. Opäť to však nie je možné povedať o každom záväzku. Problém prechodu na podvojné účtovníctvo nie je celkom jednoduchou záležitosťou a mnoho prípadov nebude mať jednoduché a jednoznačné riešenie.
• Nezabudnite taktiež na ceniny, kam patria nespotrebované stravné lístky pre zamestnancov, či stravné lístky poskytnuté zamestnancom zálohovo dopredu. Ide opäť o položky pripočítané k základu dane z titulu prechodu z jednoduchého účtovníctva na podvojné účtovníctvo.