Pokladňa v jednoduchom účtovníctve

Pokladňa rieši všetky hotovostné účtovné operácie v Money S3. Nasledujúce príklady sa týkajú úhrad vystavených faktúr v hotovosti (a to aj viacerými jedným dokladom), čiastočných úhrad, úhrad prijatých dodávateľských faktúr a výdaj z pokladne na voľnej položke.

Úhrada vystavenej faktúry v hotovosti

Príklad:  Firma EXPERT s.r.o obdržala od firmy DEMO Jednoduché účtovníctvo faktúru na 750 EUR za predaj tovaru. Rozhodla sa faktúru uhradiť v hotovosti na prevádzke firmy DEMO Jednoduché účtovníctvo

Postup: 

• Najprv si zadáte  Vystavenú faktúru  štandardným postupom.

• Následne na karte  Účtovníctvo /Pokladňa a banka  zvolíte  Pokladničné doklady .

• Zobrazí sa zoznam  Pokladničných dokladov , kde zvolíte  Nový príjem .

• Zobrazí sa karta  Príjmový pokladničný doklad , ktorú môžete začať vyplňovať. Číslo dokladu je tu automaticky generované podľa nastavenia číselných radov (karta Money/Možnosti a nastavenia/Správa zoznamov/Číselné rady) alebo podľa nastavenia v  Type pokladničného dokladu .

• Skontrolujte, či dátum úhrady zodpovedá dňu, kedy je faktúra hradená.

• Ďalej skontrolujte, či je v kolónke  Pokladňa  zadaný správny údaj o pokladni, do ktorej chcete faktúru hradiť. Zvolíte ju tlačidlom s tromi bodkami.

• Tlačidlom pri kolónke  Variabilný symbol  zobrazíte  Zoznam neuhradených dokladov , v ktorom si podľa variabilného symbolu vyhľadáte hradenú faktúru.

• Výber hradenej faktúry potvrdíte tlačidlom  OK .

• Program ponúkne  Kartu úhrady  na kontrolu, ktorú potvrdíte tlačidlom  OK .

• Zobrazí sa  Zoznam hradených dokladov , ktorý potvrdíte tlačidlom  OK .

• Tlačidlom s tromi bodkami pri kolónke  Predkontácie  zvolíte zaúčtovanie pokladničného dokladu. Vyberiete P TOVAR – Príjmy za tovar.

• Rovnakým spôsobom vyberiete pri kolónke  Členenie DPH 21U 00 – Príjmy bez vplyvu na DPH, bez vplyvu na KV.

• Teraz máte  Pokladničný doklad  vyplnený, potvrdíte ho tlačidlom  OK .

• Program je možné vytlačiť – Tlač dokladu -  Pokladničný doklad .

• Nakoniec sa zobrazí zoznam  Pokladničných dokladov , ktorý môžete zavrieť alebo pokračovať v ďalších úhradách.

Úhrada viacerých faktúr jedným pokladničným dokladom

Príklad: Firma TOP s.r.o. nakúpila opakovane od DEMO Jednoduché účtovníctvo tovar. Zástupca firmy TOP s.r.o. prišiel faktúry uhradiť v hotovosti.

Postup: 

• Najprv si vytvorte minimálne dve  Vystavené faktúry  štandardným postupom.

• Následne zvolíte na karte  Účtovníctvo / Pokladňa a banka / Pokladňa / Zoznam pokladničných dokladov .

• Tlačidlom  Nový príjem  sa vám zobrazí  Karta pokladničného dokladu .

• Kartu vyplníte známym spôsobom, iba do políčka popis napíšete Úhrada vstavených faktúr.

• Skontrolujete, či dátum na doklade zodpovedá dátumu úhrady faktúr.

• Tlačidlom s tromi bodkami pri políčku  Variabilný symbol  otvoríte  Zoznam neuhradených dokladov .

• Vyberiete hradené doklady a označíte ich.

• Potvrdíte svoj výber tlačidlom  OK .

• Postupne sa vám budú otvárať  Karty úhrad  faktúr, ktoré taktiež potvrdíte tlačidlom  OK .

• Predkontáciu  vyberiete P Tovar – Príjmy za tovar.

• Členenie DPH  zvolíte 21U 00 – Príjmy bez vplyvu na DPH, bez vplyvu na KV.

• Keďže hradíte niekoľko faktúr súčasne, je nutné si cez tlačidlo pri políčku  Adresa  vybrať adresu v okne Výber z adresára, toto však vykonáte, iba ak hradíte viac faktúr jednej firmy. Pokiaľ hradíte na jednom pokladničnom doklade viac faktúr rôznych firiem, políčko  Adresa  necháte nevyplnené.

• Variabilný symbol  na pokladničnom doklade nie je vyplnený, pretože sa jedná o úhradu viacerých dokladov. Do peňažného denníka sa variabilný symbol prenesie k jednotlivým položkám úhrady.

• Teraz je  Pokladničný doklad  hotový. Potvrdíte ho tlačidlom  OK .

• Zobrazený  Peňažný denník  opustíte tlačidlom  Zavrieť .

Čiastočná úhrada vystavenej faktúry

Príklad: Firma DEMO Jednoduché účtovníctvo vykonala firme SUPRALAN s.r.o. servisnú prehliadku stroja. Za túto službu vystavila faktúru na čiastku na 250 EUR. Zároveň sa dohodol na úhrade tejto faktúry formou splátkového kalendára. Zástupca firmy SUPRALAN s.r.o. sa dostavil a vykonal úhradu prvej splátky vo výške 50 EUR.

Postup: 

• Najprv si vytvoríte  Vystavenú faktúru  štandardným spôsobom.

• Na karte  Účtovníctvo / Pokladňa a banka / Pokladňa  otvorte  Zoznam pokladničných dokladov .

• Tlačidlom  Nový príjem  sa otvorí   Karta pokladničného dokladu .

• Tlačidlom u políčka  Variabilný symbol otvoríte  Zoznam neuhradených dokladov  a vyberiete príslušný hradený doklad. V našom prípade je to faktúra firmy SUPRALAN s.r.o. Svoju voľbu potvrdíte tlačidlom  OK .

• Zobrazí sa  Karta úhrad .

• V políčku  Čiastka úhrady  prepíšete čiastku na 2.000,-, zároveň sa vám pri políčku  Uhradiť zostáva  zobrazí zostávajúca čiastka na úhradu. V našom prípade je to 4.539,-

• Kartu úhrady potvrdíte tlačidlom  OK .

• Teraz vám už zostáva vybrať  Predkontáciu  P SLUŽBY – Príjmy za služby a  Členenie DPH  21U 00 – Príjmy bez vplyvu na DPH, bez vplyvu na KV.

• Doklad uložíte tlačidlom  OK .

Úhrada prijatej faktúry v hotovosti

Príklad: Firma DEMO Jednoduché účtovníctvo nakúpil materiál v celkovej sume 400 EUR. Pri ďalšom nákupe v tomto veľkoobchode firma DEMO Jednoduché účtovníctvo faktúru za materiál uhradí v hotovosti. Teraz si túto úhradu musí zaúčtovať vo svojej pokladni ako výdaj.

Postup: 

• Na karte  Účtovníctvo / Pokladňa a banka / Pokladňa  otvoríte  Zoznam pokladničných dokladov  a zvolíte  Nový výdaj .

• Otvorí sa karta Výdajový pokladničný doklad.

• Skontrolujete dátum úhrady a typ pokladne, z ktorej vykonávate úhradu.

• Pomocou tlačidla s tromi bodkami pri  Variabilnom symbole  otvorte  Zoznam neuhradených dokladov .

• Vyberiete faktúru od firmy EXPERT s.r.o. a svoju voľbu potvrdíte tlačidlom  OK .

• Otvorí sa karta  Úhrady , ktorú potvrdíte tlačidlom OK .

• Potvrdíte  Zoznam hradených dokladov .

• Predkontáciu  vyberiete – V DROBMAJ – Výdaje za drobný materiál.

• Členenie DPH zvolíte DPH 21P 00 – Príjmy bez vplyvu na DPH, bez vplyvu na KV.

• Teraz je Výdajový pokladničný doklad  úplne hotový. Uložíte ho pomocou tlačidla  OK .

• Program vám ponúkne tlač Výdajového pokladničného dokladu.

• Zoznam  Pokladničných dokladov  zostane otvorený. Môžete ďalej pokračovať v účtovaní alebo zoznam  Zavrieť .

Výdaj z pokladne na voľnej položke

Príklad: Firma DEMO Jednoduché účtovníctvo nakúpil v predajni EXPERT s.r.o. kancelárske potreby. Zaplatil v hotovosti a bola mu vystavená účtenka za hotové. Tú si teraz zaúčtujete v pokladni ako výdaj.

Postup:

• Na karte  Účtovníctvo / Pokladňa a banka / Pokladňa  otvoríte  Zoznam pokladničných dokladov  a zvolíte Nový výdaj.

• Otvorí sa karta  Výdajový pokladničný doklad.

• Do poľa  Popis  napíšete Nákup kancelárskych potrieb.

• Skontrolujete, či sa  Dátum úhrady  na karte dokladu zhoduje s dátumom, kedy chcete účtenku hradiť.

• Do poľa  Variabilný symbol  opíšete č. dokladu z účtenky, v tomto prípade je to č.123.

• Z  Adresára  vyberiete firmu Kancelárske potreby s.r.o.

• Predkontáciu  vyberiete – V DROBMAJ – Výdaje za drobný materiál.

• Členenie DPH zvolíte DPH 21P 00 – Príjmy bez vplyvu na DPH, bez vplyvu na KV.

• Teraz pridáte na doklad položky pomocou tlačidla  Pridať položku .

• Otvorí sa  Karta normálnej účtovnej položky.

• Do poľa  Popis  zapisujete jednotlivé položky z účtenky.

• Do poľa  Cena  uvediete cenu za jednotlivé položky.

• Do poľa  MJ  uvediete počet merných jednotiek.

• V záložke  Podrobnosti  môžete ľubovoľne zapisovať do kolónky  Poznámka.  Ak jednotlivé položky účtovaného pokladničného dokladu nespadajú do rovnakej predkontácie, je možné v poli  Predkontácia  vybrať predkontáciu inú.

• Teraz je doklad úplne vyplnený a tlačidlom  OK  ho uložíte do zoznamu  Pokladničných dokladov .