Najlepšie skúsenosti s Money S3: Pripájanie dokumentov k dokladom

Ekonomický systém Money S3 v sebe zahrňuje širokú paletu nadštandardných funkcií, ktoré veľakrát nenájdete ani v rádovo drahších informačných systémoch. Tieto funkcie sú síce jednoduché na obsluhu a veľmi jednoducho dostupné a nastaviteľné, pokiaľ ale neviete, kde hľadať a ako ich použiť, nemusíte ani vedieť, že niektorú funkciu Money S3 vôbec vie. Seriál návodov Najlepšie skúsenosti s Money S3 sa zameriava práve na funkčnosti, ktoré možno nevidíte na prvý pohľad, avšak ich používanie Vám môže ušetriť kopec času a peňazí.

Pripájanie dokumentov k dokladom

V dnešnom diele sa zameriame na uchovávanie prijatých dokladov v elektronickej podobe. Digitálna archivácia prijatých dokumentov vám môže značne ušetriť čas a zjednodušiť procesy, ktoré vo firme riešite. Predstavte si napríklad prácu s digitalizovanými zmluvami: nie je nič jednoduchšieho, ako zmluvy archivovať pripojené priamo k partnerom v adresári Money S3. Máte ich tak ihneď dostupné kedykoľvek potrebujete, bez zdĺhavého hľadania.

V mnohých prípadoch vám možnosť uložiť si digitálnu kópiu prijatej faktúry, uzatvorenej zmluvy či ďalších dokumentov ušetrí prácu s hľadaním ich papierového originálu. Niekedy dokonca ani papierový originál nemusí existovať: napr. keď zakúpite softvér v zahraničnom internetovom obchode, či pokiaľ máte s vaším partnerom dohodu o elektronickom posielaní dokladov.

Dokument uložený na disku

Asi najjednoduchším prípadom je situácia, kedy dokument máte uložený na disku a chcete ho k danému dokladu (adrese, faktúre, karte zamestnanca) pripojiť. Potom stačí iba stlačiť pravé tlačidlo myši na danom riadku  v  stĺpci AZ  a  vyvolať okno cez možnosť  Pripojené dokumenty  okno  Zoznam pripojených dokumentov. Stlačením tlačidla  Pridať súbor – Vybrať  z  úložiska alebo Pripojiť odkazom, vyvoláte prieskumníka  a  v počítači vyhľadáte požadovaný súbor.

Záznam, ktorý má pripojený nejaký dokument, je na ľavej strane riadku v zozname označený ikonou kancelárskej svorky. Stlačením pravého tlačidla myši na tejto ikone otvoríte pop-up kontextové menu s prehľadom všetkých dokumentov pripojených k záznamu.

Skenovanie papierového dokumentu a uloženie do Money S3

Hlavne pri prijatých faktúrach sa môžete stretnúť s potrebou doklad zoskenovať. Money S3 umožňuje priame skenovanie a uloženie dokumentu priamo z používateľského rozhrania - stačí mať len pripojený skener. Pokiaľ potrebujete do Money S3 uložiť napr. snímok prijatej faktúry, kliknite pravým tlačidlom myši na riadok s faktúrou v stĺpci, v ktorom sa ikonkou sponky indikuje, či sú k záznamu pripojené nejaké dokumenty. Money S3 zobrazí okno s výberom možností pre pripojení (napr. obrázok nižšie je z Adresára):

Vyberte si možnosť Scanner, vložte dokument do skenera a cez rozhranie TWAIN ho jednoducho jedným krokom zoskenujte a pripojte k záznamu.

Pokiaľ používate Microsoft Outlook, je k dokumentu možné automaticky pripojiť ľubovoľnú entitu z Outlooku, napr. e-mail, záznam kalendára či úlohu. Ak si potrebujete rýchlo k danému záznamu urobiť kalkuláciu v Exceli či poslať list vo Worde, stačí len kliknúť na ikonu týchto programov a Money S3 vám automaticky otvorí prázdny dokument, ktorý po ukončení práce uloží a pripojí k záznamu.

Vytvorenie pripojeného dokumentu z pripravenej šablóny

Ďalšou možnosťou, ako rýchlo pracovať s pripojenými dokumentami, sú šablóny. Money S3 umožňuje pripraviť si šablóny dokumentov a jednoducho s nimi v rámci pripojených dokumentov pracovať. Toto využitie si ukážeme na príklade evidencie zamestnancov, kedy pri nástupe zamestnanca s ním potrebujete uzavrieť napr. Pracovnú zmluvu. Postup je jednoduchý:

• Na karte Réžia/Zamestnanci  založte  Kartu zamestnanca.

• Kliknite v zozname zamestnancov pravým tlačidlom na riadok vloženého zamestnanca, a to hneď v  prvom stĺpci, ktorý sa indikuje ikonou sponka  Pripojené dokumenty.

• Objaví sa okno s miestnou ponukou šablón, vyberte si šablónu  Pracovná zmluva  (jej prípravu popisujeme na príklade v  nasledujúcej kapitole):

Money S3 automaticky otvorí dokument MS Word so zadanou šablónou. Tu stačí iba vyplniť údaje o zamestnancovi a ďalšie individuálne podmienky zmluvy a za malú chvíľku máte zmluvu nielen pripravenú, ale i archivovanú v Money S3 priamo v karte zamestnanca.

Príprava šablón pre pripojené dokumenty

Šablóny je možné si dopredu pripraviť pre každý zoznam, v ktorom je umožnené k záznamom pripájať ďalšie dokumenty. Postup je jednoduchý:

• Pripravte si  vo Worde  šablónu, ktorú  budete používať pre daný typ dokumentov.

• Vyvolajte si zoznam  Money / Možnosti a nastavenia / Šablóny vytváranie dokumentu. Kliknite na  Pridať, Money S3 zobrazí kartu  Šablóna  vytvárania dokumentu:

• Do karty vyberte súbor so šablónou a zadajte zoznam, v ktorom budete šablónu používať (v tomto prípade  Zamestnanci). Kartu uložte.

• Ihneď po uložení môžete začať šablónu využívať.