Najlepšie skúsenosti s Money S3: Odosielanie elektronicky podpísaných dokladov e-mailom v PDF

Ekonomický systém Money S3 v sebe zahrňa širokú paletu nadštandardných funkcií, ktoré veľakrát nenájdete ani v rádovo drahších informačných systémoch. Tieto funkcie sú síce jednoduché na obsluhu a veľmi jednoducho dostupné a nastaviteľné. Pokiaľ ale neviete, kde hľadať a ako ich použiť, nemusíte ani vedieť, že niektorú funkciu Money S3 vôbec vie. Seriál návodov  Najlepšie skúsenosti  s  Money  S3  sa zameriava práve na funkčnosti, ktoré možno nevidíte na prvý pohľad, avšak ich používanie Vám môže ušetriť kopec času a peňazí.

Odosielanie elektronicky podpísaných dokladov e-mailom v PDF

V dnešnej časti sa zameriame na elektronickú kanceláriu, konkrétne na elektronické odosielanie dokladov Vašim obchodným partnerom a na ich digitálne podpisovanie. Odbúranie či aspoň obmedzenie papierovej komunikácie s obchodnými partnermi Vám môže ušetriť hromadu miesta na šanóny a tiež náklady na papier a toner do tlačiarne.

V súčasnej dobe je možné posielať obchodným partnerom daňové doklady v digitálnej podobe. Podrobnosti o vyhotovovaní faktúr v elektronickej forme určuje §75 a 76 zákona č. 222/2004 Z.z. o DPH v platnom znení, kde sa v skratke píše nasledovné:

Faktúry je možné so súhlasom zákazníka vyhotoviť elektronicky, pričom vierohodnosť pôvodu a neporušenosť obsahu faktúry musí byť zaručená  elektronickým podpisom. Nie je však nutné použiť zaručený elektronický podpis, stačí "obyčajný" elektronický podpis.

Ako na to ísť v praxi:

• Pokiaľ chcete mať e-mailom odosielané faktúry digitálne podpísané, zriaďte si elektronický podpis u niektorej z certifikačných autorít.
• Vložte elektronický podpis do nastavenia v Money S3. Máte dve možnosti: pre celú firmu zadáte jeden elektronický podpis v nastavení agendy (Money / Možnosti a nastavenia / Nastavenie agendy /záložka El. podpis), jednotlivým používateľom vložíte vlastný digitálny podpis v prístupových právach (Money / Možnosti a nastavenie / Prístupové práva). Podpis uvedený pri používateľovi má prednosť, t.j. pokiaľ súčasne nastavíte podpis používateľovi aj v agende a v Money S3 je prihlásený používateľ s vlastním zadaným podpisom, použije sa pre dokument jeho podpis, nie podpis zadaný v agende. Vloženie podpisu je jednoduché - ukážme si to napr. na podpise v agende: Zvoľte Money / Možnosti a nastavenia / Nastavenie agendy a vyberte záložku El. podpis. Zaškrtnite políčko Automaticky podpisovať súbory PDF a kliknite na tlačidlo tri bodky pre výber digitálneho podpisu. Money S3 zobrazí Zoznam Nastavenia podpisovania dokumentov. V tomto zozname evidujete všetky používané digitálne podpisy v Money S3. Kliknite na tlačidlo  Pridať  a zadajte svoj podpis v karte  Nastavenie podpisovania dokumentov:

Nastavenie podpisu

• Pokiaľ nebudete chcieť automaticky podpisovať všetky odosielané dokumenty, zaškrtnite prepínač  Vyzvať k podpísaniu. Ak chcete, aby bol podpis na doklade vidieť, potom  zvoľte typ podpisu Viditeľný. Ďalej môžete určiť font podpisu, teda písmo, akým sa na doklade uvedú údaje o digitálnom podpise a umiestnenie tohto podpisu.
• Posledný krok je jednoduchý. V Zozname  vystavených faktúr  nastavte kurzor na faktúru, ktorú chcete digitálne podpísať a kliknite na ikonu  Odoslanie dokladu e-mailom vo formáte PDF.  Z dokladu sa automaticky vytvorí PDF súbor, ktorý sa digitálne podpíše a priloží ako príloha k e-mailu. Ak máte na adresnej karte odberateľa uvedenú e-mailovú adresu, potom sa táto adresa automaticky prenesie do odberateľa e-mailu (štandardne do kolónky Komu...) a  vám stačí správu iba odoslať.