GDPR v Money S3 – videonávody

Pre bezproblémové zvládnutie GDPR Vám prinášame sériu videonávodov k základným pojmom a k využitiu jednotlivých funkcií a noviniek v Money S3.

Čo je to GDPR

GDPR (General Data Protection Regulation alebo Všeobecné nariadenie o ochrane dát), je nariadenie Európskej únie o ochrane osobných údajov. Nariadenie je platné od 25.5.2018.

Toto nariadenie je platné bez ohľadu na lokálne legislatívy v celej Európskej únii a prináša vyššiu ochranu osobných údajov občanov bez ohľadu nato, v ktorom štáte únie sa nachádzajú.

GDPR prináša nové povinnosti pre prevádzkovateľov a sprostredkovateľov (teda spracovateľov osobných údajov), ale aj nové práva pre dotknuté osoby, teda občanov, o ktorých osobné údaje sa jedná.

Funkcie vo verzii Money S3 18.300

Silnejšie heslá pre všetkých používateľov

V nastavení prístupových práv používateľov (Money/Možnosti a nastavenia/Prístupové práva) máte ako administrátor teraz možnosť určiť, ako silné heslá si musia používatelia pre prístup do Money S3 nastaviť. Na výber máte nízku, strednú alebo vysokú silu hesla. Platí pritom, že silnejšie hesla sú dlhšie a obsahujú veľké aj malé písmena, tiež číslovky alebo špeciálne znaky.

Ak používatelia pre prihlásenie žiadne heslo nepoužívajú, program ich automaticky upozorní, aby to napravili. Výnimkou je prípad, keď v Money vôbec nemáte založený používateľský účet – v takom prípade ale odporúčame účet založiť a heslo vyplniť.

Administrátori majú naviac možnosť vynútiť pravidelnú zmenu hesla. Možnosť nájdete v nastavení prístupových práv – a sami zvolíte, ako často má Money zmenu hesla od požívateľov vyžadovať.

Funkcie vo verzii Money S3 18.400

Rozšírená história akcií pri zoznamoch s osobnými údajmi

Väčšina osobných údajov je v Money S3 uložená v adresári firiem alebo v mzdovej agende. Ako prevádzkovateľ preto máte v novej verzii možnosť oba tieto zoznamy lepšie strážiť – a sledovať napríklad, ktorý používateľ kedy zoznam otvoril.

Konkrétne Vám, Money dáva možnosť sledovať tlače, exporty zo zoznamu a aj otvorenia zoznamu. Nezabudnite však na to, že si funkciu rozšíreného sledovania musíte aktivovať – v Nastavení agendy máte novú záložku História akcií, v ktorej si pomocou check-boxov zaškrtnete, ktoré zoznamy a do akej miery chcete sledovať.

Nazbierané údaje si potom kedykoľvek zobrazíte v zozname História akcií s programom (Money/Správa dát).

Možnosť zákazu hromadných exportov

V nastavení Prístupových práv používateľov (Money/Možnosti a nastavenia/Prístupové práva) máte teraz možnosť zakázať exporty zo zoznamov. Stačí, keď u vybraného používateľa odškrtnete check-box Povoliť exporty zo zoznamu.

Používateľ s takto zakázanými exportami aj naďalej môže tlačiť alebo exportovať jednotlivé záznamy (napr. faktúry), v opačnom prípade by s Money nemohol plnohodnotne pracovať. Týmto zákazom mu však znemožníte hromadný export všetkých dokladov či záznamov a znížite tak riziko úniku osobných údajov.

Funkcie vo verzii Money S3 18.500

Posledný diel skladačky zapadol. Najnovšia verzia Money S3 dokáže anonymizovať dáta, takže systém je teraz už plne pripravený na GDPR. K čomu anonymizácia slúži, ako si ju aktivujete a ako ju následne využijete?

Prečo musíte anonymizovať dáta?

Keď zákazník požiada o zmazanie svojich osobných údajov z vašich systémov a vy nemáte žiadny právny dôvod tieto dáta evidovať, musíte mu podľa GDPR vyhovieť. Z účtovných dôvodov ale nie je možné v Money len tak zmazať všetky doklady, na ktorých je uvedené zákazníkove meno, telefónne číslo, e-mail alebo IČO (ak ide o živnostníka).

Práve preto je tu anonymizácia dát. Nástroj, ktorý vymaže všetky osobné alebo citlivé údaje zákazníka naprieč Money a nahradí ich textom Anonymizované. Napríklad účtovné doklady klienta vám tak v systému zostanú, ale jeho osobné údaje z nich nenávratne zmiznú.