Elektronická registračná pokladnica – čo robiť keď?

Pri používaní elektronickej registračnej pokladnice občas vznikajú situácie, pri ktorých bežný používateľ nevie, ako presne má postupovať, aby sa vyhol pokutám za nesplnenie niektorej z povinnosti. Ak sa Vám nechce odpovede na Vaše otázky hľadať v zákonne (napr. 289/2008 alebo 361/2013), skúste ich nájsť v našom rýchlonávode, ktorý Vám prináša odpovede na najčastejšie otázky ohľadom používania elektronických registračných pokladníc. Čo teda robiť, keď:

Stiahnite si kompletný návod v PDF!

1. Dôjde k poruche ERP?

Môže sa stať, že ERP vyhlási chybu a nevytlačí korektne účtenku. Ak to nie je niečo krátkodobé alebo ľahko opraviteľné (napr. vypnutá fiskálna tlačiareň, nevložená páska, nespravená denná uzávierka, vytiahnutý kábel), teda sa jedná o závažný, používateľom nezavinený dôvod prerušenia prevádzky ERP, tak je potrebné kontaktovať Vašu servisnú organizáciu (poväčšine spoločnosť, ktorá Vám ERP nasadila). Tá Vám buď poradí s riešením problému, alebo ak je to niečo závažnejšie, tak má 48 hodín od nahlásenia alebo odovzdania pokladnice do opravy na odstránenie poruchy.

Ak počas poruchy potrebujete vystavovať doklady, tak ste povinný vydávať paragóny, ktoré je potrebné následne po odstránení poruchy zaevidovať do ERP najneskôr do 10 dní od konca mesiaca, kedy bola funkčnosť ERP obnovená. Kópie paragónov a účtenky je potrebné archivovať päť rokov od konca roka v ktorom boli vyhotovené.

Zároveň ste povinný pri akomkoľvek prerušení prevádzky ERP ju zapísať do Knihy elektronickej registračnej pokladnice (časť Záznamy podnikateľa), kde zapíšete dátum, čas a dôvod prerušenia prevádzky, a tiež aj prípadný dátum a čas nahlásenia závažnej poruchy resp. odovzdania ERP do opravy vašej servisnej organizácií.

2. Poškodí sa mi plomba prilepená na ERP?

Poškodenie nalepenej plomby je daňovým úradom pri kontrole považované za závažný priestupok (samozrejme v závislosti od rozsahu poškodenia plomby). Preto vo vlastnom záujme, ak zistíte poškodenia plomby (odretie, natrhnutie), bezodkladne to nahláste Vašej servisnej organizácií, s ktorou si dohodnete spôsob nalepenia novej nepoškodenej plomby. Samozrejme nalepenie novej plomby sa zapíše do Knihy elektronickej registračnej pokladnice a servisná organizácia je povinná ohlásiť túto skutočnosť Daňovému úradu.

3. Chcem zmeniť / doplniť servisnú organizáciu?

V prípade ak chcete zmeniť súčasnú servisnú organizáciu samozrejme je to možné. Dôvodov nato môžete mať viacero, od nespokojnosti so súčasnou až po ukončenie jej činnosti. Pre zmenu servisnej organizácie potrebujete odtlačok jej pečiatky prípadne meno fyzickej osoby a jej podpis do Knihy ERP. Túto zmenu následne nahlásite do 15 dní od zápisu v Knihe ERP daňovému úradu. Upozorňujeme, že v prípade potreby je možné mať v jednom momentne až dve servisné organizácie (využijete napr. v prípade nedostupnosti servisnej organizácie – ak je ním napr. živnostník, ktorý je na dovolenke).

4. Zmenil sa názov alebo sídlo firmy?

Všetky údaje v hlavičke fiskálnej účtenky sú needitovateľné a teda aj keby sa jednalo o nepatrnú zmenu (napr. zmena čísla ulice), je potrebná výmena fiskálnej pamäte. Pri výmene Vám servisná organizácia odovzdá starú fiskálnu pamäť a vyčítaný elektronický žurnál, ktorý ste povinný archivovať do doby uplynutia lehoty na zánik práva vyrubiť daň. Do 15 dní po zmene údajov ste povinný zmenu zapísať do Knihy ERP a následne do 15 dní od zápisu do Knihy ERP ste povinný zmenu nahlásiť na daňovom úrade.

Nevykonanie výmeny fiskálnej pamäte po zmene údajov je považované za správny delikt.

5. Stal som sa platiteľom DPH?

Prechod z neplatiteľa DPH na platiteľa (takisto naopak) je dôvodom na výmenu fiskálnej pamäte. Platí to isté ako pri zmene iných údajov. Po zmenu tohto stavu je potrebné do 15 dní od zmeny spraviť zápis do Knihy ERP a do 15 dní od tohto zápisu ste povinný zmenu nahlásiť na daňovom úrade. Pri výmene Vám servisná organizácia odovzdá starú fiskálnu pamäť a vyčítaný elektronický žurnál, ktorý ste povinný archivovať do doby uplynutia lehoty na zánik práva vyrubiť daň.

6. Ukončujem prevádzku a potrebujem odhlásiť ERP z Daňového úradu?

Dôvodom na ukončenie prevádzky ERP môže byť ako ukončenie činnosti spoločnosti, alebo pominutie dôvodov potreby využívať ERP, či jej predaj inej organizácií. V prípade akýchkoľvek dôvodov ste v tomto prípade povinný kontaktovať Vašu servisnú organizáciu pre vykonanie ukončenia prevádzky ERP. V rámci ukončenia prevádzky Vám servisná organizácia odovzdá vyčítaný elektronický žurnál, ktorý ste povinný archivovať do doby uplynutia lehoty na zánik práva vyrubiť daň. Zároveň na Vaše požiadanie môže vyňať aj fiskálnu pamäť (v prípade ak sa rozhodnete zariadenie predať, tak vyňať fiskálnu pamäť je nutné). Ukončenie prevádzky ERP potvrdí servisná organizácia do Knihy ERP a Vy máte 3 pracovné dni na nahlásenie tejto skutočnosti Daňovému úradu.

Neukončenie prevádzky ERP je považované za správny delikt.

7. ERP vyhlasuje, že je potrebné vykonať Servisnú prehliadku?

ERP takto hlási, že sa blíži termín vykonania povinnej servisnej prehliadky resp. že termín vykonania už uplynul a do ERP nie je možné zadávať nové údaje, teda predávať (záleží od konkrétneho typu ERP a firmware, či sa zariadenie zablokuje, alebo len nepretržite hlási potrebu Servisnej prehliadky). Na povinnosť vykonať servisnú prehliadku upozorňuje ERP 60 dní pred uplynutím termínu (v drvivej väčšine je potrebné dané hlásenie potvrdiť stlačením klávesu alebo v servisnom programe). Servisnú prehliadku je potrebné podľa súčasnej legislatívy vykonať najmenej raz za 5 rokov, ale výrobcovia môžu pri certifikácii stanoviť iný interval kedy ERP začne prehliadku vyžadovať (pre ERP podporované a nasadzované spoločnosťou Seyfor Slovensko, a.s. je to podľa typu 1-2 roky).

Nevykonanie povinnej servisnej prehliadky je považované za správny delikt.

8. Nezabudnite

• na každom predajnom mieste ste povinný mať vzor Vašej aktuálnej účtenky (prípadne jej ofotenú kópiu)
• ak okrem tržby máte v pokladnici určenej pre ERP aj inú hotovosť (resp. ceniny), ste povinný ich evidovať ako Vklad. Takisto, ak by ste v priebehu dňa prijali väčší obnos ako tržbu do tejto pokladnice, ste povinný ho evidovať ako Vklad. Tolerovaný rozdiel stavu v tejto pokladnici a tržby je 20€ (počiatočný ranný stav musí byť zaevidovaný presne, ale nie je nutné evidovať každý niekoľko centový tringelt). Doklady o Vklade ste povinný archivovať do vykonania Dennej uzávierky za daný deň, po ktorej sa stav v pokladnici považuje za nulový a teda je potrebné pri otvorení nového obchodného dňa zaevidovať nový Vklad so zostávajúcou hotovosťou. Obdobné platí pre zníženie hotovosti (napr. výber peňazí pre zaplatenie za donášku obeda), kedy tvoríte doklad Výber.
• ihneď po získaní tržby od zákazníka ste povinný tržbu zaevidovať a odovzdať zákazníkovi účtenku z ERP (ešte pred odovzdaním prípadného výdavku).
• ak zákazníkovi vraciate peniaze za vrátený tovar, tak ste povinný mu odovzdať účtenku z ERP a zároveň mu ostáva aj pôvodná účtenka.
• sledujte si správny čas zobrazený na displeji ERP a tlačený na účtenke (napr. pri zmene času). Niektoré ERP dokážu tento čas automaticky nastaviť podľa času v počítači (ak je ale chybný tento, tak je čas nesprávny), iné vyžadujú manuálne prestavenie času obsluhou.
• Knihu ERP ste povinný mať stále k nahliadnutiu na predajnom mieste v prípade kontroly z Daňového úradu.
• Zákaznícky displej musí byť zákazníkom stále viditeľný a hodnoty na ňom čitateľné (založený, alebo pretočený displej nemusí byť považovaný kontrolou za viditeľný).

V prípade nejasností kontaktujte Vašu servisnú organizáciu.

Uvedené platí podľa zákona a vyjadrení Finančnej správy k 12.03.2018.