Bezpapierové účtovníctvo a vyťažovanie dát: účtovnícka kancelária SANETO využíva Money S3 naplno

Kateřina Sanetrníková má za sebou 15-ročnú prax – klientom vedie daňovú evidenciu, spracováva účtovníctvo a mzdy. Od roku 2018 pôsobí ako obchodná riaditeľka vo firme SANETO, ktorú založila so svojím manželom. Odvtedy s klientmi komunikuje iba na diaľku cez online nástroje.

Kancelária sa špecializuje na online podnikateľov v oblasti e-commerce, poradenstva či marketingu. Klientom:

• spracováva mzdy, účtovníctvo a daňovú evidenciu,
• poskytuje online konzultácie,
• a mimo klientsku prácu tvorí kurzy a vydáva e-booky, v ktorých mapuje najnaliehavejšie problémy podnikateľov – napr. ako predávať svoj tovar a služby do zahraničia, kedy sa musia stať identifikovanou osobou alebo ako optimálne nastaviť predajné systémy a prepojiť ich s účtovníctvom tak, aby boli v súlade s legislatívou a všetko bežalo hladko.

Pokročilým podnikateľom radí s platením DPH, daňovou optimalizáciou, e-mailingom, reklamou na internete či nastavením automatizácií. „Online podnikaním žijem a mám presah aj do iných činností než je vedenie účtovníctva. Ovládam základy html, vytváram reklamné kampane a pomáham firmám a živnostníkom, aby ich na internete bolo vidieť,” opisuje Kateřina.

Po založení účtovníckej agentúry SANETO bol ekonomický systém Money S3 jasnou voľbou. Kateřina Sanetrníková ho poznala zo svojej predchádzajúcej praxe na voľnej nohe a vedela, že v SANETO bude užitočný hlavne kvôli širokej variabilite, ktorá mu dovolí rásť spoločne s firmou.

„S Money S3 sa nám pracuje výborne. Dá sa prepojiť takmer so všetkými systémami a neustále pribúdajú nové. Páči sa mi jeho prehľadné používateľské rozhranie. Okrem toho oceňujem krátke a dobre spracované návody, priaznivé ceny za každoročné aktualizácie softvéru a rýchlu zákaznícku podporu,” hodnotí Kateřina Sanetrníková.

Účtovnícka kancelária SANETO účtuje a zálohuje doklady v cloude v elektronickej podobe. Papier začali eliminovať postupne od roku 2018.

„Mám tri malé deti a často pracujem z domu. Jedného dňa som chcela spracovať doklady klientovi, ale zabudla som ich v kancelárii. Inak úplne zbytočná cesta do práce spôsobila, že som hneď na druhý deň podnikla prvé kroky k tomu, aby sme celé účtovníctvo preklopili do digitálnej podoby. O tri roky neskôr sa nám to podarilo pri väčšine klientov,” spomína Kateřina Sanetrníková.

V roku 2022 už so všetkými klientmi funguje bezpapierovo. Všetko je teraz jednoducho vyhľadateľné a prehľadné.

Zabehnutý postup pri nových zákazníkoch je takýto:

1. podnikateľ vyplní elektronickú kartu klienta,
2. účtovník mu vytvorí priečinok v cloude na One Drive (Microsoft Office),
3. klient nahráva stiahnuté či naskenované doklady (prijaté faktúry a účtenky) pravidelne do priečinka,
4. účtovník si ich z priečinka stiahne, zaúčtuje a archivuje.

„Odovzdávanie dokladov online je pre klientov jednoduchšie, zvykli si ich do priečinkov nahrávať pravidelne každý mesiac. Už sa nestáva, že na konci roka objavíme kostlivcov a firmy buď prídu o doklady, alebo ich budú musieť dodaniť,” vysvetľuje Kateřina výhody bezpapierového vedenia účtovníctva, ktoré im spolu s využívaním online komunikačných nástrojov otvorilo dvere pre klientov z celej republiky.

Vystavené faktúry sú väčšinou dostupné priamo z fakturačných a predajných systémov ako napríklad FAPI alebo SimpleShop – do Money S3 ich účtovníci nahrávajú ručným importom. Ak klient fakturuje v Exceli, účtovnícka kancelária mu odporučí fakturačnú službu iDoklad.

„S iDokladom ušetrím veľa času, ktorý by som inak strávila otrockým prepisovaním. Stiahnuť faktúry z iDokladu mi trvá minútu. A v dohľadnom čase budem mať o starosť menej – rozširujúci modul S3 Automatic zaistí, že sa faktúry do Money S3 prenesú automaticky,” vysvetľuje Kateřina Sanetrníková.

„Vďaka svojej certifikácii navyše ponúkam všetkým klientom 50 % zľavu na prvé predplatné iDokladu. Všetci naň radi prejdú – získajú nástroj, v ktorom majú prístup k vystaveným faktúram, dobropisom a zálohovkám na jednom mieste,” opisuje obchodná riaditeľka účtovníckej kancelárie SANETO.

Klientom vyhovuje aj to, že im fakturácia zaberá menej času. Nemusia vypĺňať šablónu v počítači, ale iba v iDoklade zadajú IČO, položku a sumu a faktúra je hotová. Faktúru navyše vystavia odkiaľkoľvek, stačí im na to mobil či počítač a pripojenie na internet.

Účtovnícka kancelária SANETO podniká postupné kroky k úplnej digitalizácii účtovníctva. V súčasnosti zavádza riešenie pre automatizované spracovanie prijatých dokladov. Poradí si so všetkými formátmi faktúr a prevedie ich do elektronickej podoby. Len čo poskytovateľ riešenia vyťaží údaje a pokyny na zaúčtovanie, prenesie ich do účtovného systému Money S3.

V zabezpečenom elektronickom archíve klienti aj účtovníci vyhľadajú všetky doklady podľa rôznych parametrov. „Tým vyhovieme legislatíve a navyše máme k dokladom kedykoľvek a odkiaľkoľvek prístup. Extrahovanie údajov z prijatých faktúr nás zbaví ručného prepisovania aj chýb z nepozornosti,” uvádza Kateřina Sanetrníková.

Ďalšiu funkciu, ktorú si Kateřina Sanetrníková pochvaľuje, je prepojenie Money S3 s bankou cez API bankovníctvo. „Hneď ako si klienti v internetovom bankovníctve vygenerujú unikátny číselný kód, zadám ho do Money S3. Potom si klientove výpisy stiahnem sama, bez toho, aby som ho musela každý mesiac urgovať.”

Každý rok Kateřina Sanetrníková náhodou objaví niekoľko nových funkcií Money S3. „Páči sa mi, že vývojári program neustále vylepšujú, ale udržať si prehľad o všetkých novinkách je náročné. Snažím sa preto zúčastňovať bezplatných webinárov, kde sa pravidelne prezentujú novinky a praktické tipy na ľahšiu a rýchlejšiu prácu v programe,” vysvetľuje.

„Voľakedy som pri účtovnej závierke účty 311 a 321 u každého klienta kontrolovala ručne doklad po doklade a hľadala chybu. Strávila som tým aj niekoľko hodín,” uvádza ako príklad. Vďaka doplnkovému modulu účtovné analýzy teraz pri čistení salda vidí chybu hneď a rovno ju opraví.

Bezpapierový spôsob vedenia účtovníctva sa firme SANETO osvedčil. „Nie je dôvod, aby účtovníci riešili, kde uskladnia šanóny a naberali klientov len z miesta svojho bydliska. Z bezpapierového digitálneho účtovníctva som nadšená – zažívame vďaka nemu viac slobody a nové zákazky sa hrnú. A som rada, že je na to Money S3 pripravené a ide s dobou,” uzatvára Kateřina Sanetrníková.